MaBV im Vertriebsprozess absichern: Fristen und Zahlungsplan

MaBV im Vertriebsprozess absichern: die vier Pflichtenblöcke

Die Makler- und Bauträgerverordnung ist die Ausführungsverordnung zu § 34c GewO. Erlaubnispflichtig ist die Tätigkeit nach § 34c Abs. 1 GewO, die inhaltlichen Pflichten beruhen auf der Ermächtigung in § 34c Abs. 3 GewO. Für den Vertrieb sind vier Blöcke entscheidend: die Sicherung fremder Vermögenswerte nach § 2 MaBV, die Voraussetzungen und die Höhe der Entgegennahme nach § 3 MaBV, die getrennte Aufzeichnung nach § 10 MaBV und die Jahresprüfung nach § 16 MaBV.

Diese Pflichten wirken dort, wo der Vertrieb arbeitet. Die Reihenfolge von Reservierung, Beurkundung, Vormerkung und erster Rechnung entsteht im Vertriebsprozess, nicht in der Finanzabteilung. Wer den Ratenabruf erst im Monatsabschluss prüft, prüft zu spät: Bis dahin hat der Käufer eine Zahlungsaufforderung erhalten oder eine mündliche Zusage bekommen, die niemand sauber zurücknimmt. Die Prüfung gehört an den Statuswechsel der Einheit.

Ein Ausweg über Vertragsklauseln besteht nicht. Nach § 12 MaBV darf von den Vorschriften der Verordnung nicht zum Nachteil des Auftraggebers abgewichen werden. Eine Vereinbarung, die frühere oder höhere Zahlungen vorsieht als der Verordnungstext zulässt, hilft dem Bauträger deshalb nicht. Zuwiderhandlungen ordnet § 18 MaBV als Ordnungswidrigkeit ein; die Folgen für Erlaubnis und Zahlungsanspruch behandelt der verlinkte Beitrag zu den MaBV-Verstoß-Folgen im Detail.

• § 2 MaBV: Sicherheit für fremde Vermögenswerte, bevor Geld angenommen wird
• § 3 Abs. 1 MaBV: vier Bedingungen, die vor der ersten Rate erfüllt sein müssen
• § 3 Abs. 2 MaBV: Bauabschnitte, feste Anteile und die Grenze von sieben Teilbeträgen
• § 10 MaBV: Aufzeichnung je Auftraggeber, getrennt und nachvollziehbar
• § 16 MaBV: Prüfungsbericht für jedes Kalenderjahr und Vorlage bei der Behörde

Wann darf ein Bauträger Abschlagszahlungen entgegennehmen?

Erst wenn vier Bedingungen zugleich erfüllt sind: rechtswirksamer Vertrag samt erforderlicher Genehmigungen, eingetragene Eigentumsvormerkung, gesicherte Freistellung von vorrangigen Grundpfandrechten und erteilte Baugenehmigung. Die Aufzählung steht in § 3 Abs. 1 MaBV. Fehlt ein Punkt, darf keine Rate abgerufen werden, auch nicht anteilig.

Den Nachweis für die erste Bedingung liefert der Notar. Die Bestätigung, dass der Vertrag rechtswirksam ist und die erforderlichen Erklärungen und Genehmigungen vorliegen, ist ein datiertes Dokument mit Absender — genau die Form, die eine späte Prüfung verlangt. Legen Sie diese Bestätigung als Pflichtnachweis an der Einheit ab, nicht im Mailpostfach des Projektleiters. Solange sie fehlt, bleibt der Status für den Ratenabruf gesperrt.

Die zweite und dritte Bedingung stammen aus dem Grundbuch und von der finanzierenden Bank: die eingetragene Vormerkung nach § 3 Abs. 1 Nr. 2 MaBV und die gesicherte Freistellung vorrangiger Grundpfandrechte nach § 3 Abs. 1 Nr. 3 MaBV. Beide Nachweise haben ein Datum und einen Aussteller. Die vierte Bedingung ist die Baugenehmigung nach § 3 Abs. 1 Nr. 4 MaBV; greift ein Verfahren der Genehmigungsfreistellung, prüfen Sie die genaue Formulierung im Verordnungstext.

1. 1Rechtswirksamer Vertrag mit vorliegenden Genehmigungen, bestätigt durch den Notar (§ 3 Abs. 1 Nr. 1 MaBV)
2. 2Eigentumsvormerkung am Vertragsobjekt eingetragen (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 MaBV)
3. 3Freistellung von vorrangigen Grundpfandrechten gesichert (§ 3 Abs. 1 Nr. 3 MaBV)
4. 4Baugenehmigung erteilt oder Genehmigungsfreistellung eingetreten (§ 3 Abs. 1 Nr. 4 MaBV)

In der Software

Jeder Vorgang steht an seiner Stufe

Board, Tabelle und Zeitstrahl zeigen dieselben Deals — wer wo hängt, sieht man ohne Rückfrage.

Deal-Pipeline

Zahlungsplan prüfen: Wie viele Raten erlaubt § 3 Abs. 2 MaBV?

Höchstens sieben Teilbeträge. § 3 Abs. 2 MaBV nennt dreizehn Bauabschnitte mit festen Anteilen, aus denen der Vertrag bis zu sieben Raten bündeln darf. Der erste Anteil knüpft an den Beginn der Erdarbeiten an und bemisst sich an der Vertragssumme, alle weiteren Anteile beziehen sich auf die restliche Vertragssumme.

Die Bündelung ist der eigentliche Gestaltungsschritt. Annahme: Ein Kaufpreis von 420.000 Euro, der erste Teilbetrag beträgt 30 Prozent der Vertragssumme, also 126.000 Euro. Die restliche Vertragssumme von 294.000 Euro ist die Bezugsgröße für alle weiteren Anteile. Fasst der Vertrag Rohbaufertigstellung mit 40 Prozent und Dachflächen mit 8 Prozent zu einer Rate zusammen, ergibt das 48 Prozent von 294.000 Euro und damit 141.120 Euro. Die Anteile der Restsumme summieren sich auf 100 Prozent.

Zwei Anschlüsse sind wichtig. Zivilrechtlich verweist § 650v BGB für den Bauträgervertrag auf Abschlagszahlungen, die nach einer Verordnung auf Grundlage von Art. 244 EGBGB vereinbart sind — der Ratenplan der Verordnung ist also auch die Grenze der vertraglichen Vereinbarung. Und § 7 Abs. 1 MaBV erlaubt eine Abweichung, wenn der Bauträger für alle Ansprüche des Auftraggebers auf Rückgewähr eine Sicherheit stellt. Welches Modell gilt, entscheidet sich vor dem Vertriebsstart.

MaBV Fristen im CRM: Welche Termine gehören ins System?

Drei Gruppen: die Bedingungen des § 3 Abs. 1 MaBV mit ihrem Eintrittsdatum, die Baufortschritts-Meilensteine als Auslöser der einzelnen Raten und die wiederkehrenden Pflichten wie den Prüfungsbericht nach § 16 MaBV. Jeder Termin braucht ein Nachweisdokument, einen Verantwortlichen und einen Status. MaBV Fristen im CRM sind Datenfelder, keine Kalendereinträge.

Der Unterschied ist praktisch relevant. Ein Kalendereintrag erinnert eine Person, ein Datenfeld verändert den Zustand eines Vorgangs. Liegt das Eintrittsdatum der Vormerkung als Feld an der Einheit, kann das System die Rechnungsstellung sperren, solange das Feld leer ist. Liegt dasselbe Datum in einer Tabelle auf einem Laufwerk, entscheidet der Zufall, ob jemand nachsieht. Prüfpunkte, die nur aus Disziplin bestehen, fallen unter Termindruck zuerst weg.

Für die Erinnerungslogik empfiehlt sich ein Vorlauf, der zur Beschaffungsdauer des Nachweises passt: Für eine Grundbuchbestätigung ist ein Vorlauf von zehn Arbeitstagen sinnvoll, für die Fortschrittsmeldung der Bauleitung genügt eine Wiedervorlage am Meilenstein selbst. Sinnvoll ist außerdem eine Eskalationsstufe: Bleibt ein Nachweis über die gesetzte Frist hinaus offen, wandert die Einheit in eine eigene Liste, die die Projektleitung wöchentlich durchgeht.

• Eintrittsdatum je Bedingung des § 3 Abs. 1 MaBV, geführt je Einheit statt je Projekt
• Meilenstein je Rate mit Soll-Datum und Ist-Datum aus der Bauleitung
• Nachweisdokument verknüpft, mit Ausstellungsdatum und Aussteller
• Harte Sperre: keine Rechnung, solange der Nachweissatz unvollständig ist
• Wiedervorlage für Aufzeichnungen nach § 10 MaBV und den Prüfungsbericht nach § 16 MaBV

Die Freigabekette: Wer gibt eine Rate frei?

Drei Rollen in fester Reihenfolge: Die Bauleitung meldet den erreichten Bauabschnitt mit Nachweis, die Projektsteuerung oder der Vertrieb prüft den Bedingungssatz der einzelnen Einheit, die Buchhaltung stellt die Rechnung. Freigeben darf nur, wer den Nachweis nicht selbst erstellt hat. Ohne diese Trennung fehlt der Prüfung das Vier-Augen-Prinzip.

Die Trennung gehört ins Berechtigungsmodell, nicht in eine Arbeitsanweisung. Wer Fortschrittsmeldungen erfassen darf, sollte keine Rechnungsfreigabe besitzen, und umgekehrt. In einem System mit Rollenrechten ist das eine Einstellung; in einer Tabelle ist es eine Bitte. Ergänzend hilft ein Protokoll, das jeden Statuswechsel mit Benutzer, Zeitstempel und verknüpftem Dokument festhält — dieselbe Logik, die ein saubereres Reservierungslog für die Vorvertragsphase liefert.

Sonderfälle brauchen eine ausdrückliche Regel. Ist ein Bauabschnitt nur für einen Teil der Einheiten erreicht, wird der Meilenstein je Einheit gesetzt, nicht je Haus. Bei Bauverzug bleibt die Rate offen, statt sie vorzuziehen. Und wenn eine Einheit nach Grundrissänderung neu zugeschnitten wird, erbt der neue Datensatz keine Nachweise: Der Bedingungssatz beginnt von vorn, weil sich das Vertragsobjekt geändert hat.

1. 1Bauleitung meldet Bauabschnitt und lädt den Nachweis hoch
2. 2System prüft den Bedingungssatz nach § 3 Abs. 1 MaBV je Einheit
3. 3Projektsteuerung gibt die Rate frei oder vermerkt den Sperrgrund
4. 4Buchhaltung erstellt die Rechnung mit Verweis auf Bauabschnitt und Nachweis-ID
5. 5Zahlungseingang und Freigabe werden in der Akte der Einheit zusammengeführt

Modellrechnung: 24 Einheiten durch den Prüfablauf

Annahme: Ein Projekt mit 24 Einheiten, einheitlicher Kaufpreis von 400.000 Euro, Gesamtvolumen 9.600.000 Euro. Der Vertrag bündelt die Bauabschnitte zu fünf Raten, die erste entspricht dem Anteil von 30 Prozent nach § 3 Abs. 2 MaBV, also 120.000 Euro je Einheit. Wären alle Einheiten abrufbar, ergäbe die erste Rate 2.880.000 Euro. Diese Zahl steht in jedem Liquiditätsplan — und ist im ersten Anlauf regelmäßig falsch.

Annahme für den Stichtag: 18 Einheiten sind beurkundet, für 15 davon ist die Vormerkung eingetragen, die Freistellungserklärung der Bank deckt alle 18 ab, die Baugenehmigung liegt vor. Abrufbar sind damit 15 Einheiten, also 15 mal 120.000 Euro und somit 1.800.000 Euro. Drei beurkundete Einheiten mit zusammen 360.000 Euro bleiben gesperrt, bis die Vormerkung eingetragen ist. Die Differenz zum Plan beträgt 1.080.000 Euro, davon 720.000 Euro aus sechs noch nicht beurkundeten Einheiten.

Der Wert dieser Rechnung liegt nicht in der Summe, sondern in der Zuordnung. Eine Liste mit Sperrgrund je Einheit beantwortet drei Fragen in einem Satz: Was ist abrufbar, was fehlt konkret, und wer beschafft es. Ohne diese Zuordnung entsteht der Sammelrechnungslauf über alle beurkundeten Einheiten — und damit genau der Fall, den § 3 Abs. 1 MaBV ausschließt. Abschlagszahlungen Bauträger-seitig abzurufen, ist ein Vorgang mit vier Vorbedingungen und einem Nachweis je Rate.

Welche Nachweise muss der Vertrieb dokumentieren?

Je Einheit die Notarbestätigung zur Rechtswirksamkeit, den Nachweis der eingetragenen Vormerkung, die Freistellungserklärung der finanzierenden Bank, die Baugenehmigung und je Rate die Fortschrittsmeldung. Die Aufzeichnung erfolgt getrennt für jeden Auftraggeber nach § 10 MaBV; Umfang und Dauer der Aufbewahrung richten sich nach § 14 MaBV.

Ein brauchbarer Nachweis hat vier Eigenschaften: ein Ausstellungsdatum, einen benennbaren Aussteller, einen eindeutigen Bezug zur Einheit und eine Ablage, die nachträgliche Änderungen sichtbar macht. Ein Foto ohne Datum, eine Weiterleitung ohne Anhang oder eine Datei mit dem Namen Scan_final_2 erfüllen das nicht. Die Versionierung im Datenraum ist deshalb kein Komfortthema, sondern der Unterschied zwischen einem Nachweis und einer Behauptung.

Denken Sie die Übergabe an den Prüfer mit. Gefragt wird nicht nach einem Ordner, sondern nach einzelnen Vorgängen: Zeigen Sie mir zu dieser Einheit den Bedingungssatz zum Datum des ersten Abrufs. Wenn Ihr System diese Sicht als Export liefert — Einheit, Rate, Datum, Nachweis, freigebende Person —, ist die Prüfung eine Stunde Arbeit. Wenn dieselbe Auskunft aus fünf Quellen zusammengesucht wird, ist sie eine Woche.

• Notarbestätigung zur Rechtswirksamkeit und zu den erforderlichen Genehmigungen
• Grundbuchnachweis der Eigentumsvormerkung mit Eintragungsdatum
• Freistellungserklärung der finanzierenden Bank, zugeordnet zum Vertragsobjekt
• Baugenehmigung oder Nachweis der eingetretenen Genehmigungsfreistellung
• Fortschrittsmeldung je Bauabschnitt mit Aussteller, Datum und Bezug zur Einheit

Bauträger, Makler und Vertriebspartner: wen trifft welche Pflicht?

Die Pflichten des § 3 MaBV treffen den Gewerbetreibenden, der Vermögenswerte des Auftraggebers entgegennimmt oder sich zu deren Verwendung ermächtigen lässt — beim Bauträgervertrag also den Bauträger. Der vermittelnde Vertriebspartner nimmt kein Kaufpreisgeld an, verantwortet aber seine Aussagen im Verkaufsgespräch und die Weitergabe des richtigen Zahlungsplans.

Praktisch entstehen die Fehler genau dort. Ein Partner erklärt im Gespräch einen vereinfachten Ratenplan aus einer alten Präsentation, ein anderer nennt einen Zahlungstermin, der vom Bedingungssatz der Einheit abweicht. Beides wird später zur Erwartung des Käufers und zum Konflikt im Zahlungslauf. Die Gegenmaßnahme ist organisatorisch: Nur freigegebene Unterlagenstände sind im Partnerbereich sichtbar, ältere Fassungen verschwinden aus dem Zugriff.

Unabhängig davon prüfen Sie die gewerberechtliche Seite Ihrer Partner. Wer Verträge über Kaufobjekte vermittelt, benötigt die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO; der Nachweis gehört mit Ausstellungsdatum und Gültigkeit ins Partnerprofil, nicht in einen Mailverlauf. Fällt ein Nachweis aus, ist die Konsequenz dieselbe wie bei einer fehlenden Bedingung im Ratenabruf: Der Zugang bleibt gesperrt, bis das Dokument vorliegt.

Vom Ordner zum Prüfpfad: die Verordnung im CRM abbilden

Die Umsetzung braucht keine Sonderlösung, sondern vier Bausteine am Datensatz der Einheit: Bedingungsfelder, Meilensteine, verknüpfte Nachweise und Rollenrechte für die Freigabe. Den Zahlungsplan prüfen Sie damit zweimal — einmal im Vertragsentwurf gegen den Verordnungstext und einmal bei jedem Abruf gegen den tatsächlichen Bauzustand. Der zweite Prüfschritt ist der, den Papierprozesse regelmäßig auslassen.

Wichtig ist die Granularität. Bedingungen und Meilensteine hängen an der Einheit, nicht am Projekt, weil Beurkundung und Vormerkung je Käufer zu unterschiedlichen Zeitpunkten eintreten. Der Bauabschnitt ist zwar ein Projektereignis, seine Freigabewirkung aber eine Eigenschaft jeder einzelnen Einheit. Wer diese Ebenen mischt, erzeugt entweder falsche Sperren für fertige Einheiten oder falsche Freigaben für unvollständige Vorgänge.

Am Ende steht eine Auswertung, die sich ohne Nacharbeit lesen lässt: offene Raten je Einheit, Sperrgründe nach Häufigkeit, Liegezeit zwischen Meilenstein und Rechnungsstellung. Diese drei Zahlen verbinden das Thema mit der Liquiditätsplanung, ohne die Prüfpunkte zu verwässern. Sie zeigen auch, ob eine Verzögerung aus dem Bau oder aus der eigenen Nachweisverwaltung stammt.

1. 1Bedingungsfelder nach § 3 Abs. 1 MaBV je Einheit anlegen, mit Datum und Nachweis
2. 2Ratenplan aus dem Kaufvertrag als Meilensteinliste hinterlegen, höchstens sieben Raten
3. 3Fortschrittsmeldungen der Bauleitung als einzige Quelle für Ist-Daten festlegen
4. 4Rechnungsstellung technisch sperren, solange ein Nachweis fehlt
5. 5Rollenrechte trennen: Erfassen, Freigeben und Fakturieren in drei Händen
6. 6Export für die Prüfung einrichten: Einheit, Rate, Datum, Nachweis, Freigeber

Wie bereiten Sie die Jahresprüfung nach § 16 MaBV vor?

Laufend statt im Dezember. § 16 Abs. 1 MaBV verlangt, die Einhaltung der Verordnung für jedes Kalenderjahr auf eigene Kosten durch einen geeigneten Prüfer prüfen zu lassen und den Bericht bis zum 31. Dezember des folgenden Jahres vorzulegen. Wer Nachweise ganzjährig je Einheit führt, liefert dafür einen Export statt einer Rekonstruktion.

Legen Sie einen festen Quartalsrhythmus fest: Stichprobe aus abgerufenen Raten ziehen, Bedingungssatz zum Abrufdatum prüfen, Lücken als Aufgabe mit Verantwortlichem anlegen. Sinnvoll ist eine Stichprobe von zehn Vorgängen je Quartal und Projekt — genug, um systematische Fehler zu erkennen, klein genug, um sie in einer Sitzung durchzugehen. Wiederkehrende Lücken deuten auf einen Prozessfehler, nicht auf Unachtsamkeit einzelner Personen.

Klären Sie früh, in welcher Form der Prüfer Unterlagen erwartet, und stimmen Sie den Export darauf ab. Zu jedem Vorgang gehören die Vertragsdaten, der Ratenplan, die Abrufhistorie mit Beträgen und Daten sowie die verknüpften Nachweise. Wer als geeigneter Prüfer beauftragt werden kann, ergibt sich aus § 16 MaBV; prüfen Sie die aktuelle Fassung im Verordnungstext, bevor Sie einen Auftrag erteilen.

• Quartalsstichprobe mit Protokoll, Ergebnis und Nacharbeitsliste
• Abrufhistorie je Einheit mit Beträgen, Daten und Nachweis-Verweis
• Aufzeichnungen getrennt je Auftraggeber nach § 10 MaBV, exportfähig
• Terminfeld für die Vorlage des Prüfungsberichts mit Vorlauf für die Beauftragung