Kostenloses Linkable Asset
Immobilien CRM Checkliste: 42 Kriterien für die Auswahl
Eine praxisnahe Scorecard für Makler, Bauträger, Projektentwickler und Immobilienvertriebe. Nutzen Sie die Checkliste, um Anbieter strukturiert zu vergleichen und Demo- Gespräche mit echten Prozessfragen zu führen.
Bewertungslogik
So nutzen Sie die Checkliste als Scorecard
Bewerten Sie jeden Anbieter pro Kriterium mit 0 bis 5 Punkten: 0 bedeutet nicht vorhanden, 3 bedeutet ausreichend, 5 bedeutet nativ und im Prozess überzeugend gelöst. Danach gewichten Sie die sechs Hauptbereiche nach Relevanz für Ihr Geschäftsmodell.
| Bereich | Leitfrage | Gewichtung |
|---|---|---|
| Immobilienfit | Bildet das System Objekte, Projekte, Einheiten und Käuferstatus nativ ab? | 25 % |
| Vertriebsprozess | Unterstützt es Lead, Beratung, Finanzierung, Reservierung und Abschluss? | 20 % |
| Team & Provision | Können Rollen, Partner und mehrstufige Provisionen sauber gepflegt werden? | 15 % |
| Reporting | Sind Pipeline, Abschlussquote, Umsatz und Engpässe schnell auswertbar? | 15 % |
| Einführung | Ist der Rollout mit Migration, Schulung und Pilot realistisch planbar? | 15 % |
| Sicherheit | Sind Datenschutz, Rollenrechte, Export und Betrieb ausreichend geklärt? | 10 % |
42 Kriterien
Die komplette Immobilien-CRM-Checkliste
CRM, Leads und Pipeline
- Leads aus mehreren Quellen zentral erfassen
- Leadquelle, Kampagne und Erstkontakt nachvollziehbar speichern
- Pipeline-Stufen für Immobilienprozesse frei definieren
- Aufgaben, Wiedervorlagen und Verantwortliche pro Deal setzen
- Kontakte, Suchprofil, Budget und Kaufmotiv im Kundenprofil bündeln
- Verlorene Deals mit Grund dokumentieren und auswerten
Immobilien- und Projektlogik
- Objekte, Projekte oder Einheiten mit Interessenten verbinden
- Verfügbarkeit, Reservierung und Abschlussstatus sichtbar halten
- Projektvertrieb für Bauträger und Partnernetzwerke abbilden
- Exposé-, Dokumenten- und Beratungsinformationen im Prozess nutzen
- Mehrere Projekte parallel steuerbar machen
- Objektbezogene Aufgaben und Nachfassschritte automatisch sichtbar machen
Käuferqualifizierung und Finanzierung
- Budget, Eigenkapital und Finanzierungsstatus erfassen
- Digitale Selbstauskunft und Unterlagen strukturiert einsammeln
- Finanzierungsanfragen mit Käufer und Deal verbinden
- Bonität oder Finanzierungsfähigkeit als Prozesssignal nutzen
- Offene Unterlagen pro Käufer sichtbar halten
- Finanzierungsstatus in Reporting und Abschlusswahrscheinlichkeit einbeziehen
Team, Partner und Provision
- Rollen, Rechte und Teamstrukturen sauber abbilden
- Externe Vertriebspartner oder Tippgeber zuordnen
- Mehrstufige Provisionslogik je Deal dokumentieren
- Umsatzpotenzial pro Team, Partner oder Projekt auswerten
- Provisionsfälle mit Abschlussstatus verbinden
- Partner-Onboarding und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar halten
Reporting, Integrationen und Daten
- Dashboards für Leads, Pipeline, Abschlussquote und Umsatz bereitstellen
- Datenexporte für Controlling und Management ermöglichen
- Integrationen zu E-Mail, Kalender, Portalen oder Automatisierung prüfen
- API- oder Webhook-Fähigkeit für spätere Prozesse berücksichtigen
- Datenqualität durch Pflichtfelder und klare Statusmodelle sichern
- Sitemap, Tracking und Conversion-Ziele für Marketingseiten sauber messen
Sicherheit, Einführung und Betrieb
- DSGVO, AVV, Hosting-Region und Berechtigungskonzept prüfen
- Import bestehender Kontakte, Deals und Objekte realistisch planen
- Pilotteam, Erfolgskriterien und Rollout-Plan definieren
- Schulung, Support und Verantwortliche vor Start festlegen
- Kosten, Vertragslaufzeit und Zusatzmodule transparent vergleichen
- Exit-Strategie und Datenexport vor Vertragsabschluss klären
Abschluss- und Käuferprozess
- Reservierung, Signatur und Dokumentenstatus im CRM sichtbar machen
- Notartermin, Finanzierungszusage und Übergabe als Prozesspunkte erfassen
- Automatische Erinnerungen für kritische Abschlussfristen nutzen
- Käuferkommunikation im Verlauf dokumentieren
- Abschlussrisiken früh mit Aufgaben und Status markieren
- Nach dem Abschluss Folgeaufgaben und Provision sauber auslösen
Demo-Fragen
Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten
Eine gute Demo zeigt nicht nur Menüs, sondern echte Abläufe. Lassen Sie Anbieter diese Szenarien live durchspielen.
- 1Wie sieht ein neuer Lead vom ersten Kontakt bis zur Reservierung aus?
- 2Wo sehe ich Käuferbudget, Unterlagen, Finanzierung und offene Aufgaben?
- 3Wie wird ein Bauträgerprojekt mit mehreren Einheiten abgebildet?
- 4Wie ordne ich externe Vertriebspartner und Provisionsstufen zu?
- 5Welche Reports bekomme ich ohne manuelle Excel-Nacharbeit?
- 6Wie exportiere ich Daten, wenn ich später wechseln möchte?
FAQ
Häufige Fragen zur CRM-Auswahl
Wie viele Kriterien sollte eine Immobilien-CRM-Auswahl enthalten?
Für eine ernsthafte Auswahl reichen fünf bis zehn Oberkriterien, aber die konkrete Prüfung sollte 30 bis 50 Detailpunkte umfassen. Diese Checkliste bündelt 42 praxisnahe Kriterien.
Warum reicht ein allgemeines CRM oft nicht aus?
Allgemeine CRMs verwalten Kontakte und Deals. Immobilienvertrieb braucht zusätzlich Objektlogik, Käuferqualifizierung, Finanzierung, Reservierung, Teamrollen und Provisionsprozesse.
Wie bewertet man Anbieter fair?
Nutzen Sie echte Beispielprozesse statt Feature-Listen: neuer Lead, Käuferqualifizierung, Finanzierung, Reservierung, Abschluss, Provision und Reporting. Danach pro Bereich 0 bis 5 Punkte vergeben.
Passende Vertiefungen
Die zentrale Lösungsseite für Immobilien-CRM und Vertriebsplattform.
CRM-Anforderungen speziell für Maklerteams und Käuferprozesse.
Projektvertrieb, Einheitenstatus und Partnernetzwerk digital steuern.
All-in-One-Vertriebssoftware mit CRM, Finanzierung und Provision.
30-Tage-Rollout-Plan für Datenmigration, Pilot, Schulung und Reporting.
Nutzen, Kosten und Amortisation eines Immobilien-CRM realistisch kalkulieren.
Ratgeberartikel für den Vergleich etablierter CRM-Systeme.
Vergleichshub mit Alternativen und Entscheidungshilfen.
Lass uns sprechen.
30 Minuten persönliche Demo – zugeschnitten auf dein Business.