onOffice vs. Propstack: Der ehrliche Direktvergleich 2026 — und wann keins von beiden passt

Kurzfazit: Für wen onOffice, für wen Propstack — die Antwort in 30 Sekunden

Wenn du nur 30 Sekunden hast, ist das die Essenz: onOffice ist das breitere, etabliertere System — mit tiefem Funktionsumfang von der Portalübertragung über den PDFdesigner für Exposés bis zum Prozessmanager für automatisierte Workflows. Propstack ist das modernere, schlankere System — mit schneller Oberfläche, dokumentierter API, über 50 Integrationspartnern und einem Onboarding, das neue Mitarbeitende erfahrungsgemäß zügig produktiv macht.

Die ehrliche Ergänzung, die in den meisten Vergleichen fehlt: Beide Systeme sind nach unserer Einschätzung im Kern auf die klassische Vermittlung ausgerichtet — auch wenn insbesondere Propstack Projektvertriebe explizit adressiert. Sobald dein Geschäftsmodell — etwa im Projektvertrieb mit Vertriebspartnern oder in der Kapitalanlage-Beratung mit Rechenlogik und Finanzierungsstrecke — ein regelbasiertes Reservierungssystem, Partnerrechte mit White-Label-Sicht oder eine mehrstufige Provisionsabrechnung über Vertriebsebenen verlangt, bewegst du dich in Prozessen, die laut den öffentlichen Funktionsangaben keiner der beiden Anbieter bewirbt. Dann ist die eigentliche Frage nicht mehr „onOffice oder Propstack?“, sondern „Makler-CRM oder Vertriebsplattform?“.

• onOffice passt, wenn du ein klassisches Maklerbüro führst, viele Portale bespielst und maximalen Funktionsumfang aus einer Hand willst.
• Propstack passt, wenn dein Team digital arbeitet, eigene Tools per API anbinden will und Wert auf eine moderne, schnelle Oberfläche legt.
• Keins von beiden passt optimal, wenn du Projektvertrieb, Vertriebspartner-Netzwerke oder mehrstufige Provisionen als Kernprozess abbilden musst.
• In diesem Fall gehört eine spezialisierte dritte Option wie MyInvest Pro in deine Shortlist — mindestens zum Vergleich.

Zielgruppen und Positionierung: zwei Systeme, zwei Philosophien

onOffice positioniert sich als umfassende Immobiliensoftware für Maklerunternehmen und gehört seit vielen Jahren zu den Referenzsystemen im deutschsprachigen Markt. Die Plattform deckt den klassischen Maklerprozess in großer Breite ab: Objekt- und Kontaktverwaltung, Exposé-Erstellung per Baukasten, Portalübertragung in über 150 Portale und Workflow-Automatisierung über den Prozessmanager. Mit dem AI Studio hat onOffice zudem KI-Funktionen von der Immobilienpflege bis zur Bildoptimierung in die Suite integriert. Die Philosophie dahinter: möglichst viel Funktionalität in einem geschlossenen System, konfigurierbar für unterschiedliche Bürogrößen.

Propstack tritt als das modernere Gegenmodell an: browserbasiert, auf Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit optimiert und bewusst offen gebaut. Neben Immobilienmaklern nennt der Anbieter ausdrücklich Projektvertriebe, Franchise-Systeme und Banken als Zielgruppen. Statt jede Funktion selbst zu bauen, setzt Propstack stärker auf sein Ökosystem: über 50 Integrationspartner von ImmoScout24 über Microsoft Teams und Outlook bis DocuSign und Zapier, dazu eine öffentlich dokumentierte API für eigene Anbindungen. Mit PropstackAI gibt es auch hier KI-Unterstützung für den Makleralltag.

Für deine Entscheidung heißt das: Die Wahl zwischen onOffice und Propstack ist weniger eine Feature-Frage als eine Philosophie-Frage. Willst du ein System, das möglichst viel out of the box mitbringt und dafür in seiner eigenen Logik bedient werden will? Dann spricht vieles für onOffice. Willst du ein schlankes, schnelles Kernsystem, das du über Schnittstellen in deine bestehende Tool-Landschaft einpasst? Dann ist Propstack der naheliegendere Kandidat.

Interessant ist Propstacks Positionierung Richtung Projektvertrieb und Franchise: Sie zeigt, dass der Markt genau diese Lücke erkannt hat. In der Praxis solltest du aber genau prüfen, wie tief die Unterstützung tatsächlich reicht — ein Projektvertrieb mit externen Vertriebspartnern braucht mehr als Kontaktverwaltung und Einheitenlisten, nämlich Partnerverwaltung, Provisionslogik über mehrere Stufen und eine saubere Trennung zwischen interner Organisation und Partnersicht. Dazu später mehr.

Preise und Pakete im Stand Juli 2026

Bei den Preisen unterscheiden sich die Modelle deutlicher als die reinen Monatsbeträge vermuten lassen. onOffice staffelt seine Lösung in drei Editionen: enterprise pro ab 79 Euro pro Nutzer und Monat, enterprise all-in ab 99 Euro pro Nutzer und Monat sowie enterprise expert mit Preis auf Anfrage. Dazu kommt eine Service- und Setup-Pauschale von 50 Euro pro Monat je Unternehmen, die ab zehn User-Lizenzen entfällt. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate, dafür gibt onOffice eine Preisgarantie über fünf Jahre.

Propstack fährt ein bewusst einfaches Modell: 99 Euro pro Lizenz und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, eine einmalige Einrichtungsgebühr von 279 Euro und zwölf Monate Vertragslaufzeit. Grundgebühr und Schnittstellengebühren entfallen laut Anbieter komplett; Standardprozesse, Anfragenmanager, der Sprengnetter Marktwertreport und die Mobile App sind im Standardpaket enthalten. Für größere Organisationen gibt es ein Enterprise-Paket auf Anfrage — mit eigenem AWS-Server, Service Level Agreement und Custom Features.

Alle genannten Beträge stammen von den öffentlichen Preisseiten der Anbieter mit Stand Juli 2026, verstehen sich in der Regel zuzüglich Mehrwertsteuer und können sich ändern — verbindlich ist immer das aktuelle Angebot des Anbieters. Wichtiger als der Listenpreis ist ohnehin die Gesamtrechnung: Bei onOffice entscheidet die Editionswahl darüber, welche Funktionen du wirklich bekommst, bei Propstack solltest du prüfen, welche deiner Anforderungen erst über Enterprise oder externe Integrationen abgedeckt sind. Ein nominell günstigerer Einstiegspreis kann in der Praxis teurer werden, wenn zentrale Funktionen in höheren Paketen liegen.

Funktionsvergleich: CRM, Exposé, Portalanbindung und KI

Im CRM-Kern nehmen sich beide Systeme wenig: Kontakte, Objekte, Aktivitäten, Suchprofile und Matching gehören zum Standard. Die Unterschiede liegen in der Tiefe und in der Bedienlogik. onOffice bietet mehr Konfigurationsmöglichkeiten und mehr eingebaute Spezialfunktionen — das macht das System mächtig, aber auch erklärungsbedürftiger. Propstack reduziert bewusst auf einen schnellen, aufgeräumten Workflow; Teams berichten regelmäßig, dass neue Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden. Welche Philosophie besser ist, hängt davon ab, ob bei dir eher Funktionstiefe oder Einarbeitungsgeschwindigkeit den Ausschlag gibt.

Bei Exposé und Vermarktung spielt onOffice seine Historie aus: Der PDFdesigner erlaubt Exposé-Gestaltung per Baukasten, das Web-Exposé verbindet Exposé und Website, und die Portalübertragung erreicht laut Anbieter über 150 Portale; der automatische Portalvollabgleich ist editionsabhängig (laut Anbieter in enterprise pro für 3 Portale). Propstack deckt die wichtigsten Portale ebenfalls ab und punktet dafür an anderer Stelle: Der Sprengnetter Marktwertreport ist im Standardpaket enthalten, digitale Signaturen sind integriert, und über Partner wie DocuSign oder Zapier lassen sich Vermarktungsprozesse flexibel erweitern.

Beim Thema KI liefern sich beide ein Kopf-an-Kopf-Rennen: onOffice bündelt seine Funktionen im AI Studio — von der Unterstützung bei der Immobilienpflege bis zur Bildoptimierung. Propstack setzt mit PropstackAI auf KI-Unterstützung im Tagesgeschäft, inklusive dokumentierter ChatGPT-Integration. In der Praxis sind beide Ansätze heute vor allem Effizienzwerkzeuge für Texte, Bilder und Datenpflege; einen strategischen Vorsprung begründet aktuell keiner der beiden.

Der strukturell größte Unterschied bleibt die Offenheit: Propstack ist mit seiner öffentlich dokumentierten API und über 50 Integrationspartnern das anschlussfähigere System, wenn du eine eigene Tool-Landschaft betreibst oder Sonderprozesse extern abbilden willst. onOffice ist stärker, wenn du genau das nicht willst — sondern ein System, das möglichst viele Prozesse nativ abdeckt, vom Marketing bis zur Verwaltung.

• onOffice-Stärken: Funktionstiefe, Exposé-Baukasten, Portalreichweite, Prozessautomatisierung im geschlossenen System.
• Propstack-Stärken: Bedienbarkeit, Geschwindigkeit, offene API, Integrations-Ökosystem, inkludierter Marktwertreport.
• Gleichstand: KI-Funktionen, mobiler Zugriff, solide CRM-Grundausstattung für die klassische Vermittlung.

Die Lücke bei beiden: Projektvertrieb, Vertriebspartner und mehrstufige Provisionen

Jetzt zum Teil, den dir keine der beiden Demos ausführlich zeigt: Beide Systeme sind für die klassische Vermittlung gebaut — ein Objekt, ein Makler, ein Käufer, eine Provision. Sobald dein Geschäftsmodell komplexer wird, ändert sich die Anforderungsliste grundlegend. Ein Bauträger, der ein Projekt mit 80 Einheiten über 15 externe Vertriebspartner vermarktet, braucht Einheiten- und Kontingentverwaltung, ein Reservierungssystem mit klaren Regeln, eine Partnersicht mit eingeschränkten Rechten und eine Provisionsabrechnung, die Innendienst, Vertriebsleiter und Partner über mehrere Stufen korrekt berücksichtigt.

Einheiten- und Projektverwaltung bieten beide an — onOffice über das Multi-Objekt-Modul, Propstack über seine Projektvertriebs-Funktionen (jeweils laut Anbieter, Stand Juli 2026). Was laut den öffentlichen Funktionsangaben keiner der beiden bewirbt: ein regelbasiertes Reservierungssystem, Partnerrechte mit White-Label-Sicht und eine mehrstufige Provisionsabrechnung über Vertriebsebenen. Diese Prozesse lassen sich in Teilen mit Zusatzfeldern, Workflows oder externen Tools nachbauen — in der Praxis entsteht dabei aber häufig ein fragiles Konstrukt aus CRM, Excel-Tabellen für die Provisionsabrechnung und manuellen Freigabeprozessen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erzeugt ein echtes Fehlerrisiko: Provisionsstreitigkeiten mit Vertriebspartnern gehören zu den teuersten Konflikten im Projektvertrieb, und eine lückenhafte Dokumentation macht sie schlimmer.

Dazu kommt der regulatorische Rahmen, der im Vertrieb sauber dokumentierte Prozesse verlangt: Wer gewerbsmäßig Immobilien vermittelt oder als Bauträger tätig ist, braucht eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung, und Immobilienmakler zählen nach § 2 des Geldwäschegesetzes zu den Verpflichteten — mit entsprechenden Identifizierungs- und Dokumentationspflichten. Wie du diese Pflichten konkret umsetzt, klärst du am besten mit deiner Rechtsberatung oder der zuständigen Kammer; dein CRM sollte die Dokumentation aber strukturell unterstützen statt erschweren, gerade wenn viele Partner an einem Abschluss beteiligt sind.

Dass diese Lücke relevant bleibt, zeigt auch der Markt: Nach Zahlen des Statistischen Bundesamts wurden allein im Mai 2026 rund 21.000 Wohnungen genehmigt — ein Viertel mehr als im Vorjahresmonat, im Neubau sogar fast 30 Prozent mehr. Wenn der Projektvertrieb wieder anzieht, konkurrieren Bauträger und Vertriebsorganisationen um dieselben Partner und Käufer. Wer dann seine Vertriebsprozesse, Reservierungen und Provisionen in Nebensystemen verwaltet, verliert Tempo genau dort, wo es zählt.

Entscheidungsmatrix: Welches System passt zu welchem Workflow?

Statt einer pauschalen Empfehlung bekommst du hier eine Matrix entlang der Profile, die uns in Evaluationsgesprächen am häufigsten begegnen. Sie ersetzt keine eigene Testphase, gibt dir aber eine ehrliche Ausgangshypothese, welche Systeme du dir überhaupt genauer ansehen solltest — und welche du guten Gewissens streichen kannst.

Ein Hinweis zur Teamgröße: Die 50-Euro-Pauschale von onOffice entfällt ab zehn Usern, was das System für größere Büros rechnerisch attraktiver macht. Propstacks kürzere Vertragslaufzeit von zwölf Monaten senkt dagegen das Risiko für kleinere Teams, die sich nicht zwei Jahre binden wollen. Und für Vertriebsorganisationen gilt: Je mehr externe Partner beteiligt sind, desto stärker verschiebt sich die Entscheidung weg von der Frage „welches Makler-CRM?“ hin zur Frage „welche Plattform trägt unsere Vertriebsstruktur?“.

1. 1Definiere zuerst deine drei kritischsten Prozesse (z. B. Reservierung, Provisionsabrechnung, Portalexport) — nicht die Feature-Wunschliste.
2. 2Lass dir in jeder Demo genau diese drei Prozesse Ende-zu-Ende zeigen, mit deinen eigenen Beispieldaten.
3. 3Rechne die Gesamtkosten über 24 Monate inklusive Pauschalen, Einrichtung und Zusatzmodulen.
4. 4Prüfe die Exit-Frage: Wie kommen deine Daten wieder raus, wenn du in zwei Jahren erneut wechselst?

Wann MyInvest Pro die bessere dritte Option ist

Zeit für die transparente Eigeneinordnung: MyInvest Pro ist kein besseres onOffice und kein besseres Propstack — für ein klassisches Maklerbüro, das primär Bestandsimmobilien über Portale vermarktet, sind beide etablierten Systeme die naheliegendere Wahl. MyInvest Pro ist für ein anderes Geschäftsmodell gebaut: den strukturierten Vertrieb von Immobilien als Kapitalanlage und den Projektvertrieb mit Partnernetzwerken. Wenn das dein Modell ist, drehen sich die Vorzeichen um.

Konkret heißt das: Bei MyInvest Pro sind die Prozesse Kernprodukt, die bei den beiden Makler-CRMs Randthemen bleiben — mehrstufige Provisionsmodelle mit automatischer Abrechnung über Vertriebsebenen hinweg, Team- und Partnerstrukturen mit eigenen Rechten und White-Label-Sicht, ein Reservierungssystem für Projekteinheiten sowie eine Beratungsstrecke mit integrierten Rechnern für Rendite, Finanzierung und Steuereffekte. Statt Kaufinteressenten nur zu verwalten, rechnet dein Berater den Fall im Termin durch — die Logik dahinter kannst du dir mit unserem frei zugänglichen Rendite-Rechner unter /ressourcen/immobilien-rendite-rechner ansehen, der dieselbe Rechenphilosophie nutzt wie die Beratungsstrecke im Produkt.

Ehrlich bleibt die Einordnung auch andersherum: Wer vor allem maximale Portalreichweite, einen großen Bestand an Vermietungsobjekten oder ein möglichst großes Ökosystem an Drittanbieter-Integrationen sucht, findet bei onOffice beziehungsweise Propstack heute das reifere Angebot. Unsere Empfehlung ist deshalb unspektakulär: Nimm MyInvest Pro als dritte Option in dieselbe Evaluation auf, lass dir dieselben drei kritischen Prozesse zeigen wie bei den beiden anderen — und entscheide anhand deines Geschäftsmodells, nicht anhand von Feature-Listen.