Provisionsabrechnung im Immobilienvertrieb: Der Leitfaden

Die Provisionsabrechnung im Immobilienvertrieb entscheidet darüber, ob ein Vertriebspartner seinem Vertrieb vertraut. Im Neubau-Vertrieb an Kapitalanleger liegen zwischen notarieller Beurkundung und vollständiger Kaufpreiszahlung oft viele Monate – und genau in dieser Lücke entstehen die Konflikte: Wann ist der Anspruch entstanden? Worauf wird gerechnet? Warum wurde einbehalten? Dieser Leitfaden zeigt, wie eine Abrechnung aufgebaut ist, die diese Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden – und welche Regelungen des HGB und des UStG dabei nicht verhandelbar sind.

Wann entsteht der Provisionsanspruch überhaupt?

Bist du als Handelsvertreter tätig, entsteht dein Anspruch nach § 87a Abs. 1 Satz 1 HGB, „sobald und soweit der Unternehmer das Geschäft ausgeführt hat“. Unabhängig von jeder abweichenden Vereinbarung hast du den Anspruch spätestens dann, wenn der Dritte – also der Käufer – das Geschäft ausgeführt hat (§ 87a Abs. 1 Satz 3 HGB).

Vor dieser Frage steht eine zweite, die im Vertrieb häufig übersprungen wird: In welcher Rolle vermittelst du? Die Rechtsfolgen unterscheiden sich erheblich.

Der Anknüpfungspunkt für das „abgeschlossene Geschäft“ im Sinne von § 87 Abs. 1 HGB ist beim Immobilienkauf eindeutig: Der Kaufvertrag bedarf nach § 311b Abs. 1 Satz 1 BGB der notariellen Beurkundung. Vorher gibt es kein Geschäft, sondern eine Reservierung – und damit auch keinen Provisionsanspruch, sondern höchstens eine vertragliche Anwartschaft.

Drei weitere Punkte werden regelmäßig zu spät geklärt:

• Die Höhe: Ist sie nicht bestimmt, gilt nach § 87b Abs. 1 HGB der übliche Satz als vereinbart. Das ist eine Auffangregel, kein Ersatz für eine saubere Vereinbarung.
• Die Bemessungsgrundlage: Nach § 87b Abs. 2 HGB wird die Provision von dem Entgelt berechnet, das der Dritte oder der Unternehmer zu leisten hat; Nebenkosten sind nicht abzuziehen, es sei denn, sie sind dem Dritten besonders in Rechnung gestellt.
• Der Vorschuss: Wurde vereinbart, dass du erst bei Zahlung des Käufers Provision erhältst, hast du nach § 87a Abs. 1 Satz 2 HGB mit der Ausführung durch den Unternehmer trotzdem Anspruch auf einen angemessenen Vorschuss – fällig spätestens am letzten Tag des Folgemonats.

Wann muss abgerechnet werden und wann wird gezahlt?

Abgerechnet wird monatlich: „Der Unternehmer hat über die Provision, auf die der Handelsvertreter Anspruch hat, monatlich abzurechnen; der Abrechnungszeitraum kann auf höchstens drei Monate erstreckt werden“ (§ 87c Abs. 1 Satz 1 HGB). Die Abrechnung hat unverzüglich zu erfolgen, spätestens bis zum Ende des nächsten Monats (§ 87c Abs. 1 Satz 2 HGB), und die Provision wird am letzten Tag des Monats fällig, in dem abzurechnen ist (§ 87a Abs. 4 HGB).

In Daten übersetzt heißt das:

Die zweite Zeile zeigt die eigentliche Härte der Quartalsabrechnung: Zwischen Entstehung und Fälligkeit können rund dreieinhalb Monate liegen, völlig legal. Wer als Vertriebspartner mit Liquidität plant, sollte den Abrechnungszeitraum daher genauso genau verhandeln wie den Satz.

Was nicht verhandelbar ist: § 87a Abs. 5 HGB erklärt Vereinbarungen für unwirksam, die von § 87a Abs. 2 erster Halbsatz, Abs. 3 und Abs. 4 zum Nachteil des Handelsvertreters abweichen. Eine Klausel, die die Fälligkeit an ein internes Freigabeverfahren ohne Frist koppelt, verschiebt die gesetzliche Fälligkeit zum Nachteil des Handelsvertreters und hält dieser Regel deshalb regelmäßig nicht stand. Für die Verjährung gilt seit dem Wegfall von § 88 HGB die regelmäßige Frist von drei Jahren (§ 195 BGB), beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hast oder sie ohne grobe Fahrlässigkeit hättest kennen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB).

Was muss in einer Provisionsabrechnung stehen, damit sie prüfbar ist?

Prüfbar ist eine Abrechnung dann, wenn der Empfänger jede Position ohne Rückfrage einem konkreten Vorgang zuordnen und den Betrag selbst nachrechnen kann. Das HGB schreibt den Inhalt nicht im Detail vor – § 87c Abs. 1 HGB verlangt nur die Abrechnung als solche –, aber genau daran entscheidet sich, ob ein Partner nachfragt oder einen Buchauszug verlangt.

Reicht das nicht, greifen die Auskunftsrechte des Handelsvertreters, und die sind scharf: Nach § 87c Abs. 2 HGB kannst du bei der Abrechnung einen Buchauszug über alle Geschäfte verlangen, für die dir Provision gebührt. Nach Abs. 3 kannst du zusätzlich Mitteilung über alle Umstände verlangen, die für Anspruch, Fälligkeit und Berechnung wesentlich sind. Wird der Buchauszug verweigert oder bestehen begründete Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Abrechnung oder des Buchauszugs, kannst du nach Abs. 4 Einsicht in die Geschäftsbücher verlangen. Wichtig dabei: Ob die Einsicht dir selbst oder einem Wirtschaftsprüfer beziehungsweise vereidigten Buchsachverständigen gewährt wird, wählt nach dem Wortlaut der Vorschrift der Unternehmer, nicht du. Und Abs. 5 stellt klar: „Diese Rechte des Handelsvertreters können nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden.“

Ebenfalls unabdingbar und im Vertriebsalltag oft übersehen: Nach § 86a Abs. 2 Satz 2 HGB muss der Unternehmer dem Handelsvertreter unverzüglich mitteilen, wenn ein vermitteltes Geschäft nicht ausgeführt wird. Abweichende Vereinbarungen sind nach § 86a Abs. 3 HGB unwirksam. Ein Vertrieb, der Rückabwicklungen erst in der nächsten Quartalsabrechnung sichtbar macht, wird dieser Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung regelmäßig nicht gerecht.

Was passiert, wenn der Käufer nicht zahlt oder rückabwickelt?

„Steht fest, daß der Dritte nicht leistet, so entfällt der Anspruch auf Provision; bereits empfangene Beträge sind zurückzugewähren“ – das ist § 87a Abs. 2 HGB und damit die gesetzliche Grundlage jeder Stornohaftung. Scheitert das Geschäft dagegen am Unternehmer, bleibt dein Anspruch bestehen: Nach § 87a Abs. 3 HGB entfällt er bei Nichtausführung nur dann, „wenn und soweit diese auf Umständen beruht, die vom Unternehmer nicht zu vertreten sind“.

Drei Details entscheiden in der Praxis über den Ausgang:

• „Steht fest“ ist mehr als Verzug. Eine verspätete Kaufpreisrate lässt den Anspruch nicht entfallen. Erforderlich ist die endgültige Gewissheit, dass nicht geleistet wird – etwa nach Rücktritt, Rückabwicklung oder Insolvenz.
• Der Unternehmer trägt sein eigenes Risiko. Storniert der Bauträger aus Gründen, die er zu vertreten hat, bleibt der Anspruch nach § 87a Abs. 3 HGB bestehen. Zu den Umständen, die der Unternehmer zu vertreten hat, zählt die Rechtsprechung zum Handelsvertreterrecht regelmäßig auch, notleidende Geschäfte vor einer Stornierung nachzubearbeiten; wie weit diese Pflicht reicht, hängt vom Einzelfall und vom konkreten Vertragsverhältnis ab.
• Pauschale Klauseln laufen ins Leere. Weil § 87a Abs. 5 HGB Abweichungen von Abs. 2 erster Halbsatz und Abs. 3 zulasten des Handelsvertreters für unwirksam erklärt, hilft eine Vertragsklausel nicht, die den Partner unabhängig von der Ursache haften lässt.

Die verbreitete Stornoreserve – ein Einbehalt von der ausgezahlten Provision – ist keine gesetzliche Kategorie, sondern eine vertragliche Sicherheit. Damit sie nachvollziehbar bleibt, gehören vier Angaben in den Vertrag und in jede Abrechnung: Höhe, Bezugsgröße, Auflösungszeitpunkt und was bei Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Restbestand passiert.

Umsatzsteuerlich ist ein Storno kein Rückgängigmachen der Vergangenheit: Nach § 17 Abs. 1 UStG ist der Steuerbetrag zu berichtigen, und zwar für den Besteuerungszeitraum, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eingetreten ist. Dasselbe gilt sinngemäß, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Die ursprüngliche Voranmeldung wird also nicht korrigiert, sondern die Korrektur läuft im aktuellen Zeitraum.

Rechnung oder Gutschrift: Wer stellt das Dokument aus?

Im Normalfall stellt der leistende Unternehmer die Rechnung – also der Vertriebspartner, der vermittelt hat. Das Gutschriftverfahren dreht das um: Der Leistungsempfänger rechnet über die fremde Leistung ab, was nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG nur zulässig ist, „sofern dies vorher vereinbart wurde“.

Im Immobilienvertrieb ist dieses Verfahren verbreitet, weil der Vertrieb die Daten hat: Er kennt Beurkundungsdatum, Kaufpreis, Zahlungsstand und Struktur. Vier Punkte sind dabei Pflichtprogramm:

• Vorherige Vereinbarung. Sie gehört in den Vertriebspartnervertrag, nicht in eine Fußnote der ersten Abrechnung.
• Die Angabe „Gutschrift“. Sie ist nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG Pflichtangabe, wenn die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird. „Provisionsabrechnung“ allein genügt nicht.
• Der Widerspruch wirkt sofort. Nach § 14 Abs. 2 Satz 6 UStG verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger dem Dokument widerspricht. Ein Widerspruch ist damit kein Kommunikationsproblem, sondern ein steuerliches Ereignis.
• Der Steuerstatus des Partners muss stimmen. Weist der Vertrieb in einer Gutschrift Umsatzsteuer aus, obwohl der Partner Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, steht ein unberechtigter Steuerausweis im Raum: Nach § 14c Abs. 2 Satz 1 UStG schuldet den ausgewiesenen Betrag, wer Steuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist. Weil die Gutschrift über die Leistung des Partners abrechnet, ist die Zurechnung eine Frage des Einzelfalls – für den Partner ist deshalb der unverzügliche Widerspruch nach § 14 Abs. 2 Satz 6 UStG das entscheidende Mittel. Der Steuerstatus gehört vor die erste Abrechnung, nicht in die Korrekturschleife.

Verwechsle die Gutschrift im Sinne des § 14 UStG nicht mit der kaufmännischen Gutschrift. Korrigierst du eine eigene, zu hohe Rechnung, ist das eine Rechnungsberichtigung. Sie mit „Gutschrift“ zu überschreiben, führt für sich genommen noch nicht zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG, ist aber missverständlich, weil der Begriff im UStG die Abrechnung über eine fremde Leistung meint. Eine eindeutige Bezeichnung wie „Rechnungskorrektur“ erspart die Diskussion.

Unabhängig von der Richtung gelten die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Umfang und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Leistungen an andere Unternehmer ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), und aufzubewahren sind Rechnungen und Doppel nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG acht Jahre; die Frist beginnt nach § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Für das Ausstellen gilt die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF übermittelt werden; für Umsätze ab 2027 bleibt das nur noch Unternehmern erlaubt, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat, und auch das nur bis Ende 2027. Wer im Gutschriftverfahren abrechnet, ist der Aussteller – die Formpflicht trifft damit den Vertrieb, nicht den Partner.

Wie wird die Provision umsatzsteuerlich behandelt?

Die Vermittlung einer Immobilie ist eine steuerpflichtige sonstige Leistung; auf die Provision fallen 19 Prozent Umsatzsteuer an. Die Befreiung für Vermittlungsleistungen in § 4 Nr. 11 UStG erfasst nur Bausparkassenvertreter, Versicherungsvertreter und Versicherungsmakler – die Immobilienvermittlung fällt nicht darunter.

Die häufigste Verwechslung an dieser Stelle: Der Kaufpreis selbst ist nach § 4 Nr. 9 Buchst. a UStG steuerfrei, weil der Umsatz unter das Grunderwerbsteuergesetz fällt. Daraus folgt aber nichts für deine Vermittlungsleistung – sie ist eine eigene, steuerpflichtige Leistung an den Vertrieb oder den Bauträger.

Wichtiger als der Satz ist der Zeitpunkt. Bei der Regelbesteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist – unabhängig davon, ob die Provision schon geflossen ist. Bei Neubau-Kapitalanlagen mit langer Bauzeit kann das bedeuten, dass du Umsatzsteuer abführst, bevor du Geld gesehen hast.

Zwei Stellschrauben helfen dagegen:

• Ist-Versteuerung nach § 20 UStG: Das Finanzamt kann auf Antrag gestatten, die Steuer nach vereinnahmten statt nach vereinbarten Entgelten zu berechnen – unter anderem, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Die Steuer entsteht dann erst mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Provision vereinnahmt worden ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG).
• Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Sie greift, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Wer nebenberuflich startet und im ersten Jahr wenige Einheiten vermittelt, sollte diesen Status dem Vertrieb schriftlich mitteilen – sonst rechnet die Gutschrift falsch ab.

Wie du die versteuerte Provision anschließend in der Einkommensteuer behandelst, welche Betriebsausgaben abziehbar sind und wie hoch die Rücklage sein sollte, steht im Ratgeber Immobilien-Provision versteuern.

Wie sieht ein sauberer Abrechnungslauf aus?

Ein Abrechnungslauf ist sauber, wenn zwischen Datenstand und Auszahlung nur noch Prüfung liegt und niemand Zahlen neu erfasst. Praktisch heißt das: ein fester Stichtag, ein verbindliches Statusmodell, eine dokumentierte Freigabe und genau ein Dokument je Partner und Periode.

1. Stichtag setzen. Der letzte Kalendertag des Abrechnungszeitraums bestimmt, welche Vorgänge in den Lauf fallen. Alles danach gehört in die Folgeperiode – ohne Ausnahmen, sonst ist der Lauf nicht reproduzierbar.
2. Status je Vorgang belegen. Beurkundung, Ausführung, Zahlungseingang und Rückabwicklung werden mit Datum und Beleg erfasst. Ein Status ohne Beleg ist eine Behauptung.
3. Nach hinterlegtem Regelwerk rechnen. Sätze, Ebenen und Anteile kommen aus der Vereinbarung, nicht aus einer Tabelle im Postfach. Bei mehrstufigen Strukturen wird jeder Anteil einzeln ausgewiesen.
4. Einbehalte anwenden und auflösen. Neue Einbehalte mit Grund, fällige Auflösungen automatisch – jeweils als eigene Zeile, nicht als stiller Abzug im Endbetrag.
5. Freigeben und einfrieren. Nach der Freigabe wird der Lauf nicht mehr verändert. Korrekturen laufen über einen eigenen Beleg in der Folgeperiode – das ist auch der Grund, warum Rechnungsberichtigungen nie das Originaldokument überschreiben dürfen.
6. Dokument erzeugen und versenden. Gutschrift mit den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Versand spätestens bis zum Ende des Folgemonats (§ 87c Abs. 1 Satz 2 HGB).
7. Zahlen und archivieren. Zahlung zur gesetzlichen Fälligkeit (§ 87a Abs. 4 HGB), Ablage der Belege für acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG).

Sobald mehrere Provisionsebenen zusammenkommen und Vorgänge über mehrere Perioden laufen, wird dieser Ablauf in einer Tabellenkalkulation schwer reproduzierbar – spätestens beim ersten Storno mit Teilauszahlung wird die Nachvollziehbarkeit zur Fleißarbeit. Ein Provisionsmodul mit hinterlegtem Regelwerk und Status je Anspruch löst genau dieses Problem: Die Regeln stehen einmal fest, jede Position bleibt am Vorgang hängen, und der Lauf ist zu jedem späteren Zeitpunkt erklärbar.

Worüber streiten Vertrieb und Partner am häufigsten?

Gestritten wird selten über die Höhe des Satzes, sondern über drei andere Fragen: Ist der Anspruch schon entstanden, worauf wird gerechnet, und warum wurde einbehalten. Alle drei lassen sich durch die Abrechnung selbst entschärfen, wenn sie den Rechenweg zeigt statt nur das Ergebnis.

Besonders konfliktanfällig sind mehrstufige Strukturen, in denen ein Vertrag mehrere Ebenen gleichzeitig auslöst. Wer eine solche Struktur führt, sollte die Software danach auswählen, ob sie Provisionsketten als Kernfunktion abbildet oder nur als Zusatz – der Vergleich von Objektplattform und Vertriebsplattform im Kapitalanlage-Vertrieb macht diesen Unterschied deutlich.

Fazit: Die Abrechnung ist der Beweis, nicht die Zusammenfassung

Die rechtlichen Eckpunkte der Provisionsabrechnung im Immobilienvertrieb sind eng gesteckt und in weiten Teilen nicht abdingbar: Entstehung nach § 87a Abs. 1 HGB, monatliche Abrechnung nach § 87c Abs. 1 HGB, Fälligkeit nach § 87a Abs. 4 HGB, Stornohaftung nur in den Grenzen des § 87a Abs. 2 und 3 HGB, Gutschriftverfahren nur nach vorheriger Vereinbarung gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG. Wer diese fünf Punkte im Vertrag sauber verankert, hat den größten Teil der späteren Konflikte bereits ausgeschlossen.

Der Rest ist Handwerk: ein fester Stichtag, ein Statusmodell mit Belegen, ein eingefrorener Lauf und ein Dokument, in dem jede Zahl ihren Ursprung nennt. Eine Abrechnung, die diesen Anspruch erfüllt, muss nicht verteidigt werden – sie ist der Beweis, dass richtig gerechnet wurde.