Ausländische Käufer Immobilien Vertrieb: GwG, Nachweise, Finanzierung

Ausländische Käufer Immobilien Vertrieb: was sich im Prozess ändert

Der Grundablauf bleibt gleich: Anfrage, Beratung, Reservierung, Finanzierungsklärung, Notartermin, Übergabe. Was sich verschiebt, sind Reihenfolge und Tiefe der einzelnen Schritte. Bei inländischen Käufern lassen sich Identifizierung und Unterlagen oft kurz vor dem Notartermin zusammenführen. Bei Käufern aus dem Ausland ist das riskant, weil Dokumente übersetzt, beglaubigt oder erst beschafft werden müssen und Rückfragen über Zeitzonen hinweg laufen.

Kaufen ausländische Investoren Immobilien in Deutschland als Kapitalanlage, kommt häufig eine zweite Ebene hinzu: Gekauft wird nicht als Privatperson, sondern über eine Gesellschaft, eine Holding oder eine Stiftung. Dann reicht es nicht, den Unterzeichner zu kennen. Es muss nachvollziehbar sein, wer hinter der Struktur steht und woher das Eigenkapital stammt. Diese Klärung braucht Zeit und gehört deshalb in die frühe Phase des Vertriebsprozesses.

Wenn internationale Käufer Neubau-Einheiten vom Plan erwerben, verlängert sich zudem die Beziehung. Zwischen Reservierung und Übergabe liegen Bauphasen, Ratenzahlungen und mehrere Kontaktpunkte. Jede Zahlung aus dem Ausland ist ein Vorgang, der zur bekannten Mittelherkunft passen sollte. Der Vertrieb braucht deshalb eine Dokumentation, die über den Vertragsschluss hinaus lesbar bleibt und auch von der Käuferbetreuung verstanden wird.

• Identifizierung und Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten beginnen mit dem ernsthaften Kaufinteresse, nicht erst beim Notar.
• Fremdsprachige Unterlagen brauchen Vorlauf für Übersetzung, Beglaubigung oder Apostille.
• Eigenkapital und Finanzierungsquelle werden vor der Reservierung auf Plausibilität geprüft.
• Sprache und Vertragsverständnis werden vor der Terminvereinbarung mit dem Notar geklärt.
• Zahlungen während der Bauphase werden gegen die dokumentierte Mittelherkunft abgeglichen.

Welche GwG-Pflichten gelten beim Verkauf an ausländische Käufer?

Es gelten dieselben allgemeinen Sorgfaltspflichten wie bei inländischen Käufern: Identifizierung, Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten, Informationen zum Geschäftszweck, Prüfung auf politisch exponierte Personen und laufende Überwachung nach § 10 Abs. 1 GwG. Der Auslandsbezug kann zusätzlich verstärkte Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG auslösen, etwa bei Hochrisiko-Drittstaaten.

Verpflichtet sind Immobilienmakler nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG; der Begriff ist in § 1 Abs. 11 GwG definiert und erfasst die Vermittlung von Kaufverträgen. Notare sind nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG eigenständig verpflichtet. Ob ein Bauträger, der ausschließlich eigene Einheiten verkauft, selbst unter das Gesetz fällt, hängt von seiner konkreten Tätigkeit ab und sollte rechtlich geprüft werden. Für vermittelnde Vertriebspartner ist die Lage klarer.

Zwei Regeln verdienen im Auslandsgeschäft besondere Aufmerksamkeit. Nach § 16a GwG darf die Gegenleistung beim Immobilienerwerb nicht in bar oder mit bestimmten Sachwerten wie Kryptowerten oder Gold erbracht werden. Und nach § 10 Abs. 9 GwG darf eine Geschäftsbeziehung nicht begründet oder fortgesetzt werden, wenn die Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden können. Fehlende Unterlagen sind damit kein Formproblem, sondern ein Stoppsignal für den weiteren Prozess.

In der Software

Selbstauskunft und Unterschrift ohne Papier

Der Interessent füllt die Selbstauskunft selbst aus, lädt seine Unterlagen hoch und unterschreibt digital; die Checkliste zeigt, was noch fehlt.

Selbstauskunft · E-Signatur

Wann muss ein ausländischer Käufer identifiziert werden?

Die Identifizierung ist vorzunehmen, sobald der Vertragspartner des Maklervertrags ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Kaufvertrags äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind, so § 11 Abs. 2 GwG. Im Vertrieb ist das in der Regel der Moment der Reservierung oder der Anforderung des Kaufvertragsentwurfs.

Überprüft wird die Identität natürlicher Personen nach § 12 Abs. 1 GwG vor allem anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild, bei Käufern aus Drittstaaten meist anhand des Reisepasses. Die Norm lässt daneben weitere Verfahren zu, etwa den elektronischen Identitätsnachweis; ob diese für Dokumente aus dem jeweiligen Herkunftsland praktisch funktionieren, sollte vorab geklärt werden. Nach § 8 Abs. 2 GwG sind Kopien anzufertigen oder die Dokumente vollständig zu digitalisieren.

Sinnvoll ist eine feste Auslösung im System: Mit dem Statuswechsel auf reserviert startet eine Aufgabe zur Identifizierung, die den Vorgang blockiert, solange sie offen ist. Der Käufer ist nach § 11 Abs. 6 GwG verpflichtet, die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Diese Mitwirkungspflicht lässt sich im Erstgespräch sachlich erklären, was spätere Diskussionen über angeblich übertriebene Anforderungen deutlich entlastet.

1. 1Ernsthaftes Kaufinteresse erkennen und im CRM als Auslöser markieren.
2. 2Ausweisdokument anfordern und Gültigkeit, Lichtbild und Namensschreibweise prüfen.
3. 3Kopie oder Digitalisat anfertigen und dem Kontakt zuordnen.
4. 4Wirtschaftlich Berechtigten abklären und PEP-Status abfragen.
5. 5Geschäftszweck und Mittelherkunft erfassen.
6. 6Ergebnis, Datum und prüfende Person dokumentieren; erst dann den Kaufvertragsentwurf anfordern.

Wie klärt man den wirtschaftlich Berechtigten bei ausländischen Gesellschaften?

Man lässt sich die Beteiligungskette bis zu den natürlichen Personen offenlegen, die mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte halten oder vergleichbar Kontrolle ausüben (§ 3 Abs. 2 GwG), belegt jede Ebene mit Registerauszügen und dokumentiert den Prüfweg. Lässt sich keine solche Person ermitteln, greift eine gesetzliche Auffangregel.

Nach dieser Auffangregel in § 3 Abs. 2 GwG gelten dann gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner als wirtschaftlich Berechtigte. Ausländische Gesellschaften, die Eigentum an einer in Deutschland gelegenen Immobilie erwerben, unterliegen zudem Mitteilungspflichten gegenüber dem Transparenzregister nach § 20 Abs. 1 GwG. Die Frage nach der Registrierung gehört deshalb auf die frühe Unterlagenliste, weil sie den Beurkundungstermin blockieren kann. Klären Sie den Stand mit Käufer und Notar.

Bei mehrstufigen Strukturen empfiehlt sich ein Organigramm, das der Käufer liefert und das je Ebene belegt wird. Nehmen wir an, eine Holding hält 60 Prozent an der Käufergesellschaft, und eine Person hält 80 Prozent an der Holding. Die Holding liegt über der Schwelle, die Person kontrolliert die Holding und ist damit mittelbar wirtschaftlich Berechtigte. Ein bloßes Durchmultiplizieren der Quoten genügt als Prüfweg nicht, weil das Gesetz bei mittelbaren Beteiligungen auf Kontrolle abstellt.

Nachweisdokumentation: Unterlagen je Käufertyp

Eine einheitliche Unterlagenliste für alle Käufer führt entweder zu Lücken oder zu unnötigen Anforderungen. Sinnvoller ist eine Matrix, die nach Käufertyp unterscheidet und für jede Zeile festhält, wozu das Dokument dient: Identifizierung, Vertretungsbefugnis, Mittelherkunft oder Finanzierung. So lässt sich im Gespräch begründen, warum ein Unterlagenwunsch besteht, und das Team fordert nichts an, was es später nicht verwerten kann.

Die folgende Übersicht ist eine Gestaltungsempfehlung und kein abschließender Katalog. Welche Unterlagen im Einzelfall genügen, hängt von der Risikoeinschätzung und von den Anforderungen des Notars und der finanzierenden Bank ab. Bei fremdsprachigen Dokumenten sollte früh geklärt werden, ob eine einfache Übersetzung genügt oder eine beglaubigte Übersetzung beziehungsweise eine Apostille verlangt wird, denn diese Beschaffung ist oft der längste Posten im Zeitplan.

Für jeden Eintrag empfiehlt sich ein Ablaufdatum. Ausweise laufen ab, Registerauszüge veralten, Kontoauszüge verlieren ihren Aussagewert. Nehmen wir an, der Notar verlangt Registerauszüge, die bei Beurkundung nicht älter als drei Monate sind. Dann plant das CRM die Wiedervorlage automatisch vor dem Termin ein, statt dass die Lücke erst am Beurkundungstag auffällt und der Termin verschoben werden muss.

Mittelherkunft und verstärkte Sorgfaltspflichten

Auslandsbezug ist für sich kein Verdachtsmoment, kann aber Risikofaktoren berühren. § 15 Abs. 2 GwG verweist für die Einschätzung eines höheren Risikos auf die Faktoren in Anlage 2 zum Gesetz, darunter geografische Faktoren. Nach § 15 Abs. 3 GwG sind verstärkte Sorgfaltspflichten unter anderem zu erfüllen, wenn eine politisch exponierte Person beteiligt ist oder ein von der EU-Kommission ermittelter Drittstaat mit hohem Risiko.

Verstärkte Sorgfalt bedeutet vor allem mehr Belege zur Herkunft der Vermögenswerte, die Zustimmung einer Person aus der Leitungsebene und eine engere Überwachung der Geschäftsbeziehung. Für den Vertrieb heißt das: Die Freigabe liegt nicht beim Vertriebsmitarbeiter, sondern bei einer benannten Person, und ihre Begründung wird schriftlich festgehalten. Wer als politisch exponierte Person gilt, regelt § 1 Abs. 12 GwG; Familienmitglieder und nahestehende Personen sind in den folgenden Absätzen erfasst.

Ergeben sich Tatsachen, die auf Geldwäsche hindeuten, besteht nach § 43 Abs. 1 GwG eine Meldepflicht an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen. Nach § 47 Abs. 1 GwG darf der Käufer über eine beabsichtigte oder erstattete Meldung nicht informiert werden. Für das Team heißt das: Verdachtsfälle werden intern an die zuständige Person gegeben, nicht mit dem Kunden diskutiert, und die Notizen im CRM bleiben sachlich und neutral.

• Zahlungen von Konten Dritter, deren Verbindung zum Käufer nicht erklärt ist
• Wechsel der Käuferperson oder Käufergesellschaft kurz vor der Beurkundung
• Beteiligungsstrukturen ohne erkennbaren wirtschaftlichen Grund
• Eigenkapital, das in Höhe oder Herkunft nicht zu den übrigen Angaben passt
• Drängen auf sehr kurzfristige Beurkundung ohne nachvollziehbaren Anlass

Wie wird die Finanzierung ausländischer Käufer geklärt?

In drei Schritten: Eigenkapital und dessen Herkunft belegen, die Finanzierungsquelle bestimmen und vor der Reservierung, spätestens vor Anforderung des Kaufvertragsentwurfs, eine belastbare Bestätigung einholen. Der Vertrieb prüft Plausibilität und Vollständigkeit, trifft aber keine Kreditentscheidung und vermittelt ohne Erlaubnis keine Darlehen.

Ob eine deutsche Bank an einen Käufer mit Wohnsitz im Ausland finanziert, entscheidet sie nach eigener Kreditpolitik; die Kreditwürdigkeitsprüfung liegt beim Darlehensgeber, bei Immobiliar-Verbraucherdarlehen nach § 505a Abs. 1 BGB. Finanziert der Käufer über eine Bank im Heimatland, stellen sich andere Fragen: Akzeptiert diese Bank eine Grundschuld an einer deutschen Immobilie, und in welcher Form und Sprache wird die Zusage vorgelegt? Beides sollte vor der Reservierung beantwortet sein.

Wer Immobiliardarlehen vermittelt, braucht eine Erlaubnis nach § 34i GewO; die Erlaubnis nach § 34c GewO deckt das nicht ab. Im Auslandsgeschäft ist diese Grenze schnell überschritten, wenn der Vertrieb aus Hilfsbereitschaft Banken anspricht und Konditionen verhandelt. Sinnvoll ist eine klare Rollentrennung mit Übergabe an einen erlaubten Vermittler oder die Bank. Bei Immobiliar-Verbraucherdarlehen in Fremdwährung regelt § 503 BGB ein Umwandlungsrecht; die Aufklärung darüber ist Sache des Darlehensgebers.

• Eigenkapitalnachweis mit Datum, Kontoinhaber und Währung
• Erklärung zur Herkunft des Eigenkapitals mit Belegen
• Finanzierungsquelle: deutsche Bank, Bank im Heimatland oder ausschließlich Eigenkapital
• Form, Sprache und Gültigkeitsdauer der Finanzierungsbestätigung
• Zahlungsweg für Raten oder Kaufpreis einschließlich Kontoinhaber

Wechselkurs und Eigenkapital: ein Rechenbeispiel

Kommt das Eigenkapital in einer anderen Währung, entsteht zwischen Reservierung und Zahlung ein Kursrisiko. Es liegt beim Käufer, trifft aber den Vertrieb, wenn die Finanzierung daran scheitert. Annahme: Kaufpreis 480.000 Euro, Erwerbsnebenkosten 10 Prozent, also 48.000 Euro, Gesamtbedarf 528.000 Euro. Der Käufer bringt 200.000 US-Dollar Eigenkapital ein, der Kurs liegt bei Reservierung bei 1,10 US-Dollar je Euro.

Bei diesem Kurs entspricht das Eigenkapital 181.818 Euro, der Fremdfinanzierungsbedarf beträgt 346.182 Euro. Nehmen wir an, der Euro wertet bis zur Fälligkeit um 5 Prozent auf 1,155 US-Dollar auf. Dann sind die 200.000 US-Dollar nur noch 173.160 Euro wert. Der Finanzierungsbedarf steigt auf 354.840 Euro, also um 8.658 Euro. Lautet die Finanzierungsbestätigung genau auf den ursprünglichen Betrag, fehlt diese Summe.

Für den Vertrieb folgen daraus zwei Dinge. Erstens empfiehlt es sich, den Eigenkapitalnachweis mit Kurs und Stichtag zu erfassen und die Finanzierungsbestätigung mit einem Puffer abzugleichen, den der Käufer selbst festlegt. Zweitens gehört der Hinweis auf das Kursrisiko in die Beratungsdokumentation, ohne dass der Vertrieb eine bestimmte Absicherung empfiehlt; diese Entscheidung treffen Käufer und Bank.

Welche Rolle spielen Sprache und Notartermin bei ausländischen Käufern?

Eine zentrale: Der Kaufvertrag bedarf nach § 311b Abs. 1 Satz 1 BGB der notariellen Beurkundung, und jeder Beteiligte muss den Inhalt verstehen. Ist ein Käufer der Urkundensprache nicht hinreichend kundig, sieht § 16 BeurkG eine Übersetzung vor. Dolmetscher, Terminlänge und Kosten gehören deshalb vor die Terminvereinbarung.

Bei Verbraucherverträgen soll der Käufer den beabsichtigten Text nach § 17 Abs. 2a Satz 2 Nr. 2 BeurkG im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung erhalten. Für ausländische Käufer ist diese Frist knapp, wenn der Entwurf erst übersetzt und mit einem Berater im Heimatland besprochen werden soll. Planen Sie den Versand des Entwurfs so, dass Übersetzung und Rückfragen in die Frist passen, statt den Termin später verschieben zu müssen.

Kann der Käufer nicht anreisen, kommen eine Beurkundung mit Vertreter und spätere Genehmigung oder eine Vollmacht in Betracht. Welche Form die Vollmacht braucht und ob eine im Ausland errichtete Urkunde eine Apostille oder Legalisation erfordert, klärt der Notar. Der Vertrieb sollte diese Frage bereits in der Reservierungsphase stellen, weil die Beschaffung von Unterlagen aus dem Ausland den Termin deutlich verschieben kann.

Prozess im CRM abbilden: Status, Fristen, Datenschutz

Die beschriebenen Schritte tragen nur, wenn das System sie erzwingt und nicht nur empfiehlt. Ein Prozesshandbuch mit dem Arbeitstitel Vertrieb internationale Käufer Deutschland sollte deshalb nicht als PDF enden, sondern als Statuslogik im CRM: Bestimmte Übergänge sind erst möglich, wenn Identifizierung, Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten und Finanzierungsnachweis als erledigt markiert und einer prüfenden Person zugeordnet sind.

Ausweiskopien, Registerauszüge und Kontoauszüge sind besonders schutzbedürftig. Sie gehören in einen Bereich mit eingeschränkten Rechten, nicht in allgemeine Projektordner, auf die auch externe Vertriebspartner zugreifen. Die Aufbewahrung richtet sich nach § 8 Abs. 4 GwG; danach sind die Unterlagen zu vernichten. Werden Daten an Banken oder Berater außerhalb der EU übermittelt, sind die Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO für Drittlandübermittlungen zu beachten.

Für die Steuerung empfiehlt sich eine eigene Sicht auf alle Vorgänge mit Auslandsbezug: offene Identifizierungen, fehlende Übersetzungen, auslaufende Dokumente und anstehende Zahlungen in Fremdwährung. So erkennt die Vertriebsleitung früh, welche Reservierungen wegen fehlender Unterlagen gefährdet sind, und kann gezielt nachfassen, bevor eine Einheit blockiert bleibt, die an einen anderen Interessenten hätte gehen können.

1. 1Anfrage: Sprache, Wohnsitzland und Käufertyp erfassen.
2. 2Beratung: Unterlagenliste nach Käufertyp versenden und Mitwirkungspflicht erklären.
3. 3Reservierung: Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigten und Mittelherkunft als Pflichtaufgaben anlegen.
4. 4Finanzierung: Bestätigung mit Währung, Kurs und Stichtag hinterlegen.
5. 5Notarvorbereitung: Sprache, Dolmetscher, Vollmacht und Entwurfsversand terminieren.
6. 6Bauphase: Zahlungseingänge gegen die dokumentierte Mittelherkunft abgleichen.