E-MAIL-INTEGRATION
Postfächer direkt im CRM-Kontext nutzbar machen
Verbinde bestehende E-Mail-Konten und bearbeite Kommunikation dort, wo Kontakt, Deal und Dokumente bereits zusammenlaufen.
So läuft die Anbindung
- 1Bestehendes Postfach mit den Zugangsdaten des eigenen Anbieters verbinden.
- 2Gesendete Nachrichten werden am Kontakt protokolliert.
- 3Der Verlauf steht am Vorgang — auch für Kollegen, die ihn übernehmen.
- 4Wer welches Postfach sieht, entscheidet die Rolle; Zugriffe werden protokolliert.
Die Fläche selbst zeigen wir im Demo-Termin an echten Daten.
Vorteile im Überblick
Kommunikation ohne Kontextwechsel
E-Mails sind direkt im Bezug zu Kontakten und Deals sichtbar, ohne zwischen mehreren Tools zu wechseln.
Synchronisierte Verläufe
Wichtige E-Mail-Aktivitäten bleiben im CRM-Prozess dokumentiert und für Teammitglieder nachvollziehbar.
Kontrollierte Zugriffsebene
Zugriff auf verknüpfte Postfächer kann rollenbasiert geregelt und revisionsorientiert protokolliert werden.
POSTFACH-ANBINDUNG
E-Mail-Konten strukturiert verbinden
Bestehende Postfächer werden angebunden und im CRM-Prozess nutzbar gemacht, ohne die etablierte Arbeitsweise aufzugeben.
- Anbindung bestehender Konten
- Kontextzuordnung zu Kontakt und Deal
- Geringere Tool-Wechsel im Tagesgeschäft
KOMMUNIKATIONSVERLAUF
Nachvollziehbare Historie im Team
Relevante E-Mail-Verläufe stehen dort zur Verfügung, wo Entscheidungen getroffen werden: im Deal- und Kundenkontext.
- Chronologischer Verlauf pro Vorgang
- Bessere Übergaben im Team
- Saubere Dokumentation für Folgeprozesse
Funktionsweise
Die E-Mail-Integration im Detail
Die E-Mail-Integration von MyInvest Pro verbindet das eigene Postfach eines Vertriebspartners mit der App, damit E-Mails an einen Kontakt direkt aus dessen Kontaktakte heraus verschickt werden. Verbunden werden kann entweder ein Gmail-Konto per Google-Anmeldung oder ein beliebiges anderes Postfach, etwa von iCloud, Outlook oder einem eigenen Hoster, über die eigenen SMTP-Zugangsdaten. Jede so verschickte E-Mail wird am Kontakt protokolliert.
Ablauf in 5 Schritten
Postfach verbinden
In den E-Mail-Einstellungen verbindet der Vertriebspartner entweder sein Gmail-Konto per Google-Anmeldung oder ein eigenes Postfach mit Absenderadresse, Passwort und SMTP-Server.
App-Passwort bei iCloud und Outlook
Wer sein eigenes Postfach bei iCloud oder Outlook verbindet, braucht dafür ein gerätespezifisches App-Passwort des Anbieters, nicht das normale Anmeldepasswort.
Verbindung wird geprüft
Die Zugangsdaten werden erst gespeichert, nachdem sich die App damit tatsächlich am Mailserver anmelden konnte; ein Tippfehler fällt so sofort auf.
E-Mail aus der Kontaktakte schreiben
Im Composer an einem Kontakt verfasst der Vertriebspartner Betreff und Text und verschickt die E-Mail über das verbundene Postfach als eigenen Absender.
Verlauf am Kontakt
Jede verschickte E-Mail erscheint im E-Mails-Tab des Kontakts, zusammen mit automatischen System-Mails wie Terminbestätigungen, in zeitlicher Reihenfolge.
Wer damit arbeitet
- Vertriebspartner
- Verbindet sein eigenes Postfach einmalig und schreibt E-Mails danach direkt aus der Kontaktakte, ohne das Postfach separat zu öffnen.
- Backoffice
- Sieht im Kontaktverlauf, welche E-Mails bereits verschickt wurden, wenn ein Vorgang zwischen Kollegen übergeben wird.
- Teamleitung
- Kann anhand des kontobreiten SMTP-Zugangs Standard-Absender für das Team festlegen, unabhängig vom persönlichen Postfach einzelner Mitglieder.
Anders als im Makler-CRM
- Verschickt wird mit der echten eigenen Adresse des Vertriebspartners, nicht mit einer allgemeinen Absenderadresse des Systems.
- Neben Gmail per Klick lässt sich auch ein beliebiges anderes Postfach über SMTP-Zugangsdaten anbinden.
- Jede verschickte E-Mail landet automatisch im Verlauf des jeweiligen Kontakts statt in einem getrennten Postfach.
- Das Passwort des eigenen Postfachs verlässt die App nie im Klartext und wird nur beim Versand entschlüsselt.
Häufige Fragen
E-Mail-Integration: Fragen und Antworten
- Werden auch eingehende E-Mails automatisch dem Kontakt zugeordnet?
- Nein, nicht automatisch. Die E-Mail-Integration von MyInvest Pro verschickt E-Mails über das verbundene Postfach und protokolliert diese ausgehenden Nachrichten am Kontakt. Eine Antwort des Kunden landet weiterhin im normalen Postfach des Vertriebspartners und wird nicht selbstständig eingelesen oder dem Kontaktverlauf zugeordnet.
- Welche E-Mail-Anbieter kann ich anbinden?
- Gmail lässt sich in MyInvest Pro mit wenigen Klicks über die Google-Anmeldung verbinden. Jeder andere Anbieter, etwa iCloud, Outlook oder ein eigener Hoster, geht über die eigenen SMTP-Zugangsdaten. Bei iCloud und Outlook verlangt der jeweilige Anbieter dafür ein gerätespezifisches App-Passwort statt des normalen Anmeldepassworts.
- Kann ich gleichzeitig Gmail und ein eigenes Postfach verbinden?
- Pro Nutzer verbindet MyInvest Pro genau ein persönliches Postfach, entweder Gmail oder ein eigenes über SMTP. Daneben gibt es einen separaten, kontoweiten SMTP-Zugang für das ganze Team, der unabhängig vom persönlichen Postfach einzelner Vertriebspartner als Absender genutzt werden kann.
- Sieht der Kunde, dass die E-Mail aus MyInvest Pro kommt?
- Nein. Die E-Mail wird über das verbundene Postfach mit der echten Absenderadresse des Vertriebspartners verschickt, so wie eine normal versendete E-Mail aussieht. MyInvest Pro protokolliert die E-Mail zusätzlich im Kontaktverlauf, das ändert aber nichts an Absender oder Inhalt, den der Kunde erhält.
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