Interaktive Auswahlhilfe

CRM-Auswahl-Scorecard für den Immobilienvertrieb

42 Auswahlkriterien in sieben Bereichen, gewichtet nach der eigenen Vertriebsstruktur. Zwei Anbieter werden damit unter denselben Annahmen vergleichbar — statt nach dem besseren Demo-Termin entschieden zu werden.

Anbieter bewerten Hintergrund im Ratgeber

Scorecard

Erst die Struktur, dann die Bewertung

Alle Angaben bleiben im Browser. Ein Wechsel der Struktur wirft nichts weg: Dieselben Bewertungen werden mit anderen Gewichten neu gerechnet.

Schritt 1: Vertriebsstruktur

Vier Grundtypen kommen in der Praxis vor, und jeder stellt andere Anforderungen. Die Wahl verschiebt die Gewichtung der sieben Bereiche — die Skala bleibt gleich, damit die Ergebnisse vergleichbar bleiben.

Einzelmakler oder kleines MaklerbüroFokus auf Kontaktverwaltung, Exposé und einen einfachen Abschlussprozess. Kein Partnernetz, keine mehrstufige Provision — Geschwindigkeit im Tagesgeschäft schlägt Funktionstiefe.Bauträger mit eigenem VertriebsteamBelastbare Einheitenverwaltung mit Reservierungslogik über mehrere Bauabschnitte hinweg. Verfügbarkeit und Doppelbelegung gehören ins System, nicht in eine Liste daneben.Vertrieb mit externen VertriebspartnernEin Rollen- und Berechtigungsmodell steuert, wer welche Einheiten sehen und reservieren darf. Dazu eine Provisionslogik, die mehrstufige Strukturen mit Anteilen der Untervermittler trägt.Finanzvertrieb mit KapitalanlageEngere Verzahnung mit Bonitätsprüfung, Finanzierungsunterlagen und den Nachweispflichten nach § 34c GewO. Immobilien stehen neben anderen Anlageklassen.

Schwerpunkt dieser Struktur: Immobilien- und Projektlogik. Dieser Bereich wiegt hier am schwersten, alle übrigen entsprechend weniger.

42 Auswahlkriterien in sieben Bereichen

Bewerte einen Anbieter je Kriterium: 0 heißt nicht vorhanden, 3 heißt ausreichend, 5 heißt nativ und im Prozess überzeugend gelöst. Vorbelegt ist überall die 3 — das ist eine Annahme und kein Messwert.

CRM, Leads und Pipeline

Der Teil, den jedes CRM behauptet zu können. Geprüft wird, ob Herkunft, nächster Schritt und Verlustgrund ohne Zusatzarbeit erhalten bleiben.

Leads aus mehreren Quellen zentral erfassenGewicht 5

Leadquelle, Kampagne und Erstkontakt nachvollziehbar speichernGewicht 5

Pipeline-Stufen für Immobilienprozesse frei definierenGewicht 5

Aufgaben, Wiedervorlagen und Verantwortliche pro Deal setzenGewicht 5

Kontakte, Suchprofil, Budget und Kaufmotiv im Kundenprofil bündelnGewicht 5

Verlorene Deals mit Grund dokumentieren und auswertenGewicht 5

Immobilien- und Projektlogik

Die Trennlinie zwischen einem allgemeinen CRM und einer Vertriebssoftware für Immobilien. Ohne Einheiten, Verfügbarkeit und Reservierung bleibt eine Tabelle daneben bestehen.

Objekte, Projekte oder Einheiten mit Interessenten verbindenGewicht 9

Verfügbarkeit, Reservierung und Abschlussstatus sichtbar haltenGewicht 9

Projektvertrieb für Bauträger und Partnernetzwerke abbildenGewicht 9

Exposé-, Dokumenten- und Beratungsinformationen im Prozess nutzenGewicht 9

Mehrere Projekte parallel steuerbar machenGewicht 9

Objektbezogene Aufgaben und Nachfassschritte automatisch sichtbar machenGewicht 9

Käuferqualifizierung und Finanzierung

Hier entscheidet sich, ob ein Interessent ein Käufer wird. Fehlt der Finanzierungsstand im System, steht er in Notizen und fehlt im Forecast.

Budget, Eigenkapital und Finanzierungsstatus erfassenGewicht 4

Digitale Selbstauskunft und Unterlagen strukturiert einsammelnGewicht 4

Finanzierungsanfragen mit Käufer und Deal verbindenGewicht 4

Bonität oder Finanzierungsfähigkeit als Prozesssignal nutzenGewicht 4

Offene Unterlagen pro Käufer sichtbar haltenGewicht 4

Finanzierungsstatus in Reporting und Abschlusswahrscheinlichkeit einbeziehenGewicht 4

Team, Partner und Provision

Der teuerste Nachrüstpunkt. Eine Provisionslogik, die das System nicht kennt, wandert in eine Tabelle und erzeugt jeden Monat Rückfragen.

Rollen, Rechte und Teamstrukturen sauber abbildenGewicht 5

Externe Vertriebspartner oder Tippgeber zuordnenGewicht 5

Mehrstufige Provisionslogik je Deal dokumentierenGewicht 5

Umsatzpotenzial pro Team, Partner oder Projekt auswertenGewicht 5

Provisionsfälle mit Abschlussstatus verbindenGewicht 5

Partner-Onboarding und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar haltenGewicht 5

Reporting, Integrationen und Daten

Auswertbar ist nur, was strukturiert erfasst wurde. Deshalb gehören Pflichtfelder und Statusmodell in dieselbe Bewertung wie die Diagramme.

Dashboards für Leads, Pipeline, Abschlussquote und Umsatz bereitstellenGewicht 4

Datenexporte für Controlling und Management ermöglichenGewicht 4

Integrationen zu E-Mail, Kalender, Portalen oder Automatisierung prüfenGewicht 4

Schnittstellen für spätere Prozesse berücksichtigenGewicht 4

Datenqualität durch Pflichtfelder und klare Statusmodelle sichernGewicht 4

Kennzahlen ohne manuelle Nacharbeit aus dem System ziehenGewicht 4

Sicherheit, Einführung und Betrieb

Der Bereich, der erst nach der Unterschrift wehtut. Migration, Berechtigungen und der Weg wieder heraus gehören vor den Vertrag, nicht danach.

Datenschutz, Hosting-Region und Berechtigungskonzept prüfenGewicht 4

Import bestehender Kontakte, Deals und Objekte realistisch planenGewicht 4

Pilotteam, Erfolgskriterien und Rollout-Plan definierenGewicht 4

Schulung, Support und Verantwortliche vor Start festlegenGewicht 4

Kosten, Vertragslaufzeit und Zusatzmodule transparent vergleichenGewicht 4

Datenexport und Ausstiegsweg vor Vertragsabschluss klärenGewicht 4

Abschluss- und Käuferprozess

Die letzten Meter vor dem Notartermin. Fristen, Unterlagen und Übergaben sind der Ort, an dem ein Abschluss noch kippt.

Reservierung, Signatur und Dokumentenstatus im System sichtbar machenGewicht 4

Notartermin, Finanzierungszusage und Übergabe als Prozesspunkte erfassenGewicht 4

Automatische Erinnerungen für kritische Abschlussfristen nutzenGewicht 4

Käuferkommunikation im Verlauf dokumentierenGewicht 4

Abschlussrisiken früh mit Aufgaben und Status markierenGewicht 4

Nach dem Abschluss Folgeaufgaben und Provision sauber auslösenGewicht 4

Ergebnis

Gewichteter Erfüllungsgrad

Tragfähig, aber mit Nacharbeit

Der Kern passt, einzelne Bereiche brauchen Zusatzmodule, Workarounds oder Handarbeit. Genau diese Lücken kosten später Zeit, die im Angebotspreis nicht steht.

Für jede Lücke schriftlich klären, ob sie über eine Einstellung, ein Zusatzmodul oder gar nicht zu schließen ist.
Die Testphase gezielt auf die schwachen Bereiche legen, nicht auf den Standardfall.
Migrationsaufwand und Datenfelder vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen lassen.

Erreichte Punkte

630 von 1.050

Gewichtete Summe über alle Kriterien

Erfüllungsgrad

60 %

Anteil am erreichbaren Maximum

Leads aus mehreren Quellen zentral erfassen: 15 / 25
Leadquelle, Kampagne und Erstkontakt nachvollziehbar speichern: 15 / 25
Pipeline-Stufen für Immobilienprozesse frei definieren: 15 / 25
Aufgaben, Wiedervorlagen und Verantwortliche pro Deal setzen: 15 / 25
Kontakte, Suchprofil, Budget und Kaufmotiv im Kundenprofil bündeln: 15 / 25
Verlorene Deals mit Grund dokumentieren und auswerten: 15 / 25
Objekte, Projekte oder Einheiten mit Interessenten verbinden: 27 / 45
Verfügbarkeit, Reservierung und Abschlussstatus sichtbar halten: 27 / 45
Projektvertrieb für Bauträger und Partnernetzwerke abbilden: 27 / 45
Exposé-, Dokumenten- und Beratungsinformationen im Prozess nutzen: 27 / 45
Mehrere Projekte parallel steuerbar machen: 27 / 45
Objektbezogene Aufgaben und Nachfassschritte automatisch sichtbar machen: 27 / 45
Budget, Eigenkapital und Finanzierungsstatus erfassen: 12 / 20
Digitale Selbstauskunft und Unterlagen strukturiert einsammeln: 12 / 20
Finanzierungsanfragen mit Käufer und Deal verbinden: 12 / 20
Bonität oder Finanzierungsfähigkeit als Prozesssignal nutzen: 12 / 20
Offene Unterlagen pro Käufer sichtbar halten: 12 / 20
Finanzierungsstatus in Reporting und Abschlusswahrscheinlichkeit einbeziehen: 12 / 20
Rollen, Rechte und Teamstrukturen sauber abbilden: 15 / 25
Externe Vertriebspartner oder Tippgeber zuordnen: 15 / 25
Mehrstufige Provisionslogik je Deal dokumentieren: 15 / 25
Umsatzpotenzial pro Team, Partner oder Projekt auswerten: 15 / 25
Provisionsfälle mit Abschlussstatus verbinden: 15 / 25
Partner-Onboarding und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar halten: 15 / 25
Dashboards für Leads, Pipeline, Abschlussquote und Umsatz bereitstellen: 12 / 20
Datenexporte für Controlling und Management ermöglichen: 12 / 20
Integrationen zu E-Mail, Kalender, Portalen oder Automatisierung prüfen: 12 / 20
Schnittstellen für spätere Prozesse berücksichtigen: 12 / 20
Datenqualität durch Pflichtfelder und klare Statusmodelle sichern: 12 / 20
Kennzahlen ohne manuelle Nacharbeit aus dem System ziehen: 12 / 20
Datenschutz, Hosting-Region und Berechtigungskonzept prüfen: 12 / 20
Import bestehender Kontakte, Deals und Objekte realistisch planen: 12 / 20
Pilotteam, Erfolgskriterien und Rollout-Plan definieren: 12 / 20
Schulung, Support und Verantwortliche vor Start festlegen: 12 / 20
Kosten, Vertragslaufzeit und Zusatzmodule transparent vergleichen: 12 / 20
Datenexport und Ausstiegsweg vor Vertragsabschluss klären: 12 / 20
Reservierung, Signatur und Dokumentenstatus im System sichtbar machen: 12 / 20
Notartermin, Finanzierungszusage und Übergabe als Prozesspunkte erfassen: 12 / 20
Automatische Erinnerungen für kritische Abschlussfristen nutzen: 12 / 20
Käuferkommunikation im Verlauf dokumentieren: 12 / 20
Abschlussrisiken früh mit Aufgaben und Status markieren: 12 / 20
Nach dem Abschluss Folgeaufgaben und Provision sauber auslösen: 12 / 20

Der Erfüllungsgrad ist eine gewichtete Selbsteinschätzung, kein Testergebnis. Die Bereichsgewichte sind ein begründeter Vorschlag der Redaktion und keine Marktangabe. Ob ein Anbieter trägt, zeigt erst eine Testphase mit echten Datensätzen und echten Grenzfällen — eine Reservierung mit anschließender Rückstufung, eine Provisionsberechnung mit drei Beteiligten, ein Nutzer mit eingeschränkten Rechten.

Kostenlogik

Kostenlogik verstehen, bevor Zahlen verglichen werden

Manche Anbieter rechnen pro Nutzer, andere pro verwalteter Einheit, wieder andere über gestaffelte Pakete. Ein direkter Preisvergleich führt deshalb selten zu einer belastbaren Entscheidung — die Struktur des Angebots muss zuerst vergleichbar sein.

Tabelle horizontal scrollbar

Kriterium	Worauf es ankommt	Typischer Fallstrick
Grundgebühr	Enthaltene Nutzer- und Einheitenzahl klären.	Grundgebühr wirkt niedrig, Zusatzkosten fehlen im Angebot.
Nutzerpreis	Preis pro zusätzlichem Nutzer und Rollenabhängigkeit prüfen.	Vertriebspartner-Nutzer sind teils teurer als interne Nutzer.
Einheitenpreis	Skalierung bei großen Projekten mit vielen Einheiten prüfen.	Preis pro Einheit steigt beim Paketwechsel nicht linear.
Einrichtung und Migration	Einmalkosten für den Datenimport aus dem Bestandssystem klären.	Migration wird als Dienstleistung separat abgerechnet.
Vertragslaufzeit	Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist im Detail lesen.	Automatische Verlängerung ohne Erinnerung.
Support-Level	Reaktionszeit und Erreichbarkeit im laufenden Betrieb klären.	Basis-Support ohne persönlichen Ansprechpartner.

Die Übersicht ersetzt keinen individuellen Angebotsvergleich. Sie gibt die Struktur vor, an der Angebote gemessen werden.

Testphase

Drei Grenzfälle, an denen sich Systeme trennen

Demos zeigen den Idealfall mit sauberen Testdaten. Der eigene Bestand mit unvollständigen Adressen und uneinheitlichen Provisionsvereinbarungen zeigt schneller, wo ein System an Grenzen stößt.

Zwei Reservierungen, eine Einheit

Zwei Vertriebspartner reservieren zeitgleich dieselbe Einheit. Sichtbar wird, ob das System die Doppelbelegung verhindert oder erst im Nachhinein auffällt.

Mehrstufige Provision mit Storno

Eine Abrechnung über drei Beteiligte, danach ein Rücktritt. Sichtbar wird, ob die Rückbelastung dieselben Stufen zurückläuft oder von Hand nachgerechnet wird.

Nutzer mit eingeschränkten Rechten

Ein externer Partner meldet sich an und sieht genau seine Einheiten. Sichtbar wird, ob das Rollenmodell trägt oder nur Menüpunkte ausblendet.

Endauswahl

Sieben Fragen vor der Unterschrift

1.Ist die Vertriebsstruktur klar definiert und mit dem Anbieter besprochen?
2.Wurde die Provisionslogik mit einem realen mehrstufigen Fall inklusive Storno getestet?
3.Ist die Kostenrechnung auf Basis der eigenen Nutzer- und Einheitenzahl erstellt, nicht auf Basis eines Musterpakets?
4.Liegt eine schriftliche Aussage zu Datenmigration, Aufwand und Kosten vor?
5.Sind Auftragsverarbeitung, Serverstandort und Löschkonzept geklärt?
6.Sind Kündigungsfrist und Datenexport im Kündigungsfall vertraglich geregelt?
7.Haben mindestens eine Person aus dem Vertrieb und eine aus dem Innendienst die Testphase mitbewertet?

FAQ

Häufige Fragen zur Software-Auswahl

Warum verschiebt die Vertriebsstruktur die Gewichtung?

Weil ein Tool, das für den Einzelmakler ausreicht, am Bauträgerprojekt mit 80 Einheiten und zwölf Vertriebspartnern scheitert — nicht weil es schlecht ist, sondern weil es für ein anderes Anforderungsprofil gebaut wurde. Ohne diese Trennung vergleicht man Äpfel mit Birnen.

Wie viele Kriterien gehören in eine ernsthafte Auswahl?

Fünf bis zehn Oberkriterien reichen für die Struktur, die konkrete Prüfung sollte 30 bis 50 Detailpunkte umfassen. Diese Scorecard nutzt 42 Kriterien in sieben Bereichen.

Ersetzt die Scorecard den Anbietervergleich?

Nein. Sie ordnet eine Selbsteinschätzung, damit zwei Anbieter unter denselben Gewichten verglichen werden können. Belastbar wird die Entscheidung erst mit echten Angebotszahlen und einer Testphase mit dem eigenen Datenbestand.

Warum lässt sich der Preis nicht direkt vergleichen?

Weil Preismodelle unterschiedlich aufgebaut sind: pro Nutzer, pro verwalteter Einheit oder über gestaffelte Pakete. Ohne die eigene Nutzer- und Einheitenzahl ist kein Vergleich aussagekräftig.

Wie wird die Gewichtung hergeleitet?

Die Bereichsgewichte sind ein begründeter redaktioneller Vorschlag, keine Marktangabe. Sie summieren sich je Struktur auf denselben Wert, damit der Erfüllungsgrad zwischen zwei Strukturen vergleichbar bleibt. Wer eigene Gewichte setzen will, tut das in einer Nutzwertanalyse.

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