CRM Demo Immobilienmakler: 12 Testfälle mit Matrix

Warum reicht eine Standard-Demo für die Immobilien CRM Auswahl nicht?

Eine Standard-Demo folgt häufig einem vorbereiteten Ablauf. Für die Immobilien CRM Auswahl brauchen Sie zusätzlich den Nachweis, dass das System Ihre eigenen Sonderfälle bewältigt: doppelte Anfragen, Abwesenheiten und unvollständige Daten. Prüfen Sie diese Situationen mit einem Ablauf, den Sie selbst vorgeben.

Das ist kein Misstrauen gegenüber Anbietern. Eine Präsentation soll Orientierung geben und zeigt deshalb den glatten Weg. Im Maklerbüro entscheidet aber, was passiert, wenn eine Anfrage über ein Portal und zusätzlich per E-Mail eingeht, wenn ein Berater im Urlaub ist oder wenn ein Interessent seine Einwilligung zurückzieht. Diese Situationen kommen im Drehbuch selten vor, weil sie eine Oberfläche nicht besonders elegant aussehen lassen.

Wer eine CRM Demo vorbereiten will, sollte deshalb die Rollen tauschen: Sie bringen Daten und Aufgaben mit, der Anbieter bedient das System. Es empfiehlt sich, die Testfälle einige Werktage vor dem Termin zu verschicken, damit der Anbieter Konfigurationen wie Zuweisungsregeln vorbereiten kann. Was sich trotz Vorbereitung nicht zeigen lässt, ist ebenfalls ein Ergebnis und gehört ins Protokoll.

Wie bereitet man synthetische Testkontakte für eine CRM-Demo vor?

Legen Sie einen kleinen Datensatz an, der keine echten Personen enthält: erfundene Namen, E-Mail-Adressen unter der reservierten Domain example.org und erkennbar fiktive Rufnummern. Jeder Kontakt erhält eine laufende Testnummer im Namen, damit Sie ihn im System wiederfinden. Bauen Sie gezielt Fehler ein, die in Ihrem Alltag vorkommen, etwa Tippvarianten und fehlende Pflichtangaben. Lassen Sie Mail- und SMS-Versand deaktivieren; ein Importtest benötigt keine echten Empfänger.

Der Grund für synthetische Daten ist praktisch und rechtlich zugleich. Wer echte Kundendaten in eine fremde Demo-Umgebung lädt, übermittelt personenbezogene Daten an einen Dienstleister. Damit stellt sich die Frage nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, die vor einem Demo-Termin in der Regel noch nicht geklärt ist. Synthetische Kontakte umgehen diese Frage, ohne dass die Aussagekraft des Tests leidet.

Annahme für das Beispiel dieses Leitfadens: Der Datensatz umfasst 30 Kontakte, verteilt auf zwei Berater-Regionen, und zwei fiktive Objekte mit mehreren Einheiten. Diese Menge reicht, um Zuweisung, Dubletten und Filter sichtbar zu prüfen, und bleibt klein genug, um sie vor dem Termin als CSV-Datei zu übergeben. Dieselbe Datei nutzen Sie bei jedem Anbieter unverändert, damit die Ergebnisse vergleichbar bleiben.

• Kontakte T01 bis T20: vollständige Anfragen, E-Mail im Format [email protected], Postleitzahlen je zur Hälfte aus Region Nord und Region Süd
• Kontakte T21 und T22: identische E-Mail-Adresse, abweichende Schreibweise des Vornamens (exakte Dublette)
• Kontakte T23 und T24: Nachname Maier und Meier, gleiche Rufnummer in unterschiedlicher Formatierung (unscharfe Dublette)
• Kontakte T25 und T26: gleicher Nachname, gleiche Büroanschrift, verschiedene Personen (Falsch-Positiv-Fall)
• Kontakte T27 bis T30: fehlende Pflichtangabe, ungültige E-Mail, widerrufene Einwilligung, Anfrage ohne Objektbezug
• Objekt A mit Einheiten A-01 bis A-06 und Objekt B mit Einheiten B-01 bis B-04, jeweils mit Preis, Fläche und Status

In der Software

Jeder Vorgang steht an seiner Stufe

Board, Tabelle und Zeitstrahl zeigen dieselben Deals — wer wo hängt, sieht man ohne Rückfrage.

Deal-Pipeline

Aufbau eines Testfalls: Eingabe, Aktion, Erwartung, Ablehnung

Ein Testfall ist nur dann brauchbar, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Urteil kommen. Das gelingt, wenn jeder Fall vier Felder hat und das Ablehnungskriterium vor der Demo feststeht, nicht erst danach. Sonst neigt das Auswahlteam dazu, eine Schwäche im Nachhinein kleinzureden, weil die übrige Präsentation überzeugt hat oder der Termin freundlich verlaufen ist.

Die Eingabe beschreibt, welcher synthetische Datensatz genutzt wird. Die Aktion beschreibt, was im System ausgelöst wird, ob per Import, Formular, E-Mail-Eingang oder manuell. Das erwartete Ergebnis ist ein beobachtbarer Zustand, zum Beispiel eine Aufgabe beim richtigen Berater. Das Ablehnungskriterium benennt, woran der Fall scheitert, etwa wenn ein Schritt nur mit Hilfe des Supports oder durch nachträgliche Programmierung möglich wäre.

Zusätzlich empfiehlt sich eine Einstufung als Muss- oder Kann-Fall. Muss-Fälle bilden Abläufe ab, ohne die Ihr Büro nicht arbeiten kann; ein Scheitern schließt den Anbieter aus. Kann-Fälle sind Komfort oder Zukunftsbedarf und fließen nur in die Punktwertung ein. Notieren Sie außerdem, wer im Termin den Fall beobachtet und wer das Ergebnis per Bildschirmfoto festhält.

1. 1Testfall-Nummer und Kurzname vergeben
2. 2Eingabe: synthetische Kontakte und Objekte benennen
3. 3Aktion: auslösenden Schritt und Eingangskanal beschreiben
4. 4Erwartetes Ergebnis als sichtbaren Zustand formulieren
5. 5Ablehnungskriterium vor der Demo festlegen
6. 6Einstufung als Muss oder Kann eintragen
7. 7Beobachtung im Termin mit Bildschirmfoto belegen

CRM Demo Immobilienmakler Testfälle: die Matrix zum Übernehmen

Die folgende Matrix fasst als Empfehlung zwölf Testfälle aus fünf Bereichen zusammen: Lead-Zuweisung, Dubletten, Wiedervorlage, Objektzuordnung und Datenexport, ergänzt um Negativfälle. Dieser Umfang empfiehlt sich für einen Termin von etwa 90 Minuten; weitere Fälle sind sinnvoll, wenn Sie einen Folgetermin vereinbaren. Passen Sie Postleitzahlen, Rollen und Objekte an Ihr Büro an, lassen Sie die Struktur aber unverändert.

Wichtig ist die Reihenfolge. Beginnen Sie mit dem Import der synthetischen Datei, weil alle weiteren Fälle darauf aufbauen. Scheitert bereits der Import, etwa weil Umlaute nach dem Hochladen als Sonderzeichen erscheinen, haben Sie den ersten Befund, bevor die eigentliche Demo beginnt. Die Negativfälle gehören ans Ende, damit sie nicht den Datenbestand verändern, auf dem die übrigen Tests laufen.

Wer Maklersoftware testen möchte, ohne jedes Mal neu zu formulieren, kopiert die Matrix in eine Tabellenkalkulation und ergänzt drei Spalten: Einstufung, Ergebnis je Anbieter und Beleg. So entsteht aus der Vorlage ein Protokoll, das auch Kollegen nachvollziehen können, die beim Termin nicht dabei waren. Die Spalte Beleg verweist auf das jeweilige Bildschirmfoto oder die Zeitmarke in der Aufzeichnung.

Ablauf des Demo-Termins: Rollen, Reihenfolge und Protokoll

Für den Termin empfiehlt sich eine klare Rollenverteilung auf Ihrer Seite. Eine Person führt durch die Testfälle und hält den Zeitplan, eine zweite protokolliert Ergebnis und Beleg, eine dritte achtet auf die fachlichen Details aus dem Maklerbüro. Der Anbieter bedient das System, erklärt aber nur auf Nachfrage, damit die Testfälle nicht in einer allgemeinen Präsentation aufgehen.

Die Reihenfolge folgt dem Datenfluss: zuerst Import, dann Zuweisung und Dubletten, danach Wiedervorlage und Objektzuordnung, anschließend Export und am Ende die Negativfälle. Lässt sich ein Fall nicht zeigen, notieren Sie das und gehen weiter, statt Zeit mit Umwegen zu verbringen. Nachgelieferte Lösungen sind zulässig, sollten aber in einem Folgetermin mit denselben Daten gezeigt werden.

Sinnvoll ist, den Termin mit Zustimmung aller Beteiligten aufzuzeichnen oder zumindest zu jedem Fall ein Bildschirmfoto anzufertigen. Bei mehreren Anbietern verschwimmen Eindrücke schnell, und ohne Beleg lässt sich später kaum sagen, welches System welche Meldung angezeigt hat. Das Protokoll gehört zu den Auswahlunterlagen und hilft auch bei der Einführung, weil es die vereinbarten Erwartungen festhält.

Wie prüft man die Lead-Zuweisung in einer CRM-Demo?

Senden Sie mehrere synthetische Anfragen über unterschiedliche Kanäle und beobachten Sie, bei wem sie landen. Prüfen Sie dabei drei Dinge: ob die Regel greift, ob eine Vertretung übernimmt und ob die Zuweisung im Kontakt nachvollziehbar protokolliert ist. Eine korrekte Zuweisung ohne erkennbare Begründung reicht für den Test nicht aus.

Die Zuweisungsregel sollte vor dem Termin schriftlich vorliegen, etwa nach Postleitzahl, Objekt oder Sprache. Lassen Sie den Anbieter die Regel im System zeigen, nicht nur das Ergebnis. Relevant ist, ob Sie selbst die Regel ändern können oder ob dafür eine Beauftragung nötig ist. In einem Maklerbüro verschieben sich Gebiete und Zuständigkeiten, und eine Regel, die nur der Anbieter pflegt, wird schnell zum Engpass.

Achten Sie auch auf den Zeitpunkt der Benachrichtigung. Eine Aufgabe, die korrekt zugewiesen ist, aber erst beim nächsten Anmelden auffällt, hilft bei einer Portalanfrage wenig. Fragen Sie, welche Benachrichtigungswege es gibt; sinnvoll ist, einen davon im Termin live auszulösen. Wie schnell Ihr Büro auf Anfragen reagieren soll, legen Sie selbst fest, die Demo zeigt nur, ob das System diese Vorgabe unterstützt.

Welche Dubletten-Fälle gehören in eine CRM-Demo?

In den Test gehören drei Arten: die exakte Dublette mit identischer E-Mail-Adresse, die unscharfe Dublette mit abweichender Schreibweise und die falsche Dublette, bei der zwei verschiedene Personen ähnliche Merkmale teilen. Erst der dritte Fall zeigt, ob die Erkennung vorsichtig genug arbeitet, statt Datensätze voreilig zu vereinen.

Eine zu großzügige Zusammenführung ist schwerer zu beheben als eine übersehene Dublette. Werden zwei Personen vereint, vermischen sich Anfragen, Notizen und im ungünstigen Fall Einwilligungen. Fragen Sie deshalb, ob eine Zusammenführung rückgängig gemacht werden kann und ob das System festhält, welche Werte aus welchem Datensatz übernommen wurden. Der Grundsatz der Richtigkeit nach Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO betrifft beide Richtungen.

Prüfen Sie außerdem, an welcher Stelle die Erkennung greift. Manche Systeme warnen bei der manuellen Neuanlage, andere erst beim Import oder in einem nachgelagerten Bereinigungslauf. Für ein Büro mit vielen Portalanfragen ist die Prüfung beim Eingang entscheidend, weil doppelte Datensätze dort entstehen, bevor jemand sie bemerkt. Wer erst später bereinigt, hat bis dahin womöglich schon zwei Berater auf denselben Interessenten angesetzt.

• Exakte Dublette: Warnung vor dem Speichern, Zusammenführung mit beiden Anfragen in der Historie
• Unscharfe Dublette: Vorschlag anhand von Rufnummer, E-Mail oder Namensähnlichkeit, Entscheidung beim Nutzer
• Falsche Dublette: keine automatische Vereinigung bei gleichem Nachnamen und gleicher Anschrift
• Rücknahme: Zusammenführung protokolliert und im Fehlerfall korrigierbar

Wiedervorlage und Objektzuordnung: Übergaben sichtbar machen

Wiedervorlagen scheitern selten beim Anlegen, sondern bei der Übergabe. Der entscheidende Testfall ist deshalb der Beraterwechsel: Ein Kontakt mit offener Wiedervorlage wechselt von Region Nord zu Region Süd. Erwartet wird, dass die Aufgabe mitwandert oder der neue Berater sie zumindest sichtbar übernimmt. Bleibt sie beim bisherigen Berater, geht sie im Alltag unter, und der Interessent hört nichts mehr.

Ergänzend empfiehlt sich ein Blick auf überfällige Wiedervorlagen. Lassen Sie sich zeigen, wo eine Teamleitung erkennt, welche Aufgaben im Büro liegen geblieben sind, und ob sich diese Sicht nach Berater, Objekt oder Fälligkeit filtern lässt. Ohne diese Übersicht hängt die Nachverfolgung am Gedächtnis einzelner Personen, und genau diese Abhängigkeit soll ein CRM ablösen.

Bei der Objektzuordnung geht es um die Verbindung zwischen Kontakt und Einheit. Im Testfall interessiert sich ein synthetischer Kontakt für zwei Einheiten, eine davon wird für einen anderen Interessenten reserviert. Erwartet wird, dass der Statuswechsel beim ersten Kontakt sichtbar ist, damit niemand eine vergebene Einheit weiter anbietet. Zusätzlich prüfen Sie, ob ein neu angelegtes Objekt passende Suchprofile findet, ohne Listenabgleich außerhalb des Systems.

Wie testet man den Datenexport vor der Vertragsunterschrift?

Lassen Sie den gesamten synthetischen Bestand im Termin exportieren und öffnen Sie die Datei selbst. Prüfen Sie, ob alle Felder, Aktivitäten und Objektbezüge enthalten sind, ob Umlaute korrekt erscheinen und ob die Datei ohne Support-Anfrage entsteht. Ein Export, den Sie nicht selbst auslösen können, ist für einen späteren Anbieterwechsel ein Risiko.

Der Export wirkt bei der Auswahl weit weg, weil er erst beim Verlassen eines Systems gebraucht wird. Gerade deshalb gehört er in die Demo, denn nach Vertragsschluss sinkt Ihr Verhandlungsspielraum. Prüfen Sie, ob Notizen, Aufgaben, Dokumentverweise und Änderungshistorie mitkommen oder nur Stammdaten. Ein Export der Adressdaten allein reicht nicht, wenn Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten etwa nach § 14 Abs. 1 MaBV oder § 8 Abs. 4 Satz 1 GwG an den Vorgängen hängen.

Zweiter Teil ist die Einzelauskunft. Wählen Sie einen synthetischen Kontakt und lassen Sie dessen gespeicherte Daten ausgeben. Diese Funktion unterstützt die Bearbeitung von Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO. Art. 20 DSGVO betrifft die vom Betroffenen bereitgestellten Daten und gilt unter seinen gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere bei automatisierter Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags. Prüfen Sie beide Abläufe getrennt; ein Gesamtexport des Büros ist damit nicht gleichzusetzen.

1. 1Gesamtexport im Termin auslösen lassen und Dateiformat notieren
2. 2Datei selbst öffnen und Zeichenkodierung anhand der Umlaute prüfen
3. 3Stichprobe einiger Kontakte mit der Oberfläche abgleichen
4. 4Prüfen, ob Aktivitäten, Wiedervorlagen und Objektbezüge enthalten sind
5. 5Einzelauskunft für einen Kontakt erzeugen und auf Vollständigkeit prüfen
6. 6Klären, ob Dokumente getrennt oder gemeinsam mit den Daten exportiert werden

Negativfälle: was die Software ablehnen oder verhindern muss

Negativfälle prüfen, ob das System Fehler verhindert, statt sie still zu speichern. Sie sind in Demos unbeliebt, weil sie Fehlermeldungen zeigen. Genau diese Meldungen sind aber aufschlussreich: Eine verständliche Meldung, die den Nutzer zur Korrektur führt, spart im Alltag Rückfragen. Eine kryptische Meldung oder gar keine deutet auf spätere Bereinigungsarbeit hin, die meist erst auffällt, wenn eine Auswertung nicht stimmt.

Der zentrale Negativfall betrifft die Rechtetrennung. Melden Sie sich mit einem Testzugang für einen Vertriebspartner an und versuchen Sie, einen Kontakt einer anderen Region zu finden, per Suche, über eine Objektansicht und über den Export. Erwartet wird, dass der Kontakt auf keinem dieser Wege erscheint. Ein System, das die Liste korrekt filtert, aber im Export alles ausgibt, besteht den Test nicht.

Weitere Negativfälle betreffen widerrufene Einwilligungen und unvollständige Datensätze. Ein Kontakt, der seine Einwilligung in Werbung zurückgezogen hat, sollte bei Serienmails nicht mehr auswählbar sein oder zumindest deutlich markiert werden. Wie Sie Einwilligungen im Einzelnen dokumentieren, ist eine Frage Ihres Prozesses. Die Demo zeigt nur, ob das System den Status speichert und in Auswahllisten berücksichtigt.

• Import mit fehlendem Pflichtfeld: Ablehnung oder Markierung mit verständlicher Meldung
• Ungültige E-Mail-Adresse: Hinweis bei Eingabe und beim Import
• Widerrufene Einwilligung: Kontakt in der Serienmail-Auswahl gesperrt oder markiert
• Fremde Region: Kontakt weder in Suche noch in Objektansicht noch im Export sichtbar
• Löschung: Kontakt entfernt, Löschvorgang protokolliert, keine Reste in Auswertungen

Wie bewertet man die Ergebnisse einer CRM-Demo nachvollziehbar?

Bewerten Sie jeden Testfall unmittelbar nach dem Termin mit bestanden, teilweise bestanden oder nicht bestanden, und hinterlegen Sie ein Bildschirmfoto als Beleg. Ein nicht bestandener Muss-Fall schließt den Anbieter aus. Die übrigen Fälle gehen gewichtet in eine Punktzahl ein, die Anbieter auf derselben Grundlage vergleichbar macht.

Annahme für das Rechenbeispiel: Die Matrix enthält sieben Muss-Fälle mit je drei Punkten und fünf Kann-Fälle mit je einem Punkt, die Höchstpunktzahl liegt nach dieser Annahme bei 7 × 3 + 5 × 1 = 26 Punkten. Nach derselben Annahme besteht Anbieter A alle Muss-Fälle und drei Kann-Fälle und erreicht 21 + 3 = 24 Punkte oder 92,3 Prozent. Anbieter B besteht in der Annahme sechs Muss-Fälle und alle Kann-Fälle und erreicht 18 + 5 = 23 Punkte oder 88,5 Prozent.

Nach Punkten liegen beide Anbieter nah beieinander. Anbieter B scheidet dennoch aus, weil ein Muss-Fall gescheitert ist. Genau deshalb empfiehlt es sich, das Ausschlusskriterium getrennt von der Punktzahl zu führen: Eine hohe Summe kann eine Lücke in einem Ablauf verdecken, ohne den Ihr Büro nicht arbeiten kann. Teilweise bestandene Fälle erhalten im Beispiel keine Punkte, bis der Anbieter die Lösung mit denselben Daten nachweist.