Propstack Kosten 2026: Preismodell, Pakete und Nebenkosten

Warum Propstack keine Listenpreise veröffentlicht

Im B2B-SaaS-Markt für CRM-Systeme ist es weit verbreitet, keine öffentlichen Preislisten zu führen, sobald die Zielgruppe aus Unternehmen mit unterschiedlicher Größe und Nutzungsintensität besteht. Ein Einzelmakler mit drei Nutzern hat andere Anforderungen als ein Bauträger mit fünfzig Vertriebspartnern und mehreren parallelen Projekten.

Anbieter wie Propstack begründen das intern meist damit, dass die Lizenzkosten von der Nutzerzahl, dem Funktionsumfang und individuellen Zusatzleistungen abhängen. Das ist nachvollziehbar, bedeutet aber auch, dass Interessenten erst nach einem Beratungsgespräch eine belastbare Zahl erhalten.

Für die eigene Budgetplanung heißt das: Sie sollten sich vor dem ersten Gespräch mit dem Anbieter über Ihre Nutzerzahl, die benötigten Module und Ihr Datenvolumen im Klaren sein. Nur so lässt sich ein Angebot später sinnvoll vergleichen und nachverhandeln.

Dieses Vorgehen ist bei vergleichbaren Anbietern wie onOffice oder FlowFact ähnlich. Ein direkter Preisvergleich zwischen mehreren Anbietern erfordert deshalb immer eine strukturierte Anfrage mit denselben Eckdaten, damit die Angebote überhaupt vergleichbar werden.

Die typischen Kostenbausteine im Überblick

Auch ohne öffentliche Preisliste lässt sich aus der Struktur vergleichbarer CRM-Angebote ableiten, aus welchen Bausteinen sich die Gesamtkosten in der Regel zusammensetzen. Diese Logik gilt branchenweit und hilft dabei, ein individuelles Angebot in seine Bestandteile zu zerlegen.

Der größte und wiederkehrende Posten ist die monatliche oder jährliche Lizenzgebühr pro Nutzer. Sie hängt meist von der Anzahl aktiver Zugänge ab, teilweise gestaffelt nach Nutzerrolle, etwa Vollzugriff versus Leserechte für Assistenzkräfte.

Hinzu kommen einmalige Kosten für Einrichtung, Datenmigration aus einem bestehenden System und Schulung der Mitarbeitenden. Diese Positionen werden in Erstangeboten häufig unterschätzt, obwohl sie bei einer Umstellung von einem Altsystem einen erheblichen Anteil der Erstinvestition ausmachen können.

Ergänzend fallen bei vielen Anbietern Kosten für Zusatzmodule an, etwa für erweiterte Reporting-Funktionen, Schnittstellen zu Portalen oder Buchhaltungssystemen sowie für E-Signatur-Funktionen. Diese werden oft separat lizenziert und nicht automatisch in der Basisgebühr mitgeliefert.

• Grundlizenz pro Nutzer, meist gestaffelt nach Nutzerzahl oder Paketgröße
• Einmalige Setup- und Onboarding-Gebühr
• Kosten für Datenmigration aus Altsystemen
• Schulungskosten für Team und Vertriebspartner
• Zusatzmodule wie Schnittstellen, E-Signatur oder erweitertes Reporting
• Support-Level, sofern Premium-Support separat berechnet wird

Das Preismodell: Wonach sich Propstack Preise vermutlich richten

Ein Preismodell im CRM-Bereich orientiert sich in der Regel an drei Stellschrauben: Nutzerzahl, Funktionsumfang und Vertragslaufzeit. Je mehr Nutzer ein Unternehmen anmeldet, desto eher lassen sich Staffelrabatte verhandeln, ähnlich wie bei anderen SaaS-Produkten im Maklerumfeld.

Der Funktionsumfang wirkt sich zweifach aus: Zum einen über den gewählten Grundtarif, zum anderen über optionale Module. Ein Bauträger, der Einheitenverwaltung, Reservierungsprozesse und Provisionsabrechnung für Vertriebspartner benötigt, bewegt sich in der Regel in einem höheren Preissegment als ein Einzelmakler, der nur Kontakte und Exposés verwalten will.

Die Vertragslaufzeit ist der dritte Hebel. Viele Anbieter gewähren einen Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung gegenüber monatlicher Abrechnung, verlangen im Gegenzug aber eine Mindestlaufzeit von zwölf oder vierundzwanzig Monaten. Das reduziert die Flexibilität, wenn sich Anforderungen ändern oder das Unternehmen wächst beziehungsweise schrumpft.

Da Propstack zur Scout24-Gruppe gehört, ist zusätzlich denkbar, dass Bündelangebote mit ImmoScout24-Leistungen wie Premium-Inseraten oder Lead-Produkten existieren. Ob und wie solche Bundles kalkuliert werden, ist öffentlich nicht dokumentiert und sollte im Beratungsgespräch explizit erfragt werden.

Rechenbeispiel: So schätzen Sie Ihre Jahreskosten ab

Um eine grobe Hausnummer für die Budgetplanung zu bekommen, hilft ein vereinfachtes Rechenmodell, das Sie mit den tatsächlichen Zahlen aus einem Angebot befüllen können. Wichtig ist, dass alle Annahmen transparent bleiben und Sie sie mit dem eigenen Angebot abgleichen.

Annahme: Ein Maklerbüro mit acht Nutzern kalkuliert eine monatliche Lizenzgebühr von 60 Euro pro Nutzer, was 480 Euro pro Monat beziehungsweise 5.760 Euro pro Jahr ergibt. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 1.500 Euro sowie ein Zusatzmodul für E-Signatur mit 100 Euro pro Monat, also 1.200 Euro pro Jahr.

Im ersten Jahr ergeben sich damit Gesamtkosten von 5.760 Euro plus 1.200 Euro plus 1.500 Euro, also 8.460 Euro. Ab dem zweiten Jahr entfällt die Einrichtungsgebühr, sodass die laufenden Kosten auf 6.960 Euro pro Jahr sinken, sofern keine weiteren Module hinzukommen und die Nutzerzahl konstant bleibt.

Dieses Modell lässt sich für jede Unternehmensgröße skalieren. Entscheidend ist, dass Sie bei einem Angebotsvergleich immer die Gesamtkosten über mindestens zwei Jahre gegenüberstellen, da einmalige Kosten im ersten Jahr das Bild sonst verzerren.

Kostenpositionen im Vergleich: Was Sie einplanen sollten

Die folgende Übersicht fasst zusammen, welche Kostenkategorien bei einer CRM-Einführung im Immobilienvertrieb typischerweise auftreten und wie sich diese zwischen einem kleinen Maklerbüro und einem Bauträger mit Vertriebspartnernetzwerk unterscheiden können. Die Werte sind keine Propstack-Preise, sondern eine Einordnungshilfe für die Angebotsprüfung.

Auffällig ist, dass mit steigender Organisationsgröße nicht nur die Lizenzkosten wachsen, sondern auch der Aufwand für Schulung, Rechte- und Rollenverwaltung sowie Schnittstellenintegration überproportional zunimmt. Das liegt daran, dass mehr Nutzergruppen unterschiedliche Berechtigungen benötigen und mehr Drittsysteme angebunden werden müssen.

Für Vertriebsorganisationen mit externen Partnern kommt zusätzlich der Aufwand für die Abbildung von Provisionsstrukturen hinzu, der in einem klassischen Makler-CRM oft nicht vorgesehen ist und gegebenenfalls über Zusatzmodule oder externe Tools gelöst werden muss.

Versteckte Kosten, die Angebote oft nicht ausweisen

Neben den offensichtlichen Positionen wie Lizenz und Setup gibt es eine Reihe von Kostenfaktoren, die in einem ersten Angebot häufig nicht oder nur unvollständig ausgewiesen werden. Diese sollten Sie aktiv erfragen, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben.

Ein häufiger Punkt ist die Kündigungsfrist in Kombination mit automatischer Vertragsverlängerung. Wird eine Kündigung nicht fristgerecht ausgesprochen, verlängert sich der Vertrag oft um ein weiteres Jahr, was bei unterschätzter Frist zu ungeplanten Folgekosten führt.

Ein zweiter Punkt betrifft Preisanpassungsklauseln. Viele SaaS-Verträge enthalten eine Klausel, nach der der Anbieter die Preise jährlich anpassen darf, häufig gekoppelt an einen Index oder eine feste Prozentgrenze. Diese Klausel sollte im Vertrag klar begrenzt sein.

Drittens ist der Datenexport im Kündigungsfall relevant. Manche Anbieter berechnen für den Export der eigenen Daten in einem strukturierten Format eine zusätzliche Gebühr oder liefern nur eingeschränkte Formate. Klären Sie das vor Vertragsabschluss, nicht erst bei der Kündigung.

1. 1Kündigungsfrist und automatische Verlängerung im Vertrag prüfen
2. 2Preisanpassungsklausel auf Obergrenze und Ankündigungsfrist prüfen
3. 3Bedingungen für Datenexport bei Vertragsende schriftlich klären
4. 4Kosten für zusätzliche Nutzer während der Vertragslaufzeit erfragen
5. 5Regelung für Support-Reaktionszeiten und ob Premium-Support extra kostet

Propstack Abo im Kontext: Wann sich ein Vergleich lohnt

Ein Propstack Abo ist für Makler und kleinere Vertriebsteams grundsätzlich eine von mehreren Optionen am Markt. Wer ausschließlich Kontaktverwaltung, Exposé-Erstellung und Portal-Anbindung benötigt, findet in klassischen Makler-CRM-Systemen ein passendes Werkzeug.

Anders sieht die Ausgangslage aus, wenn ein Unternehmen im Neubau- oder Kapitalanlagevertrieb aktiv ist und mehrere Projekte mit hunderten Einheiten, Vertriebspartnern und Provisionsstufen gleichzeitig steuern muss. Hier stößt ein allgemeines Makler-CRM häufig an funktionale Grenzen, etwa bei der Abbildung von Reservierungsketten oder mehrstufigen Provisionsmodellen.

In solchen Fällen lohnt sich ein Vergleich der Gesamtkosten inklusive der Kosten für Workarounds, etwa zusätzliche Excel-Tabellen, manuelle Provisionsberechnung oder separate Tools für die Einheitenverwaltung. Diese indirekten Kosten tauchen in keinem Angebot auf, wirken sich aber real auf den Zeitaufwand des Teams aus.

Eine spezialisierte Vertriebssoftware für Bauträger und Vertriebspartner kalkuliert diese Prozesse von Anfang an ein, was den direkten Lizenzpreis nicht zwingend günstiger macht, aber den Bedarf an Zusatzwerkzeugen reduziert.

Checkliste: So prüfen Sie ein Propstack-Angebot strukturiert

Bevor Sie ein Angebot annehmen, lohnt sich eine strukturierte Prüfung anhand einer festen Fragenliste. Das verhindert, dass wichtige Kostenpositionen erst nach Vertragsabschluss sichtbar werden.

Nutzen Sie die folgende Liste als Gesprächsleitfaden für das Beratungsgespräch und lassen Sie sich jede Antwort schriftlich bestätigen, nicht nur mündlich zusagen.

Ergänzend sollten Sie ein zweites Angebot eines Alternativanbieters einholen, selbst wenn Sie bereits zu Propstack tendieren. Erst im Vergleich wird sichtbar, welche Leistungen im jeweiligen Grundpreis enthalten sind und welche separat berechnet werden.

• Ist die Nutzerzahl im Angebot fix oder gestaffelt, und was kostet ein zusätzlicher Nutzer während der Laufzeit?
• Welche Module sind im Grundpreis enthalten, welche sind Zusatzoptionen?
• Wie hoch sind Einrichtung, Migration und Schulung als Einmalkosten?
• Welche Mindestvertragslaufzeit gilt, und wie lang ist die Kündigungsfrist?
• Gibt es eine Preisanpassungsklausel, und wie ist sie begrenzt?
• Was kostet der Datenexport bei Vertragsende, und in welchem Format erfolgt er?

Kostentreiber im Überblick: Welche Faktoren am stärksten wirken

Aus der allgemeinen Preislogik von SaaS-CRM-Systemen im Immobilienvertrieb lassen sich einige Faktoren identifizieren, die den größten Einfluss auf die Gesamtkosten haben. Diese Einschätzung basiert auf der Struktur vergleichbarer Angebote im Markt, nicht auf veröffentlichten Propstack-Zahlen.

Die Nutzerzahl bleibt der dominante Kostenfaktor, da die meisten Anbieter nutzerbasiert abrechnen. Ein Wachstum des Teams wirkt sich damit direkt und linear auf die Lizenzkosten aus, während Zusatzmodule oft pauschal pro Unternehmen berechnet werden.

Der zweitwichtigste Faktor ist der Funktionsumfang, insbesondere ob Projektvertrieb, Provisionsabrechnung und Partnerverwaltung Teil des Pakets sind. Diese Funktionen sind in reinen Makler-CRM-Systemen oft nicht oder nur eingeschränkt vorhanden und müssen separat gelöst werden.

Ein dritter Faktor ist die Vertragslaufzeit: Kurzlaufende Verträge sind flexibler, aber pro Monat teurer, während langlaufende Verträge Rabatte bieten, das Risiko bei falscher Anbieterwahl aber erhöhen.

Scout24-Zugehörigkeit: Auswirkung auf Preismodell und Bundles

Propstack gehört zur Scout24-Gruppe, zu der auch ImmoScout24 zählt. Diese Konzernzugehörigkeit kann sich auf das Preismodell auswirken, etwa durch mögliche Bündelangebote mit Portalprodukten oder Lead-Paketen. Öffentlich dokumentierte Details zu solchen Kombinationen liegen jedoch nicht vor.

Für die Kostenplanung bedeutet das, dass Sie im Beratungsgespräch gezielt nachfragen sollten, ob und wie eine Kombination aus CRM-Lizenz und Portalprodukten kalkuliert wird und ob sich daraus ein Vorteil gegenüber getrennten Verträgen ergibt.

Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob eine engere Verzahnung mit einem bestimmten Portal zu einer Abhängigkeit führt, die Ihre Verhandlungsposition bei künftigen Preisanpassungen schwächt. Eine unabhängige Vertriebssoftware ohne Portalbindung kann hier mehr Verhandlungsspielraum bieten.

Wer sich intensiver mit der Frage beschäftigen möchte, wie sich die Übernahme konkret auf Funktionen und Bestandskunden auswirkt, findet dazu vertiefende Einordnungen in separaten Fachartikeln zu Propstack und zur vergleichbaren Situation bei FlowFact.

Alternative Kostenlogik: Projektvertrieb statt reiner Kontaktverwaltung

Für Bauträger und Vertriebspartner, deren Kerngeschäft im Verkauf von Neubaueinheiten und Kapitalanlageimmobilien liegt, unterscheidet sich die relevante Kostenfrage von der eines klassischen Bestandsmaklers. Es geht nicht nur um die Verwaltung von Kontakten, sondern um die durchgängige Abbildung von Projekt, Einheit, Reservierung, Vertriebspartner und Provision in einem System.

Eine Software, die diesen Prozess von Anfang an abbildet, spart im Idealfall die Kosten für separate Excel-Kalkulationen, manuelle Provisionsabrechnung und Medienbrüche zwischen CRM und Buchhaltung. Diese Einsparung lässt sich in Arbeitszeit ausdrücken und der Lizenzgebühr gegenüberstellen.

Annahme: Ein Innendienstmitarbeiter benötigt für die manuelle Provisionsabrechnung von 15 Vertriebspartnern derzeit acht Stunden pro Monat bei einem internen Stundensatz von 35 Euro, das entspricht 280 Euro pro Monat beziehungsweise 3.360 Euro pro Jahr. Reduziert eine Software diesen Aufwand auf zwei Stunden pro Monat, sinken die Kosten auf 70 Euro pro Monat beziehungsweise 840 Euro pro Jahr, eine Einsparung von 2.520 Euro jährlich allein bei dieser einen Tätigkeit.

Solche Rechnungen sollten Sie parallel zur reinen Lizenzgebühr aufstellen, um die tatsächliche Wirtschaftlichkeit eines Systems zu bewerten, statt nur den monatlichen Abo-Preis zu vergleichen.

Vertragsrechtliche Aspekte, die die Kosten indirekt beeinflussen

Software-Verträge unterliegen in Deutschland allgemeinem Vertragsrecht, insbesondere den Regelungen zu Dienst- und Werkverträgen im Bürgerlichen Gesetzbuch. Klauseln zu Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung sind grundsätzlich frei verhandelbar, sofern sie nicht gegen zwingende Vorschriften zu allgemeinen Geschäftsbedingungen verstoßen.

Für Unternehmen, die mit Kundendaten arbeiten, ist zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung relevant, insbesondere im Hinblick auf Auftragsverarbeitungsverträge mit dem Software-Anbieter. Prüfen Sie, ob ein solcher Vertrag Bestandteil des Angebots ist und wo die Server des Anbieters stehen.

Diese rechtlichen Aspekte wirken sich nicht direkt auf den Preis aus, können aber indirekt Kosten verursachen, etwa wenn eine fehlende oder unzureichende Auftragsverarbeitungsvereinbarung nachträglich rechtliche Beratung erforderlich macht. Eine saubere vertragliche Grundlage von Beginn an spart hier potenzielle Folgekosten.

Im Zweifel sollten vertragsrechtliche Detailfragen mit einer auf IT- und Datenschutzrecht spezialisierten Kanzlei geklärt werden, dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Entscheidungshilfe: Wann ein Propstack Abo passt, wann nicht

Ob sich ein Propstack Abo für Ihr Unternehmen lohnt, hängt weniger von einem absoluten Preis als von der Passung zwischen Funktionsumfang und Ihrem tatsächlichen Geschäftsmodell ab. Ein Vergleich sollte deshalb immer mit einer klaren Anforderungsliste beginnen.

Für reine Bestandsvermittlung mit überschaubarer Kontaktzahl und Fokus auf Exposé-Erstellung sowie Portal-Anbindung kann ein Makler-CRM ausreichend sein, sofern die Kosten im Rahmen des Budgets liegen und keine komplexen Provisionsstrukturen abgebildet werden müssen.

Für Bauträger, Kapitalanlagevertriebe und Strukturvertriebe mit mehrstufigen Provisionen, vielen Vertriebspartnern und paralleler Projektsteuerung lohnt sich dagegen ein genauer Blick auf spezialisierte Vertriebssoftware, die diese Prozesse nativ abbildet, statt sie über Zusatztools zu kompensieren.

Die endgültige Entscheidung sollte immer auf Basis von mindestens zwei konkreten Angeboten mit identischen Eckdaten sowie einer eigenen Kalkulation der indirekten Kosten getroffen werden, nicht allein auf Basis des monatlichen Preises.