Löschfristen Kundendaten Immobilienvertrieb: Fristenraster

Wie ordnen Sie Löschfristen Kundendaten Immobilienvertrieb richtig zu?

Sie ordnen die Frist dem konkreten Dokument oder Datenbestand zu: nach Zweck, gesetzlicher Pflicht und auslösendem Ereignis. Art. 17 Abs. 1 Buchst. a und Abs. 3 Buchst. b DSGVO verbinden Löschung und erforderliche Aufbewahrung. Der Kontaktstatus allein entscheidet nicht, ob ein Inhalt gelöscht werden darf.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme entlang des tatsächlichen Vertriebsablaufs. Eine Portalabfrage erzeugt Kontaktdaten und Suchkriterien, die Beratung ergänzt Notizen, eine Vermittlung weitere Nachweise. Später kommen Abrechnungsunterlagen hinzu. Dokumentieren Sie für jede Klasse, wer sie anlegt, wo sie gespeichert wird und welcher Vorgang ihren Zweck beendet. Prüfen Sie dabei auch automatisch erzeugte Kopien. Ein E-Mail-Anhang kann im Postfach, im CRM und im Dokumentenbereich vorhanden sein, obwohl die Oberfläche nur einen Fund zeigt.

Trennen Sie anschließend den operativen Kontakt von aufbewahrungspflichtigen Inhalten. Empfehlenswert ist eine Zuordnung über Vorgang und Dokumentenklasse, sodass das Entfernen von Suchkriterien keinen Beleg löscht. Die Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO bilden dafür den rechtlichen Rahmen. Die [DSGVO](https://dsgvo-gesetz.de/) liefert die maßgeblichen Vorgaben; das konkrete Datenmodell gestalten Sie passend zu Ihren Abläufen.

• Operative Daten: Suchwünsche, Rückrufaufgaben und Beratungsnotizen getrennt bewerten.
• Pflichtunterlagen: Dokumentenklasse, Norm und auslösendes Ereignis hinterlegen.
• Technische Kopien: Postfächer, Exporte, Suchindizes und Schnittstellen in die Bestandsaufnahme aufnehmen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist für GwG-Unterlagen?

Bei einer Geschäftsbeziehung im Fall des § 10 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GwG beginnt die Frist mit dem Jahresende der Beendigung; sonst mit dem Jahresende der Feststellung der jeweiligen Angabe. Das folgt aus § 8 Abs. 4 Satz 3 und 4 GwG. Das Hochladen eines Dokuments ist nicht automatisch der Fristbeginn.

Die Kurzform „GwG Aufbewahrung fünf Jahre“ beschreibt deshalb keinen vollständigen Löschalgorithmus. Annahme: Sie berechnen für erforderliche Identifizierungsunterlagen die gesetzliche Grundfrist von fünf Jahren gemäß § 8 Abs. 4 Satz 1 GwG, ohne längere anderweitige Pflicht. Zusätzlich benötigt das System den zutreffenden Starttatbestand. Prüfen Sie zuvor die Verpflichteteneigenschaft, etwa für Immobilienmakler nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG, sowie die Einordnung der Unterlagen nach § 8 Abs. 1 bis 3 GwG.

Ein bloßer CRM-Status wie „gewonnen“ ersetzt die dokumentierte Beendigung der Geschäftsbeziehung nicht. Sinnvoll ist ein begründetes Endereignis mit zugehörigem Vorgang. Annahme: Für die technische Grenzprüfung wird zusätzlich die Vernichtung spätestens nach zehn Jahren gemäß § 8 Abs. 4 Satz 2 GwG abgebildet. Diese Grenze ist kein frei wählbarer Aufbewahrungszeitraum. Eine scheinbare Kollision mit anderen Pflichten gehört in die fachliche Einzelfallprüfung. Maßgeblich bleibt der Wortlaut des [Geldwäschegesetzes](https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/).

In der Software

Jeder Vorgang steht an seiner Stufe

Board, Tabelle und Zeitstrahl zeigen dieselben Deals — wer wo hängt, sieht man ohne Rückfrage.

Deal-Pipeline

Welche Vorschrift regelt die Aufbewahrung von Maklerunterlagen?

§ 10 MaBV beschreibt die Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen; § 14 Abs. 1 MaBV regelt deren Aufbewahrung und Fristbeginn. Entscheidend ist das Jahresende des letzten aufzeichnungspflichtigen Vorgangs zum jeweiligen Auftrag. Eine spätere technische Bearbeitung der Datei ist dafür nicht ohne Weiteres maßgeblich.

Unter dem Stichwort „Aufbewahrungspflicht Makler Unterlagen“ sollten Sie deshalb zuerst den Auftrag abgrenzen. § 10 Abs. 1 MaBV knüpft die Dokumentation an die Auftragsannahme. § 10 Abs. 2 und 3 MaBV benennt unter anderem Angaben zum Auftraggeber, zur Vergütung und zum vermittelten Objekt. Tag und Grund der Auftragsbeendigung gehören nach § 10 Abs. 5 Nr. 6 MaBV ebenfalls zur Dokumentation. Diese Einordnung verhindert, dass das gesamte Kontaktprofil pauschal zur Pflichtakte erklärt wird.

Annahme: Für einen Auftrag berechnen Sie fünf Jahre nach § 14 Abs. 1 Satz 1 und 2 MaBV; eine längere andere Pflicht liegt nicht vor. Startpunkt bleibt der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang, nicht das Datum einer späteren Werbemail. § 14 Abs. 1 Satz 3 MaBV lässt längere Vorschriften unberührt. Im CRM empfiehlt sich deshalb eine auftragsbezogene Ereignishistorie. Die genaue Abgrenzung der Unterlagen prüfen Sie anhand der [Makler- und Bauträgerverordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/gewo_34cdv/).

• Auftrag und zugehörige Pflichtunterlagen eindeutig verbinden.
• Letzten aufzeichnungspflichtigen Vorgang fachlich benennen und datieren.
• Spätere Änderungen auf ihren Inhalt prüfen, statt jede Änderung als Fristneustart zu behandeln.

Steuerliche Unterlagen nach Inhalt klassifizieren

Bei steuerlichen Unterlagen entscheidet ebenfalls der Inhalt. § 147 Abs. 1 AO unterscheidet insbesondere Bücher und Aufzeichnungen, Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege; § 147 Abs. 3 Satz 1 AO ordnet unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume zu. Eine Provisionsabrechnung ist daher nicht automatisch bloß Korrespondenz. Prüfen Sie ihre Belegfunktion gemeinsam mit der Buchhaltung. Ebenso wenig wird jede Terminmail zur steuerlichen Pflichtunterlage, nur weil sie aus einem Geschäftspostfach stammt. Hinterlegen Sie die fachliche Klassifikation möglichst bereits beim Entstehen.

Annahme: Für neu entstehende Unterlagen setzen Sie im Rechenmodell gemäß § 147 Abs. 3 Satz 1 AO zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Geschäftsbriefe an. Die Zuordnung setzt voraus, dass der Inhalt unter § 147 Abs. 1 AO fällt. Für Altbestände ist die zeitliche Anwendbarkeit gesondert zu prüfen. Vermeiden Sie deshalb eine rückwirkende Massenänderung alter Archivtermine allein aufgrund eines neuen allgemeinen Regelwerts.

Der Start folgt dem jeweiligen Ereignis nach § 147 Abs. 4 AO, beispielsweise dem Entstehen des Buchungsbelegs. Zusätzlich läuft die Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht ab, soweit die Unterlagen für Steuern mit noch offener Festsetzungsfrist relevant sind. Empfehlenswert ist deshalb eine dokumentierte steuerliche Löschsperre mit Zuständigkeit und Wiedervorlage. Die Software darf eine solche Sperre weder still übergehen noch ohne erneute Prüfung unbegrenzt fortschreiben.

Ein Fristenraster je Datenart aufbauen

Das Fristenraster sollte als Arbeitsgrundlage dienen, nicht als pauschale Löschfreigabe. Erfassen Sie Datenklasse, Norm, Starttatbestand und mögliche Ausnahme getrennt. Die Tabelle verwendet ausdrückliche Annahmen für die Berechnung gesetzlicher Grundfristen. Für Ihren Bestand ist jeweils zu bestätigen, dass die genannte Klassifikation zutrifft. Ergänzen Sie außerdem, welches System das führende Archiv bildet und wer über Zweifelsfälle entscheidet. So bleibt die Verantwortung erkennbar, auch wenn Dokumente zwischen CRM und Buchhaltung übertragen werden.

Für reine Interessentendaten besteht aus Art. 17 DSGVO keine allgemeine kalenderbasierte Standardfrist. Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO knüpft die Löschung an die fehlende Erforderlichkeit; Art. 17 Abs. 3 DSGVO nennt Ausnahmen. Ein interner Prüftermin hilft bei der Umsetzung, verlängert aber keine entfallene Rechtsgrundlage. Prüfen Sie deshalb den tatsächlichen Zweck: Wird eine konkrete Anfrage weiterbearbeitet, oder steht das Profil nur noch ohne nachvollziehbare Aufgabe im System?

Bei überlappenden Pflichten vergleichen Sie die errechneten Endtermine auf Dokumentenebene. Ein bloßer Vergleich der Jahreswerte kann falsch sein, wenn die Ereignisse auseinanderliegen. Fachliche Grenzen wie § 8 Abs. 4 Satz 2 GwG bleiben gesondert zu berücksichtigen. Empfehlenswert ist ein sichtbarer Entscheidungsvermerk mit den berücksichtigten Regeln. Er sollte erklären, warum genau dieser Inhalt erhalten bleibt, welche Zugriffe dafür erforderlich sind und wann die nächste Bewertung vorgesehen ist.

Wie berechnen Sie den frühesten Löschtermin?

Sie bestimmen das gesetzliche Startereignis, rechnen vom maßgeblichen Jahresende und prüfen anschließend weitere Pflichten oder Löschsperren. Der früheste Löschtermin folgt erst nach dem vollständigen Fristablauf. § 8 Abs. 4 GwG, § 14 Abs. 1 MaBV und § 147 Abs. 4 AO verlangen dabei unterschiedliche fachliche Ereignisse.

Annahme: Eine einschlägige GwG-Geschäftsbeziehung endet am 18. September 2026; die Grundfrist beträgt fünf Jahre, andere Aufbewahrungsgründe bestehen nicht. Nach § 8 Abs. 4 Satz 3 GwG beginnt die Berechnung mit Ablauf des Jahres 2026. Die vollständigen Folgejahre reichen von 2027 bis einschließlich 2031. Damit ergibt sich im angenommenen Grundfall der 1. Januar 2032 als frühester Löschtermin. Ein Upload im Oktober 2026 verändert diese Berechnung nicht allein durch seinen technischen Zeitstempel.

Annahme: Ein zugehöriger Buchungsbeleg entsteht ebenfalls 2026 und unterliegt acht Jahren nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, ohne Verlängerung. Nach § 147 Abs. 4 AO reicht die Berechnung bis Ende 2034; der früheste Löschtermin ist somit der 1. Januar 2035. Das Ergebnis betrifft den Buchungsbeleg. Daraus folgt keine entsprechende Speicherberechtigung für Suchwünsche oder private Beratungsnotizen; deren Erforderlichkeit bleibt nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO separat zu bewerten.

Das Löschkonzept in CRM-Felder übersetzen

Ein Löschkonzept CRM Immobilien wird erst ausführbar, wenn seine Entscheidungen im Datenmodell stehen. Empfehlenswert sind Felder für Datenklasse, Zweck, Rechtsgrundlage, Starttatbestand, Ereignisdatum und berechneten Endtermin. Hinzu kommen Zuständigkeit, Regelversion und Prüfstatus. Trennen Sie diese Angaben von technischen Feldern wie „zuletzt geändert“. Andernfalls kann ein Import oder eine automatische Synchronisierung fachliche Fristen verändern, ohne dass jemand eine neue Aufbewahrungsentscheidung getroffen hat. Das erschwert später die Prüfung und Fehlerkorrektur.

Empfehlenswert sind getrennte Zustände für operative Nutzung, zweckgebundene Aufbewahrung, fachliche Prüfung und ausgeführte Löschung. Ein interner Archivstatus ist nicht automatisch eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO; diese hat eigene Voraussetzungen. Beschreiben Sie deshalb konkret, was der jeweilige Zustand technisch bewirkt. Verschwindet der Datensatz aus der aktiven Suche? Können Vertriebspartner ihn noch exportieren? Werden automatische Kontaktfolgen beendet? Solche Fragen machen aus einer bloßen Kennzeichnung eine überprüfbare Prozessregel.

Fehlt das auslösende Ereignis, sollte der Datensatz in eine Klärungsliste gelangen. Ein technischer Platzhalter mit unbegrenzter Aufbewahrung verdeckt dagegen das Problem. Sinnvoll ist eine zuständige Fachrolle, die Herkunft und Vorgang prüft und den Starttatbestand nachvollziehbar ergänzt. Für die organisatorische Vorarbeit eignet sich der ergänzende Beitrag zur CRM-Datenqualität. Im CRM von MyInvest Pro sollten Sie anschließend anhand konkreter Datensätze prüfen, wie Felder, Dokumentenzuordnung und Zuständigkeiten Ihren abgestimmten Ablauf tragen.

Wie bearbeiten Sie einen Löschantrag trotz Aufbewahrungspflicht?

Sie prüfen den Antrag nach Datenarten, löschen die erfassten Inhalte ohne verbleibenden Rechtsgrund und begründen erforderliche Ausnahmen konkret. Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO betrifft gesetzliche Pflichten, Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO erforderliche Rechtsansprüche. Eine pauschale Ablehnung für das gesamte Kundenprofil bildet diese Abgrenzung nicht ab.

Erfassen Sie Eingang, betroffene Person und Umfang des Antrags im Bearbeitungsprozess. Bei begründeten Identitätszweifeln erlaubt Art. 12 Abs. 6 DSGVO erforderliche zusätzliche Informationen; eine routinemäßige Ausweiskopie ist daraus nicht abzuleiten. Durchsuchen Sie anschließend verknüpfte Vorgänge, Dokumente und Übertragungen. Die Entscheidung sollte für jede betroffene Klasse festhalten, ob gelöscht wird oder welcher konkrete Grund die weitere Speicherung trägt. Ein interner Hinweis wie „Compliance“ erklärt weder den Umfang noch die Dauer ausreichend.

Annahme: Für die Ablaufplanung legen Sie den regulären Antwortfall innerhalb eines Monats nach Eingang gemäß Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO zugrunde. Planen Sie fachliche Prüfung und Ausführung davor ein. Diese Antwortfrist ist keine allgemeine Wartefrist für Löschungen. Wird dem Antrag nicht entsprochen, richtet sich die Information über Gründe und Rechtsschutzmöglichkeiten nach Art. 12 Abs. 4 DSGVO. Formulieren Sie verständlich, welche Inhalte betroffen sind, statt lediglich Gesetzesabkürzungen aufzuzählen.

1. 1Antrag zuordnen und erforderlichenfalls Identität klären.
2. 2Datenarten, Dokumente und angeschlossene Systeme ermitteln.
3. 3Löschgründe und konkrete Ausnahmen getrennt bewerten.
4. 4Freigegebene Löschung ausführen, Ergebnis prüfen und verständlich antworten.

Kopien, Schnittstellen und Sicherungen mitprüfen

Die CRM-Oberfläche zeigt nicht zwingend den gesamten Datenbestand. Prüfen Sie Postfachanhänge, lokale Arbeitslisten, Dokumentenvorschauen, Suchindizes und angebundene Dienste. Empfehlenswert ist ein Verzeichnis der Datenwege mit Systemverantwortlichen und Rückmeldungen zum Löschlauf. Dabei unterscheiden Sie zwischen einer führenden Pflichtakte und einer entbehrlichen Arbeitskopie. Diese Trennung verhindert, dass ein Mitarbeiter aus Unsicherheit alles erhält oder dass ein automatischer Lauf die aufbewahrungspflichtige Quelle entfernt, obwohl lediglich eine zusätzliche Kopie gemeint war.

Art. 19 Satz 1 DSGVO verlangt die Mitteilung von Löschungen nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO an Empfänger, soweit dies nicht unmöglich oder unverhältnismäßig aufwendig ist. Empfehlenswert ist deshalb eine nachvollziehbare Empfängerliste. Trennen Sie technisch verwaltete Auftragsverarbeitung von eigenständig verantwortlichen Empfängern; eine versandte Mitteilung beweist noch keine ausgeführte Löschung beim Empfänger. Halten Sie Rückmeldungen und offene technische Fehler im Ablauf sichtbar, ohne die ursprünglichen Kundendaten unnötig in neue Kontrolllisten zu kopieren.

Bei Sicherungen empfiehlt sich ein dokumentiertes Verfahren für Ablauf, Zugriff und Wiederherstellung. Ein pauschaler Hinweis auf Datensicherung ersetzt die Prüfung der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO nicht. Testen Sie insbesondere, ob eine Wiederherstellung bereits gelöschte Profile erneut aktiviert. Sinnvoll ist ein kontrollierter Abgleich der inzwischen ausgeführten Löschungen vor der erneuten operativen Nutzung. Dokumentieren Sie technische Grenzen konkret und vereinbaren Sie mit dem Dienstleister, wie der abgestimmte Ablauf tatsächlich umgesetzt wird.

Den Löschlauf fachlich und technisch abnehmen

Beginnen Sie die Abnahme mit künstlichen Datensätzen, die unterschiedliche Fristgründe und Dokumentenklassen abbilden. Empfehlenswert sind Fälle mit beendeter Anfrage, laufender Aufbewahrung, fehlendem Startdatum und dokumentierter Ausnahme. Prüfen Sie jeweils den erwarteten Endzustand: Welche Inhalte verschwinden, welche bleiben zugriffsbeschränkt erhalten und welche gelangen in die Klärung? Ein erfolgreicher Hintergrundauftrag genügt als Nachweis nicht, wenn die zugehörige Datei weiterhin über die Suche, einen Export oder einen alten Verweis erreichbar ist.

Prüfen Sie anschließend den Gegenfall: Ein zur Aufbewahrung bestimmter Beleg bleibt verfügbar und lesbar. Für digitale GwG-Aufzeichnungen ergeben sich entsprechende Anforderungen aus § 8 Abs. 3 GwG; für geeignete digitale steuerliche Unterlagen aus § 147 Abs. 2 AO. Lassen Sie außerdem einen abgebrochenen Löschlauf erneut starten. Dabei sollte die Verarbeitung den tatsächlichen Zustand erkennen und verbleibende Arbeit fortsetzen. Ein Wiederholungsversuch darf weder bereits geschützte Unterlagen entfernen noch den Vorgang fälschlich als vollständig erledigt markieren.

Für den laufenden Betrieb empfiehlt sich eine Auswertung über fällige Löschungen, fehlende Ereignisse, technische Fehler und fachliche Ausnahmen. Protokollieren Sie Regelversion, Ausführung und Ergebnis in einem zweckangemessenen Umfang; Art. 5 Abs. 2 DSGVO begründet die Rechenschaftspflicht. Bewahren Sie dabei keine vollständigen Kundenprofile im Löschprotokoll auf. Auch dessen Personenbezug und Speicherdauer gehören in das Konzept. Die Abnahme ist tragfähig, wenn Fachbereich und Systemverantwortliche denselben Testfall anhand der tatsächlichen Ergebnisse nachvollziehen können.

• Gelöschte Inhalte über Suche, Dokumentenzugriff und Export kontrollieren.
• Aufbewahrte Unterlagen auf Zuordnung, Lesbarkeit und Zugriff prüfen.
• Fehlerbehandlung, Wiederholung und Wiederherstellung praktisch testen.