Maklersoftware Datenexport Anbieterwechsel: Checkliste zur Abnahme

Warum gehört die Exportprüfung vor den Vertragsabschluss?

Vor der Unterschrift können Sie technische Anforderungen und zusätzliche vertragliche Zusagen früh abstimmen. Fordern Sie Testexporte, dokumentierte Formate und klare Abläufe an. Gesetzliche Rechte gelten unabhängig von dieser Prüfung; eine rechtliche Herausgabepflicht allein belegt jedoch noch nicht, dass die konkrete Datei im Zielsystem brauchbar ist.

Hinzu kommt ein Gewöhnungseffekt. Je länger ein Büro mit einem System arbeitet, desto mehr Wissen steckt in individuellen Feldern, Aktivitätsnotizen und angehängten Dokumenten. Genau diese Bestandteile fehlen bei unvollständigen Exporten leicht, weil Standardexporte oft auf Stammdaten ausgerichtet sind. Was ein Anbieter technisch liefert, erkennen Sie nur an einer echten Exportdatei, nicht an einer Funktionsliste im Angebot.

Die Prüfung bleibt überschaubar, wenn Sie sie standardisieren. Ein vorbereiteter Satz von Testdatensätzen, eine Objektliste und eine Handvoll Prüfregeln reichen, um Anbieter nebeneinanderzulegen. Das Ergebnis fließt als eigenes Kriterium in Ihre Auswahlmatrix ein und steht dort gleichberechtigt neben Funktionsumfang, Bedienung und Preis.

Welche Rechte auf Datenherausgabe gibt die DSGVO einem Maklerbüro?

Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO verlangt eine vertragliche Regelung, nach der der Auftragsverarbeiter nach Ende der Verarbeitungsleistungen sämtliche personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen löscht oder zurückgibt und vorhandene Kopien löscht. Gesetzliche Speicherpflichten bleiben vorbehalten. Ein bestimmtes technisches Exportformat legt diese Vorschrift nicht fest. Den Rückgabeablauf sollten Sie daher konkret dokumentieren.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 Abs. 1 DSGVO wird in diesem Zusammenhang leicht falsch eingeordnet. Es steht betroffenen Personen zu, also etwa Interessenten gegenüber dem Maklerbüro, nicht dem Maklerbüro gegenüber seinem Softwareanbieter. Die dort verwendete Formulierung eines strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formats eignet sich aber gut als Maßstab für die eigene Vertragsklausel.

Außerdem erfasst die DSGVO nur personenbezogene Daten. Objektdaten, Preishistorien, Provisionsabrechnungen oder interne Auswertungen fallen nicht automatisch unter die Rückgabepflicht. Für die Immobilien CRM Datenportabilität ist deshalb entscheidend, welche Geschäftsdaten der Vertrag ausdrücklich einschließt. Die folgenden Punkte gehören in die Prüfung von Auftragsverarbeitungsvertrag und Nutzungsbedingungen; die Auslegung im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Bei Cloud-/SaaS-Angeboten ist daneben zu prüfen, ob sie als Datenverarbeitungsdienste unter Kapitel VI des Data Act fallen. Für erfasste Dienste bestehen gesetzliche Wechselpflichten; nach der Erläuterung der EU-Kommission gehören für Software-as-a-Service unter anderem offene Schnittstellen und mindestens ein gängiger, maschinenlesbarer Datenexport dazu. Ab dem 12. Januar 2027 entfallen die dort erfassten Wechselgebühren einschließlich Datenausgangsgebühren. Nicht jedes CRM-Angebot fällt automatisch darunter. Prüfen Sie Anwendungsbereich und Ausnahmen anhand des konkreten Dienstes, statt Format und Kosten pauschal als frei verhandelbar zu behandeln.

• Rückgabe oder Löschung nach Wahl des Verantwortlichen gemäß Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DSGVO ausdrücklich geregelt
• Rückgabe umfasst auch Geschäftsdaten ohne Personenbezug wie Objekte, Einheiten, Preise und Provisionen
• Schriftliche Löschbestätigung nach erfolgter Rückgabe, mit Angabe zum Umgang mit Datensicherungen
• Schutzmaßnahmen für die Übergabe der Exportdatei im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO beschrieben

In der Software

Jeder Vorgang steht an seiner Stufe

Board, Tabelle und Zeitstrahl zeigen dieselben Deals — wer wo hängt, sieht man ohne Rückfrage.

Deal-Pipeline

Exportklauseln im Softwarevertrag: was schriftlich stehen sollte

Eine gute Exportklausel beschreibt nicht nur, dass ein Export möglich ist, sondern wie er aussieht. Sinnvoll ist eine Anlage zum Vertrag, die Dateiformat, Umfang, Struktur, Übergabeweg, Fristen und Kosten nennt. Je konkreter diese Anlage ist, desto weniger Spielraum bleibt beim späteren Anbieterwechsel für Diskussionen über Zusatzaufwand.

Achten Sie auf die Unterscheidung zwischen Selbstbedienung und Dienstleistung. Ein Export, den Administratoren jederzeit selbst im System auslösen können, ist planbarer als ein Export, den der Anbieter nur auf Anfrage erstellt. Wird der Export als Dienstleistung angeboten, gehören Reaktionszeit, Abrechnungsmodell und Anzahl der enthaltenen Durchläufe in den Vertrag.

Klären Sie zudem, was bei einer Einstellung des Produkts oder einer Übernahme des Anbieters gilt. Sinnvoll ist eine Zusage, dass Exportrechte und Fristen auch dann bestehen bleiben, wenn das Produkt eingestellt oder in ein anderes überführt wird. Solche Veränderungen lassen sich nicht ausschließen, der Ausstieg lässt sich aber vertraglich absichern.

1. 1Format: strukturierte, maschinenlesbare Dateien wie CSV in UTF-8 oder JSON, ergänzt um eine Beschreibung aller Felder
2. 2Umfang: alle Datenobjekte einschließlich individueller Felder, Beziehungen, Anhänge und Aktivitäten, aktiv wie archiviert
3. 3Selbstbedienung: Vollexport jederzeit durch Administratoren auslösbar
4. 4Abruffrist: Übergangs- und Abrufzeiträume ausdrücklich beschreiben und die für den konkreten Dienst geltenden gesetzlichen Mindestanforderungen berücksichtigen
5. 5Kosten: Wechsel- und Exportleistungen transparent ausweisen; bei vom Data Act erfassten Diensten gelten die gesetzlichen Grenzen und ab 12. Januar 2027 das Verbot der erfassten Wechselgebühren
6. 6Löschung: schriftliche Bestätigung nach geprüfter Rückgabe

Maklersoftware Datenexport Anbieterwechsel: Welche Datenobjekte gehören in die Abnahme?

In die Abnahme gehören alle Datenobjekte, mit denen Ihr Büro täglich arbeitet: Kontakte, Objekte oder Einheiten, Suchprofile, Aktivitäten, Dokumente, Provisionen sowie Nutzer und Zuständigkeiten. Für jedes Objekt prüfen Sie Vollständigkeit, Beziehungen und Lesbarkeit. Fehlt ein Objekt im Export, fehlt es beim nächsten Wechsel.

Legen Sie die Objektliste vor der ersten Demo fest und schreiben Sie zu jedem Objekt eine Prüffrage. So vermeiden Sie, dass nur die Teile vorgeführt werden, die gut funktionieren. Die Tabelle zeigt einen Ausgangspunkt, den Sie an Ihr Geschäftsmodell anpassen, im Neubauvertrieb etwa um Reservierungen, Bauabschnitte und Vertriebspartner.

Wichtig ist die Frage nach dem Status. Ein Export, der nur aktive Datensätze enthält, verschweigt archivierte Kontakte, verkaufte Objekte und abgeschlossene Vorgänge. Gerade diese Historie brauchen Sie für Auswertungen, Provisionsnachweise und Rückfragen von Kunden. Fragen Sie deshalb ausdrücklich, ob Archiv und Papierkorb im Vollexport enthalten sind.

Felder, Formate und Zeichensätze prüfen

Auf Feldebene entstehen die meisten stillen Fehler. Ein Export kann vollständig aussehen und trotzdem unbrauchbar sein, weil Auswahllisten nur als interne Codes erscheinen, Datumsangaben uneinheitlich formatiert sind oder Umlaute verstümmelt ankommen. Wer den CRM Datenexport prüfen will, öffnet die Datei deshalb nicht nur, sondern vergleicht einzelne Werte mit der Oberfläche.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen individuelle Felder, die Ihr Büro selbst angelegt hat. Sie tragen das eigentliche Prozesswissen, etwa Finanzierungsstatus, Quelle oder Kaufmotiv. Exportiert der Anbieter sie nur als nummerierte Zusatzfelder ohne Bezeichnung, müssen Sie ihre Bedeutung später mühsam rekonstruieren.

Das Datenwörterbuch ist der am leichtesten unterschätzte Bestandteil. Ohne Beschreibung der Felder kann ein Zielsystem den Export zwar einlesen, aber niemand weiß sicher, welches Feld wohin gehört. Fragen Sie deshalb, ob der Anbieter eine solche Beschreibung liefert und ob sie mit jeder Systemversion aktualisiert wird.

• Auswahllisten: Klartext und interner Code, dazu die Liste aller möglichen Werte
• Mehrfachwerte: eindeutiges Trennzeichen oder eigene Tabelle statt zusammengefasstem Freitext
• Datum und Uhrzeit: einheitliches Format mit Angabe der Zeitzone
• Beträge: Zahl, Dezimaltrennzeichen und Währung getrennt, kein formatierter Text wie 1.250,00 EUR in einem Feld
• Zeichensatz: Umlaute, ß und Sonderzeichen in Namen und Adressen unverändert
• Datenwörterbuch: Feldname, Bedeutung, Datentyp und Pflichtstatus je Feld

Wie prüft man, ob Beziehungen und IDs im Export erhalten bleiben?

An ausgewählten Datensätzen: Jeder Datensatz braucht eine stabile, eindeutige ID, und jede Verknüpfung muss über diese ID nachvollziehbar sein. Verfolgen Sie einen Kontakt über Suchprofile, Aktivitäten, Dokumente und Objekte. Bricht die Kette an einer Stelle, ist der Export für einen Wechsel nur eingeschränkt nutzbar.

Stabil heißt, dass dieselbe ID bei jedem Export gleich bleibt. Manche Exporte nummerieren Zeilen bei jedem Durchlauf neu. Dann lassen sich zwei Exporte nicht vergleichen, und ein Deltaexport, der nur Änderungen seit dem letzten Stand liefert, ist nicht sicher zuordenbar. Prüfen Sie das, indem Sie im Abstand einiger Tage zweimal exportieren und die IDs derselben Datensätze vergleichen.

Beziehungen mit mehreren Beteiligten brauchen eine eindeutige, maschinenlesbare Darstellung. Ein Objekt kann mehrere Interessenten haben, ein Interessent mehrere Objekte. Geeignet sind beispielsweise eine Verknüpfungstabelle oder dokumentierte JSON-Strukturen und ID-Listen mit stabilen Verweisen. Eine unstrukturierte Namensliste ohne eindeutige Zuordnung genügt dagegen nicht. Achten Sie auch auf die Rolle innerhalb der Beziehung, etwa Eigentümer, Käufer oder Mieter, und auf den zuständigen Nutzer.

Anhänge, E-Mails und Aktivitätshistorie

Dokumente und Kommunikation belegen, was wann vereinbart wurde, und sind deshalb ein besonders wertvoller Teil des Datenbestands. Gleichzeitig werden sie in Exporten leicht vergessen oder nur als Link auf den Server des Anbieters geliefert. Ein solcher Link funktioniert nach Vertragsende nicht mehr, die Datei ist dann faktisch verloren.

Für Anhänge sollte der Export die Originaldateien enthalten, dazu eine Zuordnungstabelle mit Datei-ID, ursprünglichem Dateinamen, Dateityp, Größe, Hochladedatum und Bezugsdatensatz. Prüfen Sie, ob Dateien mit gleichem Namen sauber getrennt bleiben und ob Ordnerstrukturen erhalten sind. Eine Prüfsumme je Datei erleichtert spätere Vollständigkeitskontrollen.

Bei Aktivitäten zählen die Metadaten. Jede Notiz, jedes Telefonat und jede E-Mail braucht Typ, Zeitpunkt mit Uhrzeit, Urheber und Bezug. Bei E-Mails prüfen Sie, ob Text, Absender, Empfänger und Anhänge exportiert werden oder nur die Betreffzeile. Beachten Sie die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO: Übernommen wird, was Sie weiter verarbeiten dürfen, nicht automatisch alles.

Stichproben statt Vertrauen: der Abnahmetest in fünf Schritten

Ein Abnahmetest verbindet zwei Prüfarten: Mengenabgleich und Einzelstichprobe. Der Mengenabgleich zeigt, ob die Anzahl der Datensätze je Objekt im Export mit dem System übereinstimmt. Die Einzelstichprobe zeigt, ob der Inhalt korrekt ist. Beide sind nötig, denn eine stimmige Summe sagt nichts über verstümmelte Felder, und eine gute Stichprobe nichts über fehlende Datensätze.

Praxisbeispiel. Annahme: Im Testkonto eines Anbieters liegen nach einem Probeimport synthetische Daten mit 4.800 Kontakten, 1.150 Objekten und 9.400 Anhängen. Der Vollexport liefert 4.772 Kontakte, alle 1.150 Objekte und 9.212 Dateien. Es fehlen 28 Kontakte, also 28 geteilt durch 4.800 gleich 0,58 Prozent, sowie 188 Dateien, also 188 geteilt durch 9.400 gleich 2,0 Prozent.

Die Nachfrage ergibt in diesem angenommenen Fall zwei Ursachen: Die 28 Kontakte sind archiviert und fehlen im Standardexport, die 188 Dateien sind E-Mail-Anhänge, die nur als Link vorliegen. Zusätzlich zeigt eine Stichprobe von 30 Kontakten bei 2 Datensätzen eine fehlende Objektverknüpfung, also 2 geteilt durch 30 gleich 6,7 Prozent. Alle drei Befunde gehören schriftlich in die Anbieterbewertung.

Als Abnahmeregel empfiehlt sich: Jede Mengenabweichung muss vollständig erklärbar sein, und kein Referenzdatensatz darf fehlerhaft ankommen. Ein Anbieter, der Lücken nachvollziehbar erklärt und per Einstellung oder Vertragsanlage schließt, kann trotzdem geeignet sein. Entscheidend ist, dass die Lösung vor der Unterschrift feststeht.

1. 1Referenzdatensätze anlegen: sinnvoll sind zehn bis zwanzig Testkontakte mit Umlauten, Mehrfachwerten, Anhängen, Aktivitäten und E-Mail-Adressen auf der reservierten Domain example.com
2. 2Mengen im System notieren: Anzahl je Datenobjekt, getrennt nach aktiv und archiviert
3. 3Vollexport auslösen und die Dauer bis zur fertigen Datei festhalten
4. 4Mengen abgleichen und jede Abweichung vom Anbieter erklären lassen
5. 5Referenzdatensätze und eine Zufallsstichprobe Feld für Feld mit der Oberfläche vergleichen

Wie vergleicht man die Exportfähigkeit mehrerer Anbieter fair?

Mit einem identischen Testpaket und einer festen Bewertungsskala. Jeder Anbieter erhält dieselben Referenzdatensätze, dieselbe Objektliste und dieselben Prüffragen. Die Ergebnisse tragen Sie in eine Auswahlmatrix ein, in der Exportfähigkeit ein eigenes, gewichtetes Kriterium ist. So wird aus einem Eindruck ein nachvollziehbarer Vergleich.

Wie hoch Sie die Exportfähigkeit gewichten, hängt davon ab, wie lange Sie das System voraussichtlich nutzen und wie viel Historie entsteht. Annahme: Eine Matrix mit 100 Punkten gewichtet den Export mit 15 Punkten, bewertet auf einer Skala von 0 bis 5. Anbieter A erreicht 4 von 5 und erhält 15 mal 4 geteilt durch 5 gleich 12 Punkte, Anbieter B erreicht 2 von 5 und erhält 6 Punkte. Die Differenz von 6 Punkten kann eine knappe Entscheidung kippen.

Bestehende Anbietervergleiche helfen bei der Vorauswahl nach Einsatzbereich; die Exportprüfung ergänzt sie um eine eigene Messung. Beim Wechsel aus einem etablierten Maklersystem gehört der Arbeitspunkt „Maklersoftware wechseln Export“ in beide Richtungen auf die Liste: Was liefert das Altsystem heute, und was liefert das neue System, wenn Sie es eines Tages selbst verlassen.

• Vollexport in Selbstbedienung verfügbar, Bewertung 0 bis 5
• Individuelle Felder und Datenwörterbuch enthalten, Bewertung 0 bis 5
• Beziehungen und stabile IDs nachvollziehbar, Bewertung 0 bis 5
• Anhänge als Originaldateien mit Zuordnung, Bewertung 0 bis 5
• Vertragliche Zusagen zu Frist, Kosten und Löschung, Bewertung 0 bis 5

Nach der Auswahl: vom Exporttest zum Migrationslauf

Die Export-Abnahme vor Vertragsabschluss ersetzt nicht den späteren Migrationstestlauf. Sie beantwortet eine andere Frage: nicht, ob Ihre Altdaten sauber im neuen System ankommen, sondern ob Ihre künftigen Daten das neue System wieder verlassen können. Die Arbeit lässt sich aber weiterverwenden, denn Objektliste, Referenzdatensätze und Prüfregeln bilden die Grundlage des Migrationsplans.

Nach dem Vertragsabschluss empfiehlt sich ein regelmäßiger Kontrollexport, etwa einmal pro Quartal. Er zeigt, ob der Export nach Systemaktualisierungen noch vollständig ist und neu angelegte Felder enthält. Exportdateien enthalten personenbezogene Daten und gehören verschlüsselt und mit beschränktem Zugriff abgelegt, entsprechend den Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitung aus Art. 32 Abs. 1 DSGVO.

Planen Sie schließlich den Ausstieg, bevor er ansteht. Hinterlegen Sie Kündigungsfrist, Exportfrist nach Vertragsende und Ansprechpartner in Ihrer Vertragsübersicht. Mit diesen Angaben lässt sich ein Wechsel so terminieren, dass Alt- und Neusystem für einen überschaubaren Zeitraum parallel laufen und die Löschbestätigung erst nach geprüfter Übernahme angefordert wird.