Scheinselbstständigkeit Immobilienmakler: Zusammenarbeit prüfen

Scheinselbstständigkeit Immobilienmakler: Woran setzt die Prüfung an?

Die Prüfung setzt an der tatsächlichen Zusammenarbeit an. Nach § 7 Abs. 1 SGB IV sind Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers Anhaltspunkte für eine Beschäftigung. Maßgeblich ist eine Gesamtwürdigung aller Umstände; der Vertrag ist ein Indiz, wird aber an der gelebten Praxis gemessen.

Wer seinen Vertriebspartnervertrag am Handelsvertreterrecht ausrichtet, findet in § 84 Abs. 1 Satz 2 HGB eine kompakte Formel: Selbstständig ist, wer im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann. Diese beiden Merkmale, Gestaltungsfreiheit und Zeitsouveränität, eignen sich als Gliederung für jede interne Aufbereitung, auch wenn das Sozialversicherungsrecht eigene Maßstäbe anlegt.

Eine einseitige Sammlung von Belastungsmomenten hilft dabei niemandem. Für eine belastbare Aufbereitung empfiehlt es sich, ebenso sorgfältig festzuhalten, was für eine eigene unternehmerische Tätigkeit des Partners spricht. Die folgende Liste ordnet die Punkte, die in einem ersten Schritt gesammelt werden sollten, ohne sie zu gewichten. Die Gewichtung ist Aufgabe der fachlichen Prüfung.

• Wer bestimmt Arbeitszeit, Arbeitsort und Erreichbarkeit des Partners?
• Welche Vorgaben macht das Vertriebsunternehmen zur Art der Kundenansprache?
• Ist der Partner in Teams, Dienstpläne oder Vertretungsregeln eingebunden?
• Tritt der Partner mit eigener Firma, eigener Marke und eigener Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GewO auf?
• Trägt der Partner eigene Kosten für Büro, Marketing, Fahrzeug und Software?
• Ist er für weitere Auftraggeber tätig, und beschäftigt er eigene Mitarbeiter?

Vertrag und gelebte Praxis getrennt aufbereiten

Ein vermeidbarer Fehler in der Vorbereitung ist es, zwei Ebenen zu vermischen: das, was im Vertrag steht, und das, was im Alltag geschieht. Steht im Vertrag, der Partner sei in der Zeiteinteilung frei, während die Teamleitung per Messenger feste Präsenztage einfordert, beschreibt der Vertrag nicht die Praxis. Im Arbeitsrecht zählt nach § 611a Abs. 1 Satz 6 BGB die tatsächliche Durchführung.

Sinnvoll ist daher eine zweispaltige Arbeitsweise. In der ersten Spalte steht jede relevante Vertragsklausel, in der zweiten die tatsächliche Handhabung mit Beleg: Rundschreiben, Schulungsunterlagen, Teamchats, Protokolle von Vertriebsmeetings und Einstellungen im CRM. Wo beide Spalten auseinanderfallen, entsteht ein Klärungspunkt. Diese Klärungspunkte sind das eigentliche Arbeitsergebnis, nicht eine pauschale Einschätzung, ob die Zusammenarbeit insgesamt in Ordnung sei.

Wer bei der Weisungsgebundenheit freie Makler und angestellte Verkäufer gleich behandelt, verwischt genau die Grenze, auf die es ankommt. Arbeiten beide Gruppen im selben Projekt, empfiehlt es sich, die Kommunikation getrennt zu führen: eigene Verteiler, eigene Rundschreiben, eigene Formulierungen. Eine Teamleitung, die beiden Gruppen dieselbe Dienstplan-Mail schickt, erzeugt einen Beleg, der sich später nur schwer einordnen lässt.

In der Software

Die Vertriebsstruktur als Baum

Wer hängt an wem, wer hat vermittelt, welche Ebene sieht welche Zahlen — die Struktur ist im Produkt sichtbar, nicht im Organigramm.

Struktur

Was unterscheidet einen Vertriebsstandard von einer Weisung?

Ein Vertriebsstandard beschreibt, welches Ergebnis Produkt und Kunde erfordern, etwa korrekte Preisangaben oder vollständige Unterlagen. Eine Weisung betrifft dagegen nach § 611a Abs. 1 Satz 2 BGB Inhalt, Durchführung, Zeit und Ort der Tätigkeit selbst. Entscheidend ist, ob die Vorgabe das Ergebnis sichert oder die Arbeitsweise des Partners steuert.

Die Grenze lässt sich an Beispielen schärfen. Dass ein Partner nur die aktuelle Preisliste des Bauträgers verwenden darf, folgt aus dem Produkt: Er vermittelt fremde Einheiten zu fremden Konditionen. Dass er dienstags und donnerstags von 10 bis 18 Uhr in der Musterwohnung anwesend sein muss, betrifft dagegen Zeit und Ort seiner Arbeit. Beide Vorgaben können im selben Rundschreiben stehen, gehören in der Aufbereitung aber in unterschiedliche Kategorien.

Für jede Vorgabe empfiehlt sich eine kurze Herleitung: Warum gibt es sie, und ließe sich dasselbe Ziel ergebnisbezogen erreichen? Statt einer Präsenzpflicht kann ein Buchungskalender für Besichtigungen genügen, in den sich Partner nach eigener Wahl eintragen. Statt eines verpflichtenden Gesprächsleitfadens kann eine Liste der Informationen genügen, die dem Kunden vor der Reservierung vorliegen müssen.

Wann wird ein freier Makler in die Organisation eingegliedert?

Eingliederung liegt nahe, wenn ein freier Makler in der Arbeitsorganisation des Auftraggebers wie eigenes Personal eingesetzt wird. § 7 Abs. 1 SGB IV nennt sie ausdrücklich als Anhaltspunkt für eine Beschäftigung. Prüfpunkte sind Dienstpläne, Vertretungsregeln, Urlaubsabsprachen, gestellte Arbeitsmittel und ein Außenauftritt ohne erkennbares eigenes Unternehmen.

Eingliederung hat eine räumliche und eine digitale Seite. Räumlich geht es um feste Arbeitsplätze im Verkaufsbüro, Schlüssel, Zutritt und Anwesenheitslisten. Digital geht es um Firmen-E-Mail-Adressen, Durchwahlen aus der Telefonanlage des Vertriebsunternehmens, Zugänge zu internen Kanälen und die Einbindung in Teamkalender. Jedes dieser Elemente kann einen sachlichen Grund haben; in der Aufbereitung sollte dieser Grund neben dem Element stehen.

In mehrstufigen Vertriebsstrukturen entsteht Eingliederung leicht über Führungsrollen. Eine Teamleitung, die Urlaub freigibt, Wochenziele vorgibt und Abwesenheiten nachhält, übernimmt Funktionen einer vorgesetzten Person. Gleiches gilt für Meetings mit Anwesenheitskontrolle. Wie Teamstrukturen im Strukturvertrieb grundsätzlich aufgebaut sind, beschreibt ein eigener Beitrag; für die Statusfrage zählt, welche Befugnisse die Führungsebene tatsächlich ausübt.

• Hat der Partner einen festen Arbeitsplatz oder einen eigenen Schlüssel zum Verkaufsbüro?
• Muss er Abwesenheiten oder Urlaub mit einer Teamleitung abstimmen?
• Nutzt er eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Vertriebsunternehmens?
• Ist er in Vertretungsregeln für andere Verkäufer eingebunden?
• Nimmt er an Meetings mit Anwesenheitspflicht teil?
• Erkennt ein Kunde, dass er mit einem eigenständigen Unternehmen spricht?

CRM, Lead-Verteilung und Pflichtfelder: Wo Software Weisungen abbildet

Vertriebssoftware ist für die Statusfrage kein neutrales Werkzeug. Jede Einstellung, die eine Tätigkeit erzwingt, kann als Vorgabe zur Arbeitsweise gelesen werden. Pflichtaufgaben mit festen Fälligkeiten, Mindestzahlen an Aktivitäten pro Woche, automatische Eskalationen an die Teamleitung oder Login-Auswertungen zeigen, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gesteuert wird. Diese Einstellungen sind deshalb ein eigener Prüfgegenstand neben Vertrag und Rundschreiben.

Sinnvoll ist eine Trennung nach Zweck. Produkt- und projektbezogene Pflichtfelder wie Einheit, Kaufpreis, Reservierungsdatum oder Provisionsgrundlage sichern Abwicklung und Abrechnung. Tätigkeitsbezogene Steuerung wie Anrufquoten oder Tagesberichte betrifft die Arbeitsweise. Ein Rollenkonzept, das selbstständigen Partnern nur die erste Kategorie vorgibt und die Selbstorganisation dem Partner überlässt, lässt sich in der Prüfung klar begründen. Eigene Rollen für freie Partner unterstützen diese Trennung technisch.

Hinzu kommt der Datenschutz. Aktivitätsprotokolle über einzelne Partner sind personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO müssen Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Wer Login-Zeiten oder Klickverläufe freier Partner auswertet, sollte den Zweck dokumentieren können, und dieser Zweck sollte zur Rolle eines selbstständigen Partners passen.

Für die Aufbereitung empfiehlt sich ein datierter Export der aktuellen Rollen- und Rechtekonfiguration. Ändert sich die Konfiguration später, etwa durch ein neues Projekt mit strengeren Vorgaben, sollte der Export wiederholt werden. So lässt sich auch rückblickend zeigen, welche Steuerung zu welchem Zeitpunkt bestand.

Welche Rolle spielt die Abhängigkeit von einem Auftraggeber?

Die wirtschaftliche Abhängigkeit ist ein eigener Prüfpunkt neben Weisungen und Eingliederung. § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI erfasst Selbstständige, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind. Sie sind rentenversicherungspflichtig, auch wenn keine Beschäftigung vorliegt.

Diese Pflicht trifft den Partner selbst, nicht das Vertriebsunternehmen als Arbeitgeber. Für die Zusammenarbeit ist sie dennoch relevant: Ein Partner, der nahezu ausschließlich für einen Auftraggeber tätig ist, kein eigenes Personal hat und keine eigene Marke pflegt, wirft in der Gesamtbetrachtung mehr Fragen auf. Zudem kann eine enge wirtschaftliche Bindung die Bereitschaft erhöhen, Vorgaben zu akzeptieren, die über Ergebnisstandards hinausgehen.

Für die Aufbereitung empfiehlt es sich, je Partner zwei Werte zu erheben: den Anteil der Provisionen aus dem eigenen Haus an seinen gesamten Provisionseinnahmen und den Anteil seiner Arbeitszeit, der durch Vorgaben des Vertriebsunternehmens gebunden ist. Den ersten Wert kann nur der Partner liefern; eine datierte Selbstauskunft genügt für die interne Aufbereitung. Wie beide Werte berechnet werden, zeigt das folgende Beispiel.

Praxisbeispiel: Umsatz- und Zeitanteile nachrechnen

Annahme: Ein Vertriebsunternehmen arbeitet mit einem freien Partner, der Eigentumswohnungen aus zwei Neubauprojekten vermittelt. Der Partner hat im zurückliegenden Jahr 84.000 Euro Provision vom Vertriebsunternehmen erhalten und nach eigener Auskunft 12.000 Euro aus Aufträgen anderer Bauträger. Er beschäftigt keine Mitarbeiter. Laut Rundschreiben gilt eine Präsenzpflicht von zwei Tagen zu je acht Stunden pro Woche, dazu ein wöchentliches Pflichtmeeting von zwei Stunden. Nehmen wir an, der Partner arbeitet insgesamt 45 Stunden pro Woche.

Annahme: Als interne Prüfschwellen gelten 75 Prozent für den Umsatzanteil und 25 Prozent für den gebundenen Zeitanteil. Das sind keine gesetzlichen Grenzwerte, sondern frei gewählte Auslöser dafür, einen Fragenblock zu vertiefen. Die Rechnung läuft in sechs Schritten.

Das Ergebnis ist keine rechtliche Einordnung, sondern zeigt, wo die Aufbereitung tiefer gehen muss. Aufschlussreich ist eine Variante: Ersetzt das Unternehmen die Präsenzpflicht durch einen freiwilligen Buchungskalender, bleibt nur das Pflichtmeeting gebunden. 2 Stunden geteilt durch 45 Stunden ergeben rund 4,4 Prozent. Der Umsatzanteil ändert sich dadurch nicht; er bleibt ein Prüfpunkt, der sich nur über die Geschäftsentwicklung des Partners selbst verändert.

1. 1Gesamtprovisionen ermitteln: 84.000 € + 12.000 € = 96.000 €.
2. 2Umsatzanteil berechnen: 84.000 € ÷ 96.000 € = 0,875, also 87,5 Prozent.
3. 3Gebundene Zeit ermitteln: 2 Tage × 8 Stunden + 2 Stunden Meeting = 18 Stunden pro Woche.
4. 4Zeitanteil berechnen: 18 Stunden ÷ 45 Stunden = 0,40, also 40 Prozent.
5. 5Mit den Schwellen abgleichen: 87,5 Prozent liegt über 75 Prozent, 40 Prozent liegt über 25 Prozent.
6. 6Ergebnis festhalten: Beide Fragenblöcke werden vertieft, die Präsenzregel wird auf ihre Herleitung geprüft.

Fragenkatalog: sieben Themenblöcke für die Aufbereitung

Aus den bisherigen Abschnitten ergibt sich ein Fragenkatalog, den Vertriebsunternehmen vor einer fachlichen Statusprüfung je Partner beantworten sollten. Er ersetzt weder Vertragsprüfung noch Beratung, schafft aber eine Grundlage, mit der Anwalt, Steuerberater oder Rentenversicherung arbeiten können. Sinnvoll ist, jeden Block mit Belegen zu hinterlegen und offene Punkte ausdrücklich als offen zu kennzeichnen.

Block fünf verdient einen Hinweis. Die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GewO ist eine gewerberechtliche Voraussetzung für die gewerbsmäßige Vermittlung von Grundstücken und Wohnräumen. Sie gehört in jede Partnerakte, ersetzt aber nicht die Gesamtwürdigung, die § 7a Abs. 2 SGB IV für die Statusentscheidung vorsieht. Wie Nachweise beim Onboarding geprüft werden, behandelt ein gesonderter Beitrag; hier geht es um die laufende Zusammenarbeit.

Die Antworten sollten aus beiden Perspektiven erhoben werden, denn Teamleitung und Partner können dieselbe Zusammenarbeit unterschiedlich beschreiben. Abweichungen sind kein Fehler, sondern ein Hinweis auf Klärungsbedarf. Sinnvoll ist ein kurzes, von beiden Seiten unterzeichnetes Protokoll je Partner, das die Antworten mit Datum festhält.

1. 1Vertragsgrundlage: Welche Verträge, Nachträge und Projektvereinbarungen gelten, und welche Klauseln regeln Zeit, Ort und Art der Tätigkeit?
2. 2Weisungen: Welche Vorgaben bestehen zu Arbeitszeit, Präsenz, Gesprächsführung und Berichtswesen, und wie sind sie hergeleitet?
3. 3Eingliederung: Ist der Partner in Dienstpläne, Vertretungen, Meetings, Räume und interne Kanäle eingebunden?
4. 4Systeme: Welche CRM-Rollen, Pflichtfelder, Automatisierungen und Auswertungen gelten für den Partner?
5. 5Außenauftritt: Tritt der Partner mit eigener Firma, eigener Erlaubnis und eigenen Unterlagen auf?
6. 6Unternehmerisches Risiko: Trägt der Partner eigene Kosten, Investitionen und das Risiko ausbleibender Provisionen?
7. 7Auftraggeberstruktur: Für wie viele Auftraggeber arbeitet der Partner, und beschäftigt er eigenes Personal?

Wie läuft ein Statusfeststellungsverfahren für Immobilienmakler ab?

Die Beteiligten beantragen bei der Deutschen Rentenversicherung Bund schriftlich oder elektronisch eine Entscheidung über den Erwerbsstatus, § 7a Abs. 1 SGB IV. Die Rentenversicherung entscheidet nach § 7a Abs. 2 SGB IV auf Grundlage einer Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls und kann nach § 7a Abs. 3 SGB IV weitere Angaben und Unterlagen anfordern.

Ein Statusfeststellungsverfahren Immobilienmakler betreffend können beide Seiten anstoßen, also der Partner und das Vertriebsunternehmen. Nach § 7a Abs. 1 SGB IV ist der Antrag ausgeschlossen, wenn die Einzugsstelle oder ein anderer Versicherungsträger zum Zeitpunkt der Antragstellung bereits ein Verfahren zur Feststellung einer Versicherungspflicht aufgrund einer Beschäftigung eingeleitet hat. Wer das Verfahren nutzen will, sollte die Entscheidung darüber nicht bis zu einer Betriebsprüfung aufschieben.

Der Fragenkatalog aus dem vorigen Abschnitt ist die Vorbereitung für den Antrag. Die Angaben sollten mit den Belegen übereinstimmen und von beiden Seiten gleich beantwortet werden. Widersprechen sich Partner und Vertriebsunternehmen in der Beschreibung der Präsenzregeln, entsteht ein Klärungsbedarf, der sich vor dem Antrag leichter auflösen lässt als im laufenden Verfahren.

Die Folgen einer festgestellten Beschäftigung gehören in die anwaltliche oder steuerliche Beratung. Zur Einordnung: § 28e Abs. 1 SGB IV weist die Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags dem Arbeitgeber zu. Nach § 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV verjähren Beitragsansprüche in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs ihrer Fälligkeit; für vorsätzlich vorenthaltene Beiträge sieht § 25 Abs. 1 Satz 2 SGB IV dreißig Jahre vor.

Dokumentation und Prüfzyklus im Vertriebsalltag

Eine einmalige Aufbereitung veraltet, sobald sich die Zusammenarbeit ändert. Neue Projekte bringen neue Vorgaben, neue Teamleitungen eigene Arbeitsweisen, und Systemanpassungen verschieben die Steuerung, ohne dass jemand einen Vertrag ändert. Sinnvoll ist deshalb ein fester Prüfzyklus, etwa jährlich, ergänzt um anlassbezogene Prüfungen.

Anlässe für eine Zwischenprüfung sind ein neues Vertriebsprojekt mit eigenen Regeln, eine geänderte Teamstruktur, neue Automatisierungen im CRM, ein deutlicher Rückgang anderer Auftraggeber des Partners oder ein Wechsel in der Provisionslogik. Auch das Ausscheiden eines Partners ist ein Anlass, die Akte abzuschließen, damit sie im Prüffall vollständig vorliegt.

Für die Ablage empfiehlt sich eine Partnerakte mit festem Aufbau: Vertragsstand, datierter Fragenkatalog, Export der CRM-Rollen, Selbstauskunft zu Auftraggebern und Gesprächsprotokolle. Weil Beitragsansprüche nach § 25 Abs. 1 SGB IV mehrere Jahre zurückreichen können, sollten frühere Stände erhalten bleiben und nicht überschrieben werden.