FlowFact Kosten 2026: Preise, Abo-Modelle und Nebenkosten

Wie ist das FlowFact Preismodell grundsätzlich aufgebaut

CRM- und Vertriebssoftware für die Immobilienbranche wird in aller Regel als SaaS-Abonnement abgerechnet, also als monatlich oder jährlich wiederkehrende Gebühr statt als Einmalkauf. FlowFact folgt diesem Marktstandard: Die Basis ist eine Grundlizenz pro Nutzer oder pro Arbeitsplatz, auf die Zusatzmodule aufgesattelt werden können.

Typisch für solche Preismodelle ist eine Staffelung nach drei Dimensionen: Anzahl der Nutzer beziehungsweise Lizenzen, Funktionsumfang je Paketstufe (etwa Basis, Professional, Enterprise) und optionale Add-ons wie Schnittstellen zu Portalen, E-Signatur oder erweiterten Auswertungen. Je mehr dieser Dimensionen ein Anbieter kombiniert, desto wichtiger wird ein detailliertes Angebot statt einer pauschalen Preisangabe.

Zusätzlich spielt die Vertragslaufzeit eine Rolle. Viele Anbieter im Maklersoftware-Markt bieten reduzierte Monatspreise bei Jahresverträgen oder Mehrjahresbindung an, verlangen dafür aber häufig Vorauskasse oder Kündigungsfristen von mehreren Monaten. Wer die Kosten realistisch vergleichen will, sollte deshalb immer nach dem Preis pro Monat bei gleicher Laufzeit fragen, nicht nach isolierten Rabattaktionen.

Ein weiterer Baustein, der bei FlowFact wie bei vergleichbaren Systemen häufig separat ausgewiesen wird, ist die Einrichtungsgebühr für Ersteinrichtung, Datenimport und Nutzerschulung. Diese Kosten fallen einmalig an, sollten aber in der Gesamtkalkulation der ersten zwölf Monate nicht fehlen.

Da sich Preislisten von SaaS-Anbietern regelmäßig ändern, ist jede im Web kursierende Zahl mit Vorsicht zu behandeln, sofern sie nicht direkt von der Anbieter-Website oder aus einem aktuellen Angebot stammt. Für einen belastbaren Vergleich empfiehlt sich, mindestens zwei bis drei aktuelle Angebote parallel einzuholen.

• Grundlizenz pro Nutzer oder Arbeitsplatz als Basis der Kalkulation
• Paketstufen mit unterschiedlichem Funktionsumfang (z. B. Basis vs. erweiterte Auswertungen)
• Optionale Module wie Portalanbindung, E-Signatur oder API-Zugänge
• Vertragslaufzeit als Preistreiber oder Preisbremse je nach Bindung
• Einmalige Einrichtungs- und Schulungskosten getrennt von der laufenden Gebühr

Die einzelnen Kostenbausteine im Detail

Um FlowFact Preise realistisch einzuschätzen, lohnt sich eine Aufschlüsselung nach Kostenarten statt nach einer einzigen Monatssumme. Die laufende Lizenzgebühr bildet den größten, aber nicht den einzigen Posten.

Zur laufenden Gebühr kommen häufig nutzungsabhängige Kosten hinzu, etwa für zusätzliche Speicherplätze bei Dokumenten, für Versand von E-Signatur-Vorgängen oder für die Anbindung zusätzlicher Immobilienportale. Solche Positionen werden in Angeboten manchmal erst auf Nachfrage transparent, weshalb eine explizite Abfrage sinnvoll ist.

Support und Service-Level sind ein weiterer Kostenfaktor: Basis-Support ist meist im Abo enthalten, ein bevorzugter oder telefonischer Premium-Support wird bei vielen SaaS-Anbietern als separates Paket berechnet. Wer im Tagesgeschäft auf schnelle Reaktionszeiten angewiesen ist, sollte diesen Punkt in die Kalkulation einbeziehen.

Nicht zu unterschätzen sind interne Kosten: Zeitaufwand für Einführung, Datenmigration aus dem bisherigen System und Schulung der Mitarbeitenden binden Arbeitszeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Diese Kosten tauchen in keiner Preisliste auf, sind aber real und sollten bei der Wahl des Einführungszeitpunkts berücksichtigt werden.

Am Ende der Vertragslaufzeit können außerdem Exit-Kosten anfallen, etwa für den Export historischer Daten oder für eine verlängerte Übergangsphase, wenn ein Wechsel zu einem anderen System anstehen sollte. Diese Position wird bei Vertragsabschluss selten thematisiert, gehört aber in eine vollständige Kostenbetrachtung.

1. 1Laufende Lizenzgebühr pro Nutzer und Monat
2. 2Nutzungsabhängige Zusatzkosten (Speicher, E-Signatur-Volumen, Portalanbindungen)
3. 3Support- und Service-Level-Pakete oberhalb des Basis-Supports
4. 4Interne Einführungskosten: Zeitaufwand für Migration und Schulung
5. 5Mögliche Exit- oder Datenexportkosten am Vertragsende

Was die Propstack-Zugehörigkeit für die Preisstruktur bedeutet

FlowFact gehört inzwischen zur Propstack-Gruppe. Für Bestandskunden und Interessenten ist relevant, dass sich in solchen Konstellationen mittelfristig Produktportfolio, Paketzuschnitte und teils auch Preislogiken verändern können, auch wenn die Marke zunächst eigenständig weitergeführt wird.

In der Praxis bedeutet das: Ein vor der Übernahme eingeholtes Angebot muss nicht mehr aktuell sein. Wer aktuell über FlowFact Abo Kosten verhandelt, sollte explizit nachfragen, ob sich Konditionen, Mindestvertragslaufzeiten oder der Funktionsumfang einzelner Pakete seit der Integration in die Propstack-Gruppe verändert haben.

Für Bestandskunden kann relevant sein, ob Preiserhöhungen zum nächsten Vertragsjahr angekündigt wurden und ob es Migrationspfade zu anderen Produkten der Unternehmensgruppe gibt. Solche Informationen sind ausschließlich über den direkten Kundenkontakt oder das Kundenportal des Anbieters verlässlich zu erhalten.

Wer sich aktuell zwischen mehreren Maklersoftware-Anbietern entscheidet, sollte diese Unsicherheit als eigenständigen Bewertungsfaktor einpreisen: Ein Anbieter in einer laufenden Konsolidierungsphase kann stabile Konditionen bieten, aber auch kurzfristige Anpassungen vornehmen. Eine klare Fixierung der Konditionen im Vertrag, etwa über eine Preisgarantie für die erste Laufzeit, reduziert dieses Risiko.

Beispielrechnung: Kosten für ein kleines Maklerteam

Um die Kostenlogik greifbar zu machen, folgt ein durchgerechnetes Beispiel mit klar benannten Annahmen. Die tatsächlichen FlowFact Preise können davon abweichen, die Rechenstruktur lässt sich aber auf ein reales Angebot übertragen.

Annahme: Ein Maklerbüro mit fünf Nutzern benötigt ein CRM-Paket der mittleren Preisstufe. Angenommen wird eine Lizenzgebühr von 60 Euro pro Nutzer und Monat, zuzüglich einer einmaligen Einrichtungspauschale von 800 Euro und einem optionalen Modul für Portalanbindung von 50 Euro pro Monat für das gesamte Team.

Damit ergeben sich monatliche Kosten von 5 mal 60 Euro plus 50 Euro, also 350 Euro pro Monat. Auf zwölf Monate gerechnet sind das 4.200 Euro, zuzüglich der einmaligen 800 Euro Einrichtung im ersten Jahr, insgesamt also 5.000 Euro im ersten Vertragsjahr.

Ab dem zweiten Jahr entfällt die Einrichtungspauschale, sodass die laufenden Kosten auf 4.200 Euro pro Jahr sinken, sofern keine Preisanpassung erfolgt. Bei fünf Nutzern entspricht das rund 840 Euro pro Nutzer und Jahr beziehungsweise 70 Euro pro Nutzer und Monat im Durchschnitt über die Laufzeit gerechnet.

Dieses Rechenmodell zeigt, wie stark die Einrichtungskosten die Kalkulation im ersten Jahr verzerren können. Wer nur die Monatsgebühr vergleicht, ohne die einmaligen Kosten einzupreisen, unterschätzt die tatsächliche Belastung im ersten Vertragsjahr um teils 15 bis 20 Prozent.

Beispielrechnung: Kosten für einen Bauträger mit Vertriebspartnern

Bauträger und Projektvertriebe haben andere Anforderungen als klassische Bestandsmakler: Sie benötigen Projekt- und Einheitenverwaltung, Reservierungslogik und häufig eine Steuerung mehrerer externer Vertriebspartner mit eigener Provisionsabrechnung. Das treibt die Kalkulation in eine andere Größenordnung.

Annahme: Ein Bauträger vertreibt drei laufende Projekte mit insgesamt 120 Einheiten über ein internes Vertriebsteam von vier Personen sowie zehn externe Vertriebspartner mit eingeschränktem Systemzugang. Angenommen wird eine Grundlizenz von 80 Euro pro internem Nutzer und Monat sowie 25 Euro pro externem Partnerzugang und Monat, zuzüglich eines Projektmoduls für Einheitenverwaltung von 300 Euro pro Monat.

Die monatliche Rechnung lautet dann: 4 mal 80 Euro (320 Euro) plus 10 mal 25 Euro (250 Euro) plus 300 Euro Projektmodul, insgesamt 870 Euro pro Monat. Auf ein Jahr gerechnet sind das 10.440 Euro, zuzüglich einer angenommenen Einrichtungspauschale für Datenmigration und Projektaufsetzung von 2.500 Euro im ersten Jahr.

Damit liegt die Gesamtbelastung im ersten Jahr bei rund 12.940 Euro für die Verwaltung von drei Projekten mit 120 Einheiten. Bezogen auf die Einheit entspricht das rund 108 Euro Softwarekosten pro Einheit über den gesamten Vertriebszeitraum, ein Wert, der bei der Kalkulation der Vertriebskosten pro verkaufter Einheit gegen die erzielte Provision gestellt werden sollte.

Wichtig ist die Übertragbarkeit auf reale Angebote: Bauträger sollten explizit klären, ob externe Vertriebspartner überhaupt als reduzierte Zugänge abrechenbar sind oder ob volle Lizenzen erforderlich werden, da dies den größten Hebel in der Kalkulation darstellt.

Kostenfaktoren im Überblick: Worauf Sie bei einem Angebot achten sollten

Die folgende Übersicht fasst zentrale Kostenfaktoren zusammen, die bei einem Angebotsvergleich für FlowFact oder vergleichbare Vertriebssoftware systematisch abgefragt werden sollten. Sie ersetzt keine Preisliste, sondern liefert eine Checkliste für das Angebotsgespräch.

Nutzen Sie diese Struktur, um mehrere Angebote nebeneinander zu legen und Lücken sichtbar zu machen. Häufig zeigt sich erst im direkten Vergleich, welche Position in einem Angebot fehlt oder unklar formuliert ist.

Besonders bei der Zeile zu externen Vertriebspartnern lohnt eine genaue Nachfrage, da hier die größten Kostenunterschiede zwischen Anbietern und Paketstufen entstehen können.

Versteckte Nebenkosten, die häufig übersehen werden

Neben den offensichtlichen Lizenzkosten gibt es eine Reihe von Positionen, die in Angeboten oft nur am Rande erwähnt werden, sich über die Vertragslaufzeit aber deutlich summieren können. Diese Positionen verdienen eine explizite Nachfrage vor der Unterschrift.

Ein häufiger Punkt ist die Anzahl inkludierter E-Signatur-Vorgänge pro Monat. Wird dieses Kontingent überschritten, fallen zusätzliche Gebühren pro Vorgang an, was bei einem aktiven Vertriebsvolumen mit vielen Reservierungen und Verträgen schnell relevant wird.

Ein weiterer Punkt ist die Speicherbegrenzung für Dokumente und Datenräume. Wer viele hochauflösende Grundrisse, Baupläne oder Exposé-Vorlagen hinterlegt, sollte die inkludierte Speicherkapazität mit dem tatsächlichen Bedarf abgleichen, bevor zusätzliche Speichergebühren überraschen.

Auch Schulungskosten für neue Mitarbeitende nach der initialen Einführung werden häufig übersehen. Während die erste Schulung meist im Einführungspaket enthalten ist, kostet die Einarbeitung später hinzukommender Teammitglieder oft extra, entweder als Einzelschulung oder als Zugang zu einem Schulungsportal.

Schließlich lohnt ein Blick auf API-Zugänge und Integrationskosten, etwa für die Anbindung an Buchhaltungssoftware oder externe Reporting-Tools. Diese Schnittstellen sind bei manchen Anbietern im Grundpreis enthalten, bei anderen nur in höheren Paketstufen verfügbar oder werden separat berechnet.

Wie Sie Kosten und Nutzen sinnvoll gegeneinander abwägen

Eine reine Kostenbetrachtung greift zu kurz, wenn der tatsächliche Nutzen einer Vertriebssoftware nicht mit einbezogen wird. Der entscheidende Bezugspunkt ist nicht der absolute Preis, sondern die Kosten im Verhältnis zu eingesparter Arbeitszeit und zusätzlich generiertem Vertriebsergebnis.

Ein praktikabler Ansatz ist die Berechnung der Kosten pro abgeschlossenem Vorgang. Annahme: Ein Vertriebsteam schließt über die Software 40 Reservierungen pro Jahr ab, die Softwarekosten liegen bei 4.200 Euro pro Jahr. Das entspricht 105 Euro Softwarekosten pro Reservierung, ein Wert, der gegen die Provision pro Abschluss gestellt werden kann.

Ergänzend lohnt eine Zeitersparnisrechnung: Wenn die Provisionsabrechnung durch Automatisierung von acht auf zwei Stunden pro Monat sinkt, ergibt das bei einem angenommenen internen Stundensatz von 35 Euro eine Einsparung von 210 Euro pro Monat allein durch diese eine Funktion. Solche Rechnungen lassen sich für Reporting, Dokumentenmanagement und CRM-Pflege analog aufstellen.

Wichtig ist, diese Nutzenrechnung nicht pauschal, sondern anhand der eigenen Prozesse durchzuführen. Ein Team, das bereits schlanke Abläufe hat, wird geringere Einsparungen realisieren als ein Team, das aktuell noch mit Tabellen und E-Mail-Verteilern arbeitet.

Am Ende sollte die Entscheidung nicht an einer einzelnen Kennzahl hängen, sondern an einer Gesamtbetrachtung aus Lizenzkosten, Einführungsaufwand, erwarteter Zeitersparnis und der Frage, ob der Funktionsumfang tatsächlich zum eigenen Geschäftsmodell passt, etwa Bauträgervertrieb versus klassischer Maklerbestand.

Typische Kostenspannen im Markt einordnen

Ohne konkrete Anbieterpreise zu nennen, lässt sich die grobe Marktstruktur für Vertriebssoftware in der Immobilienbranche beschreiben. Einsteiger-Pakete für Einzelmakler oder sehr kleine Teams bewegen sich meist in einem niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Nutzer und Monat.

Mittlere Paketstufen mit erweiterten CRM-Funktionen, Portalanbindung und Basis-Reporting liegen üblicherweise im mittleren bis oberen zweistelligen beziehungsweise niedrigen dreistelligen Eurobereich pro Nutzer und Monat, abhängig von Anbieter und Funktionsumfang.

Enterprise-Lösungen für Bauträger mit Projekt- und Einheitenverwaltung, Vertriebspartnersteuerung und individueller Provisionslogik werden häufig nicht mehr nach reinem Pro-Kopf-Modell, sondern nach Projektvolumen, Einheitenzahl oder individuell verhandeltem Gesamtpaket kalkuliert.

Diese Einordnung dient ausschließlich der groben Orientierung zur Plausibilitätsprüfung eines Angebots. Sie ersetzt nicht das konkrete, aktuelle Angebot des jeweiligen Anbieters und sollte nicht als verbindliche Preisangabe missverstanden werden.

Checkliste für die Angebotsanfrage bei FlowFact

Damit ein Angebot vollständig vergleichbar ist, sollten Sie vor dem Erstgespräch eine feste Liste an Fragen vorbereiten. Das verhindert, dass wichtige Kostenpositionen erst nach Vertragsschluss auffallen.

Die folgende Liste eignet sich sowohl für ein Gespräch mit FlowFact direkt als auch für den parallelen Vergleich mit anderen Anbietern aus dem Bereich Makler- und Bauträgersoftware.

Notieren Sie sich zu jedem Punkt die konkrete Antwort schriftlich, idealerweise als Anhang zum Angebot, damit spätere Abweichungen nachvollziehbar bleiben.

1. 1Wie hoch ist die Grundlizenz pro Nutzer und Monat in der für uns relevanten Paketstufe
2. 2Welche Funktionen sind in dieser Paketstufe bereits enthalten, welche kosten extra
3. 3Wie werden externe Vertriebspartner mit eingeschränktem Zugang abgerechnet
4. 4Welche Mengenkontingente gelten für E-Signatur, Speicherplatz und API-Aufrufe
5. 5Wie hoch ist die einmalige Einrichtungsgebühr und was ist darin enthalten
6. 6Welche Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist gelten
7. 7Gibt es eine Preisgarantie für die erste Vertragslaufzeit oder automatische Anpassungsklauseln
8. 8Wie erfolgt der Datenexport bei Vertragsende und fallen dafür Kosten an

Wie Sie FlowFact mit Alternativen strukturiert vergleichen

Ein Kostenvergleich zwischen FlowFact und anderen Anbietern für Maklersoftware oder Bauträger-Vertriebssoftware sollte nicht bei der Monatsgebühr enden, sondern die Funktionslogik der jeweiligen Anbieter berücksichtigen, insbesondere wenn Ihr Geschäftsmodell über klassischen Bestandsvertrieb hinausgeht.

Für Bauträger und Vertriebsorganisationen mit mehreren Vertriebspartnern ist relevant, ob eine Lösung nativ auf Projekt- und Einheitenverwaltung mit Reservierungslogik ausgelegt ist oder ob solche Funktionen nachträglich als Zusatzmodul in ein klassisches Makler-CRM eingebaut wurden. Das beeinflusst nicht nur die Kosten, sondern auch die praktische Handhabung im Tagesgeschäft.

Ein weiterer struktureller Vergleichspunkt ist die Provisionsabrechnung für mehrstufige Vertriebsstrukturen, etwa bei Innen- und Außendienst oder bei Tippgebern und Vertriebspartnern. Systeme, die diese Logik von Grund auf mitdenken, sparen im laufenden Betrieb häufig mehr Zeit als ein niedrigerer Basispreis auf dem Papier ausgleichen kann.

Erstellen Sie deshalb vor jedem Anbietervergleich eine kurze, unternehmensspezifische Anforderungsliste mit den fünf bis acht wichtigsten Funktionen und bewerten Sie jedes Angebot danach, statt sich allein an der Monatsgebühr zu orientieren.

Rechtliche und vertragliche Aspekte bei der Softwareauswahl

Neben den reinen Kostenfragen sind bei der Auswahl einer Vertriebssoftware auch vertragliche und regulatorische Aspekte relevant, die indirekt Kosten verursachen können, etwa durch Nachbesserungsaufwand oder Haftungsrisiken.

Für den Umgang mit personenbezogenen Kundendaten gilt unabhängig vom gewählten CRM-System die Datenschutz-Grundverordnung. Prüfen Sie, ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet und wo die Server-Standorte liegen, da dies Einfluss auf die Compliance-Bewertung hat.

Für Makler mit Erlaubnispflicht nach der Gewerbeordnung sowie für die Dokumentationspflichten aus dem Geldwäschegesetz kann relevant sein, ob die Software eine strukturierte Ablage von Identifikationsnachweisen und Prüfvermerken unterstützt. Das ersetzt keine Rechtsberatung, ist aber ein praktischer Bewertungspunkt bei der Funktionsauswahl.

Auch die Makler- und Bauträgerverordnung mit ihren Vorgaben zu Vermögensverwaltung und Abwicklung von Kundengeldern kann indirekt Anforderungen an die Dokumentation im Vertriebsprozess stellen. Für die konkrete rechtliche Einordnung im Einzelfall ist stets die Primärquelle oder eine rechtliche Beratung maßgeblich, nicht die Software selbst.

Entscheidungshilfe: So gehen Sie die Kostenfrage strukturiert an

Die FlowFact Kosten lassen sich seriös nur über ein konkretes, aktuelles Angebot ermitteln, das Ihre Nutzerzahl, benötigten Module und Vertragslaufzeit berücksichtigt. Pauschale Zahlen aus dem Netz sind bestenfalls eine grobe Orientierung.

Nutzen Sie die in diesem Artikel skizzierte Struktur, um jedes Angebot in seine Bestandteile zu zerlegen: Grundlizenz, Paketstufe, externe Zugänge, Nebenkosten, Einrichtung und Vertragslaufzeit. Erst diese Aufschlüsselung macht einen Vergleich zwischen verschiedenen Anbietern belastbar.

Ergänzen Sie die reine Kostenbetrachtung immer um eine Nutzenrechnung anhand Ihrer eigenen Prozesse, etwa Kosten pro Abschluss oder eingesparte Arbeitszeit bei der Provisionsabrechnung. So vermeiden Sie eine Entscheidung, die zwar den niedrigsten Preis, aber nicht den besten Gesamtwert für Ihr Unternehmen liefert.