Selbstauskunft bei Vermietung: Welche Fragen erlaubt sind

Was darf ein Vermieter in der Selbstauskunft bei Vermietung fragen?

Ein Vermieter darf nur Angaben verlangen, die für die Entscheidung über den konkreten Mietvertrag erforderlich sind: Identität und Kontakt, Zahl der einziehenden Personen, Einkommen und Zahlungsfähigkeit sowie vertragsrelevante Umstände wie Hunde- oder Katzenhaltung. Fragen zu Religion, Herkunft, Gesundheit, Familienplanung oder sexueller Orientierung sind unzulässig.

Der Maßstab ergibt sich aus zwei Normen der DSGVO. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO erlaubt die Verarbeitung, soweit sie für vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich ist. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt, dass Daten dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Erforderlich ist damit nicht alles, was ein Vermieter gern wüsste, sondern nur, was seine Entscheidung tatsächlich trägt.

Hinzu kommt das zivilrechtliche Benachteiligungsverbot. Nach § 19 Abs. 1 AGG ist eine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, wegen des Geschlechts, der Religion, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität bei den dort genannten Geschäften unzulässig. Eine Frage, die eines dieser Merkmale berührt, kann im Streitfall ein Indiz im Sinne von § 22 AGG liefern. Vor jedem Formularfeld empfiehlt sich deshalb ein kurzer Test:

• Welche konkrete Entscheidung hängt von dieser Angabe ab?
• Brauche ich die Angabe jetzt oder erst in einer späteren Phase?
• Genügt eine gröbere Angabe, etwa eine Einkommensspanne statt einer Gehaltsabrechnung?
• Berührt das Feld ein Merkmal aus § 19 Abs. 1 AGG oder eine besondere Kategorie nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO?

Auf welcher Rechtsgrundlage dürfen Vermieter Daten von Mietinteressenten verarbeiten?

Maßgeblich ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO: Bewirbt sich jemand um eine Wohnung, verarbeitet der Vermieter dessen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person. Diese Grundlage reicht genau so weit, wie die Daten für diesen Vertrag erforderlich sind.

Wo ein Gesetz die Verarbeitung vorschreibt, kommt Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO hinzu, für eigene Interessen jenseits des Vertrags, etwa die Abwehr von Rechtsansprüchen, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO mit Interessenabwägung. Keine dieser Grundlagen erlaubt Daten, die nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO nicht erforderlich sind. Die Rechtsgrundlage öffnet die Tür, die Datenminimierung bestimmt, wie weit.

Bei der Erhebung müssen Sie nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO unter anderem über Zwecke, Rechtsgrundlage und Speicherdauer informieren. Sinnvoll ist ein kurzer Informationsblock direkt im Formular, der die Phasen und die Löschfrist für Absagen nennt. Wer diesen Text formuliert, erkennt schnell, welche Felder sich nicht begründen lassen, und streicht sie vor dem ersten Einsatz.

In der Software

Selbstauskunft und Unterschrift ohne Papier

Der Interessent füllt die Selbstauskunft selbst aus, lädt seine Unterlagen hoch und unterschreibt digital; die Checkliste zeigt, was noch fehlt.

Selbstauskunft · E-Signatur

Phasenmodell: Welche Daten Sie wann erheben

Datenminimierung hat neben der inhaltlichen auch eine zeitliche Seite. Eine Angabe, die vor Vertragsschluss erforderlich ist, ist es nicht schon bei der ersten Anfrage. Wer jeden Interessenten sofort das vollständige Formular ausfüllen lässt, sammelt Einkommensdaten von Personen, die nach der Besichtigung kein Interesse mehr haben. Diese Daten müssen geschützt und gelöscht werden, ohne je eine Entscheidung getragen zu haben.

Sinnvoll ist eine Gliederung in fünf Phasen, die jeweils nur die Daten freischalten, die die nächste Entscheidung braucht. Die Tabelle ordnet die Felder zu. Sie ist eine Gestaltungsempfehlung auf Basis von Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO, keine abschließende rechtliche Liste, und sollte an die Besonderheiten Ihres Objekts angepasst werden.

Entscheidend ist der Übergang zwischen den Phasen. Erst wenn ein Interessent nach der Besichtigung erklärt, die Wohnung anmieten zu wollen, wird die eigentliche Selbstauskunft angefordert. Nachweise folgen erst in der engeren Auswahl, Bankverbindung und Geburtsdaten erst in der Vertragsphase. So bleibt der Kreis der Personen, deren Einkommensdaten Sie verarbeiten, klein.

Welche Fragen sind in der Mieterselbstauskunft unzulässig?

Unzulässig sind Fragen ohne Bezug zum Mietvertrag und Fragen, die an geschützte Merkmale anknüpfen: Religion, ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit und Behinderung, Sexualleben und sexuelle Orientierung, Schwangerschaft und Familienplanung sowie Vorstrafen. Auch die Mitgliedschaft im Mieterverein scheitert an der Datenminimierung.

Drei Normen tragen diese Liste. Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt grundsätzlich die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten; eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO ist für die Mieterauswahl regelmäßig nicht ersichtlich. Art. 10 DSGVO beschränkt die Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen. § 19 Abs. 1 AGG verbietet Benachteiligungen wegen der dort genannten Merkmale, und § 2 Abs. 1 Nr. 8 AGG erfasst ausdrücklich den Zugang zu Wohnraum.

Kleinere Vermieter sollten die Ausnahme in § 19 Abs. 5 Satz 3 AGG nicht überschätzen. Danach ist die Vermietung von Wohnraum zum nicht nur vorübergehenden Gebrauch in der Regel kein Geschäft im Sinne von § 19 Abs. 1 Nr. 1 AGG, wenn insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet werden. Das Verbot der Benachteiligung wegen Rasse oder ethnischer Herkunft nach § 19 Abs. 2 AGG bleibt bestehen, und die DSGVO-Vorgaben gelten unabhängig von der Bestandsgröße.

• Religion, Konfession, Weltanschauung – Art. 9 Abs. 1 DSGVO, § 19 Abs. 1 AGG
• Ethnische Herkunft, Hautfarbe, Muttersprache – Art. 9 Abs. 1 DSGVO, § 19 Abs. 1 und 2 AGG
• Gesundheitszustand, Behinderung, Schwangerschaft – Art. 9 Abs. 1 DSGVO, § 19 Abs. 1 AGG
• Sexuelle Orientierung, Familienplanung, Heiratsabsichten – Art. 9 Abs. 1 und Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 19 Abs. 1 AGG
• Parteizugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft – Art. 9 Abs. 1 DSGVO
• Vorstrafen und Ermittlungsverfahren – Art. 10 DSGVO
• Mieterverein, Hobbys, Freizeitverhalten – Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO

Grenzfälle: Arbeitgeber, Staatsangehörigkeit, Haustiere und Rauchen

Zwischen klar zulässig und klar unzulässig liegt ein Bereich, in dem es auf die Formulierung ankommt. Die folgenden Einordnungen beschreiben eine vorsichtige Gestaltung nach dem Erforderlichkeitsmaßstab von Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Wo Sie abweichen wollen, sollten Sie die Begründung für das Feld vorher schriftlich festhalten, damit Sie Ihrer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachkommen können.

Arbeitgeber: Für die Zahlungsfähigkeit kommt es auf Höhe und Stabilität des Einkommens an. Statt Name und Anschrift des Arbeitgebers empfiehlt sich die Abfrage der Beschäftigungsart: unbefristet, befristet, selbstständig, Rente, Ausbildung oder Transferleistung. Staatsangehörigkeit: Für die Auswahl ist sie nicht erforderlich, kann im Streitfall aber als Indiz nach § 22 AGG für eine Benachteiligung wegen ethnischer Herkunft gewertet werden. Sie gehört nicht in das Formular.

Haustiere: Die Frage nach Hunden und Katzen ist vertragsrelevant, weil der Mietvertrag die Tierhaltung regeln soll; Kleintiere in Käfigen oder Aquarien sollten Sie nicht abfragen. Rauchen: Ein Feld zum Rauchverhalten empfiehlt sich nicht, weil es die Auswahl an ein Verhalten knüpft, das Mietvertrag und Hausordnung ohnehin regeln. Musikinstrumente fragen Sie nur ab, wenn die Hausordnung dazu eine konkrete Regel enthält.

Nachweise und Bonität: welche Unterlagen wann sinnvoll sind

Nachweise gehören in Phase 3, wenn nur noch wenige Bewerber im Rennen sind. Es empfiehlt sich, nur die Bewerber um Unterlagen zu bitten, mit denen Sie tatsächlich einen Vertrag schließen würden, etwa die ersten zwei bis drei nach Ihrem Auswahlkriterium. Jede zusätzliche Gehaltsabrechnung im Postfach ist eine Akte, die Sie schützen und später löschen müssen.

Bei Einkommensnachweisen genügen die Nettobeträge. Bitten Sie ausdrücklich darum, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer und Kirchensteuermerkmal zu schwärzen. Gerade das Kirchensteuermerkmal lässt auf die Religionszugehörigkeit schließen und ist damit ein Datum nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, das Sie für die Mieterauswahl nicht brauchen. Kontoauszüge sollten Sie nicht verlangen.

Für die Bonität kann der Bewerber selbst tätig werden: Nach Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO hat er gegenüber einer Auskunftei Anspruch auf eine Kopie seiner dort gespeicherten Daten. Sinnvoll ist, diese Datenkopie als gleichwertigen Nachweis zu akzeptieren. Ausweise lassen Sie sich bei Vertragsschluss vorlegen, statt sie zu kopieren. Der Ablauf in Phase 3 lässt sich so festlegen:

1. 1Engere Auswahl anhand des vorab festgelegten Kriteriums bilden.
2. 2Ausgewählte Bewerber um Unterlagen bitten, mit Hinweis auf die gewünschten Schwärzungen.
3. 3Unterlagen nur über einen geschützten Upload entgegennehmen, nicht per weitergeleiteter E-Mail (Art. 32 Abs. 1 DSGVO).
4. 4Prüfung dokumentieren: geprüft von, Ergebnis, Datum.
5. 5Nach Zusage oder Absage die Löschfrist im System setzen.

Praxisbeispiel: Auswahl nach festem Kriterium nachrechnen

Annahme: Eine Zweizimmerwohnung aus einem Kapitalanlageprojekt wird erstmals vermietet. Kaltmiete 950 Euro, Vorauszahlung auf Betriebs- und Heizkosten 230 Euro, Warmmiete 1.180 Euro. Auf die Anzeige melden sich 40 Interessenten, 7 erklären nach der Besichtigung einen Anmietwunsch. Der Vermieter hat vor Veröffentlichung festgelegt: Die Warmmiete soll höchstens 35 % des Haushaltsnettoeinkommens betragen; bei Gleichstand entscheidet der Eingang der Selbstauskunft. Die 35 % sind seine eigene Vorgabe, kein Marktwert.

Rechenweg: Mindestnettoeinkommen = 1.180 Euro geteilt durch 0,35 = 3.371,43 Euro. Haushalt A gibt 3.600 Euro an, die Mietbelastung beträgt 1.180 geteilt durch 3.600 = 32,8 %. Haushalt B gibt 3.100 Euro an, die Belastung beträgt 38,1 %, er liegt damit über dem Kriterium. Annahme: Drei der sieben Haushalte erfüllen das Kriterium; nur diese drei werden um Nachweise gebeten.

Datenbilanz: Von 33 Personen liegen nur Name und Kontaktdaten aus Phase 1 vor, von 4 zusätzlich die Selbstauskunft, von 3 die Nachweise. Weil Kriterium und Reihenfolge vor der ersten Anfrage feststanden, lässt sich jede Absage mit einem merkmalsneutralen Grund belegen. Das ist die Grundlage, um einem Indizienvortrag nach § 22 AGG zu begegnen.

Wie lange dürfen Unterlagen abgelehnter Mietinteressenten aufbewahrt werden?

Nur so lange, wie Sie sie zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche brauchen. Belegdokumente wie Gehaltsabrechnungen sollten mit der Absage gelöscht werden. Für Name, Absagedatum, Auswahlkriterium und die maßgebliche Angabe empfiehlt sich eine Frist von drei Monaten ab Absage, die die Zweimonatsfrist aus § 21 Abs. 5 Satz 1 AGG mit Puffer abdeckt.

Die Löschpflicht folgt aus Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO, sobald der Zweck entfallen ist, und aus der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Eine befristete Weiterspeicherung lässt Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO zu, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Anlass ist § 21 Abs. 5 Satz 1 AGG: Ansprüche wegen Benachteiligung sind innerhalb von zwei Monaten geltend zu machen.

§ 21 Abs. 5 Satz 2 AGG lässt eine spätere Geltendmachung zu, wenn der Benachteiligte ohne Verschulden an der Fristwahrung gehindert war. Ein begrenzter Puffer ist deshalb sinnvoll, er muss aber begründet und kurz bleiben. Prüfen Sie die Frist vor Einführung anhand der geltenden Fassung des AGG, da Änderungen dort Ihr Löschkonzept unmittelbar betreffen. Ablauf mit Beispieldatum:

1. 1Absage versenden und Datum erfassen. Annahme: 15.11.2026.
2. 2Gehaltsabrechnungen, Bonitätsauskunft und Vorvermieterbestätigung am selben Tag löschen.
3. 3Restdatensatz sperren, sodass nur die Auswahlverantwortlichen zugreifen können.
4. 4Fristende berechnen: 15.11.2026 plus drei Monate ergibt den 15.02.2027.
5. 5Am Fristende löschen, sofern kein Anspruch geltend gemacht wurde, und die Löschung mit Datum protokollieren.

Mustergliederung: Selbstauskunft für Mietwohnungen ohne unzulässige Felder

Die folgende Gliederung ist ein Gerüst für Phase 2. Sie enthält bewusst keine Felder für Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religion, Vorstrafen, Arbeitgeberanschrift oder Freitext. Wer eine Vorlage für die Selbstauskunft Mietwohnung aus einem Formularbuch übernimmt, sollte sie Feld für Feld gegen diese Gliederung abgleichen. Die Formulierung im Einzelfall, etwa bei gefördertem Wohnraum, sollte rechtlich geprüft werden.

Zur Schlussbestätigung: Eine vorsätzlich falsche Antwort auf eine zulässige Frage kann den Vermieter je nach Einzelfall zur Anfechtung nach § 123 Abs. 1 BGB oder zur Kündigung aus wichtigem Grund nach § 543 Abs. 1 BGB berechtigen. Gerade deshalb sollte das Formular nur zulässige Fragen enthalten: Bei unzulässigen Fragen tragen diese Folgen nicht verlässlich, und das Feld schafft zusätzlich ein mögliches Indiz nach § 22 AGG.

Für den Einsatz im System empfiehlt sich, die Gliederung als feste Feldliste mit Pflicht- und Optionalfeldern zu hinterlegen statt als frei bearbeitbares Dokument. So ergänzt niemand nebenbei ein zusätzliches Feld, und Änderungen laufen über eine dokumentierte Freigabe.

1. 1Objekt: Anschrift, Wohnungsnummer, gewünschter Mietbeginn.
2. 2Vertragsparteien: Name, Vorname, aktuelle Anschrift, E-Mail, Telefon.
3. 3Haushalt: Anzahl der einziehenden Erwachsenen und Kinder, ohne Namen, Alter oder Beziehung zueinander.
4. 4Einkommen: Haushaltsnettoeinkommen pro Monat, Beschäftigungsart je Vertragspartei.
5. 5Zahlungsfähigkeit: offene Mietrückstände aus dem aktuellen Mietverhältnis, laufendes Insolvenzverfahren, jeweils ja oder nein.
6. 6Tierhaltung: Hunde oder Katzen geplant, Anzahl.
7. 7Nur bei gebundenem Wohnraum: Wohnberechtigungsschein vorhanden, ja oder nein.
8. 8Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO mit Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängern und Löschfrist.
9. 9Bestätigung der Richtigkeit mit Datum.

Erstvermietung im Kapitalanlagevertrieb: Rollen und Abbildung im CRM

Im Kapitalanlagevertrieb ist der Käufer später Vermieter, die Mieterauswahl kann aber ein Vermietungsservice, eine Hausverwaltung oder der Vertrieb übernehmen. Vor dem ersten Formular muss die Rolle geklärt sein. Handelt der Dienstleister weisungsgebunden, ist ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO nötig; legen Eigentümer und Dienstleister Zwecke und Mittel gemeinsam fest, eine Vereinbarung nach Art. 26 Abs. 1 DSGVO.

Im CRM empfiehlt sich eine klare Trennung: Mietinteressenten gehören nicht in die Käuferpipeline, sondern in einen eigenen Bereich mit eigenen Rollen. Statusstufen wie „Mietinteressent Selbstauskunft angefordert“, „Nachweise angefordert“ und „Absage, Frist läuft“ bilden das Phasenmodell ab. An jede Stufe lassen sich Sichtbarkeit von Feldern und Fristen koppeln.

Dokumente erhalten einen eigenen Typ, etwa „Selbstauskunft Mietwohnung“ oder „Einkommensnachweis Mieter“, damit Löschregeln am Typ statt an der Einzeldatei ansetzen. Selbstauskünfte von Kaufinteressenten für die Finanzierung dienen einem anderen Zweck und gehören wegen der Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO nicht in den Mietprozess. Prüfpunkte für die Einrichtung:

• Eigener Datenbereich für Mietinteressenten, getrennt von Kaufinteressenten
• Einkommensfelder erst ab dem Status „Anmietwunsch“ sichtbar
• Nachweis-Upload mit Zugriff nur für die Auswahlverantwortlichen
• Löschung der Nachweise bei Absage, des Restdatensatzes nach Fristablauf
• Protokoll über Auswahlkriterium, Entscheidung und Löschung