Immobilien CRM für Teams, die Vertrieb, Finanzierung und Provision zusammen steuern wollen.

Immobilien CRM: Definition und Nutzen im Vertrieb

Ein Immobilien CRM (Customer-Relationship-Management) ist eine Software, die Kontakte, Objekte und Verkaufsvorgänge einer Immobilienorganisation an einer Stelle führt. Anders als ein allgemeines Vertriebs-CRM kennt es die Einheiten eines Objekts, den Unterschied zwischen Interessent, Käufer und Eigentümer und die Stationen, die ein Immobilienverkauf durchläuft: Beratung, Selbstauskunft, Finanzierung, Reservierung, Notartermin und Provision.

Der Nutzen entsteht nicht aus mehr Feldern, sondern aus der Verbindung dieser Stationen. Wenn eine Reservierung weiß, zu welcher Einheit, welchem Käufer und welcher Finanzierung sie gehört, muss niemand den Stand aus Postfach, Tabelle und Ablage zusammensuchen.

Welche Arten von Immobilien CRM gibt es?

Unter dem Begriff laufen Systeme mit sehr unterschiedlichem Schwerpunkt. Wer vergleicht, sollte zuerst die Art bestimmen, dann den Anbieter:

• Makler-CRM für die Bestandsvermittlung: Eigentümerakquise, Objektaufnahme, Exposé und Vermarktung über Immobilienportale stehen im Mittelpunkt.
• Vertriebs-CRM für Neubau und Kapitalanlage: Einheiten mit Status, Käuferberatung, Finanzierung, Reservierung mit Frist und Provision über ein Team oder eine Vertriebsstruktur.
• Bauträger- und Projekt-CRM: Projekte und Einheitenbestand, Freigaben an Vertriebspartner und der Überblick, welche Einheit wo steht.
• Allgemeine CRM-Plattformen mit Branchenanpassung: flexibel und verbreitet, die Immobilienlogik entsteht aber erst über eigene Felder, Pipelines und Zusatz-Apps.

Für welche Art MyInvest Pro gebaut ist

MyInvest Pro setzt beim Vertrieb von Neubau- und Kapitalanlageimmobilien an und verbindet ihn mit der Bauträger-Seite: Bauträger geben Objekte an einzelne Partner oder alle Vertriebe frei, Vertriebe beraten, reservieren und rechnen Provisionen über ihre Struktur ab. Für die reine Bestandsvermittlung mit Eigentümerakquise und Portalvermarktung sind klassische Makler-CRMs gebaut — wer vor allem so arbeitet, sollte dort zuerst vergleichen.

Welche Funktionen ein Immobilien CRM im Vertrieb braucht

Die folgenden Funktionen entscheiden im Vertrieb darüber, ob ein Vorgang durchläuft oder in einer Nebenliste endet. In Klammern steht, wie MyInvest Pro sie umsetzt:

• Deal-Pipeline mit Aufgaben und Wiedervorlagen (visuelle Pipeline in allen Paketen).
• Einheitenstatus und Reservierung mit Frist (feste Status von verfügbar bis reserviert, 15 Minuten Sperre während der Reservierung, stündliche Fristprüfung).
• Digitale Selbstauskunft mit Unterschrift (elektronischer Signaturablauf, Nachweis über einen Hash der Formulardaten und einen serverseitigen Zeitstempel).
• Finanzierung als Teil des Vorgangs (Finanzierer-Pipeline mit Zugriff je Fall ab dem Pro-Paket).
• Provision über Teams und Ebenen (automatische Anlage beim gewonnenen Deal, Storno beim verlorenen Deal, mehrstufige Verteilung ab dem Pro-Paket).
• Rollen und Rechte je Modul, damit Partner nur ihre eigenen Kunden und Deals sehen.
• Kundenportal, in dem Käufer Reservierung, Unterlagen und Nachrichten an einer Stelle sehen.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Eine Funktionsliste beantwortet selten die entscheidende Frage: Deckt das System den eigenen Ablauf vom ersten Kontakt bis zur Provision ab, ohne dass daneben wieder Tabellen entstehen? Diese Punkte trennen in der Praxis passende von unpassenden Systemen:

• Prozessabdeckung: Welche Stationen Ihres Verkaufs bildet das System ab, welche bleiben außerhalb?
• Datenübernahme: Kommen Kontakte mit Quelle und Einwilligung, Deals mit Status und offene Provisionen mit?
• Rollen und Partner: Lassen sich externe Vertriebspartner mit eingeschränkter Sicht anbinden?
• Datenschutz: Wo werden Daten verarbeitet, und ist die Auftragsverarbeitung geregelt?
• Preismodell: Preis pro Nutzer oder Paket, Mindestlaufzeit, Kosten für Einrichtung und Schnittstellen.
• Testphase: Lässt sich der eigene Ablauf vor dem Kauf mit echten Vorgängen prüfen?

Kosten eines Immobilien CRM: Lizenz, Seats und Einführung

Die Spanne reicht von kostenlosen Einstiegsversionen bis zu individuellen Unternehmensverträgen; entscheidend ist, was im Preis enthalten ist. MyInvest Pro kostet im Starter-Paket 299 € pro Monat netto mit 1 Seat, monatlich kündbar (im Jahresabo 249 € pro Monat). Das Pro-Paket liegt bei 699 € pro Monat netto mit 5 Seats und zwölf Monaten Laufzeit, weitere Seats kosten 99 € pro Monat, ab 10 Seats 79 €. Enterprise wird individuell vereinbart.

Zum Lizenzpreis kommen bei jedem Anbieter Aufwände, die selten im Angebot stehen: Datenübernahme, Einrichtung, Schulung und Schnittstellen. Die Preise anderer Anbieter mit Stichtag und Quelle stehen auf den einzelnen Vergleichsseiten.

Ein Immobilien CRM in vier Schritten einführen

Die meisten Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern daran, dass alte und neue Welt zu lange parallel laufen. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

• Zielbild festlegen: Pipeline-Stufen, Pflichtangaben je Stufe und Verantwortlichkeiten, bevor Daten umziehen.
• Daten mit Status übernehmen: Was ohne Status umzieht, ist im neuen System eine Adressliste, keine Pipeline.
• Rollen, Rechte und Vorlagen einrichten: Wer sieht was, welche Dokumente und Aufgaben entstehen automatisch?
• Nach 30, 60 und 90 Tagen prüfen: Reaktionszeit, Abschlussquote und offene Vorgänge zeigen, ob das System gelebt wird.