Maklernachweis dokumentieren: Kontakthistorie, die im Streit trägt

Was bedeutet Nachweis im Maklerrecht?

Ein Nachweis liegt vor, wenn der Makler dem Interessenten eine konkrete Gelegenheit zum Abschluss eines Vertrags benennt, sodass dieser selbst in Verhandlungen eintreten kann. Nach § 652 Abs. 1 Satz 1 BGB entsteht der Lohnanspruch nur, wenn der Hauptvertrag infolge dieses Nachweises oder einer Vermittlung zustande kommt.

Das Gesetz nennt zwei Leistungsarten nebeneinander: den Nachweis und die Vermittlung. Beim Nachweis geht es darum, die Kaufgelegenheit so mitzuteilen, dass der Interessent sie identifizieren und selbst aktiv werden kann. Bei der Vermittlung wirkt der Makler zusätzlich auf die Abschlussbereitschaft der Gegenseite ein. Im Projektvertrieb greifen Exposéversand, Besichtigung und Reservierung ineinander. Für die Dokumentation ist es dennoch sinnvoll, den ersten Nachweis einer Einheit als eigenes Ereignis zu erfassen, weil er den frühesten Anknüpfungspunkt bildet.

Entscheidend ist die Wortgruppe „infolge des Nachweises“ in § 652 Abs. 1 Satz 1 BGB. Sie verlangt einen Zusammenhang zwischen der Information des Maklers und dem späteren Abschluss. Ob dieser Zusammenhang im Einzelfall besteht, ist eine Frage der rechtlichen Würdigung. Die Dokumentation kann sie nicht vorwegnehmen, sie liefert aber die Tatsachen: welches Objekt, welche Angaben, welcher Empfänger, welcher Zeitpunkt und was der Interessent vorher bereits wusste.

Warum sollten Makler den Maklernachweis dokumentieren?

Weil ein Makler, der Provision verlangt, die Voraussetzungen aus § 652 Abs. 1 Satz 1 BGB im Streit belegen können sollte: Maklervertrag, Nachweis und Zusammenhang mit dem Abschluss. Erinnerungen von Mitarbeitern helfen dabei wenig. Tragfähig ist eine datierte, objektbezogene Kontakthistorie, die zeigt, welche Information der Interessent wann erhalten hat.

Viele Vertriebe regeln intern, welchem Mitarbeiter oder Vertriebspartner ein Kunde zugeordnet ist. Solche Kundenschutzregeln sind sinnvoll, um Konflikte im eigenen Netzwerk zu vermeiden, sie wirken aber nur im Innenverhältnis. Der Käufer hat sie weder vereinbart noch gekannt, und ein Eintrag „Kundenschutz bis 30.06.“ sagt nichts darüber aus, ob ihm ein bestimmtes Objekt nachgewiesen wurde. Melden mehrere Partner denselben Interessenten, entscheidet die Schutzregel die interne Zuordnung, die Historie muss trotzdem jeden tatsächlichen Nachweis zeigen.

Gleiches gilt für die Provisionsabrechnung. Eine korrekt berechnete Provision setzt einen bestehenden Anspruch voraus, sie beweist ihn nicht. Ist die Abrechnung sauber, hat die Kontakthistorie aber Lücken, steht der Vertrieb im Streit mit einer genauen Zahl und einer ungesicherten Grundlage da. Die Dokumentation sollte deshalb mindestens folgende Fragen beantworten:

• Welches Objekt wurde nachgewiesen, mit welchen identifizierenden Angaben wie Projekt, Einheit und Adresse?
• An welche Person ging der Nachweis, und ist sie mit dem späteren Käufer identisch oder ihm erkennbar zuzuordnen?
• Wann und über welchen Kanal ging die Information zu, und wie ist der Zugang belegt?
• Bestand zu diesem Zeitpunkt ein Maklervertrag, und in welcher Form wurde er geschlossen?
• Hat der Interessent eine Vorkenntnis angegeben, wann, gegenüber wem und mit welcher Quelle?

In der Software

Jeder Vorgang steht an seiner Stufe

Board, Tabelle und Zeitstrahl zeigen dieselben Deals — wer wo hängt, sieht man ohne Rückfrage.

Deal-Pipeline

Welche Angaben gehören in einen dokumentierten Nachweis?

Ein dokumentierter Nachweis enthält das konkrete Objekt mit identifizierenden Angaben, den Empfänger, Datum und Uhrzeit, den Kanal, den Inhalt der übermittelten Information, den Bezug zum Maklervertrag und eine Angabe zur Vorkenntnis. Fehlt eines dieser Elemente, entsteht eine Lücke, die sich im Streit nachträglich kaum schließen lässt.

Das Objekt sollte so beschrieben sein, wie es dem Interessenten tatsächlich mitgeteilt wurde. Im Neubau ist das eine bestimmte Einheit in einem bestimmten Projekt, nicht „Projekt Nordufer allgemein“. Wurde zunächst nur das Projekt vorgestellt und erst später eine Einheit, sind das zwei Ereignisse mit unterschiedlichem Inhalt. Speichern Sie beide getrennt, denn die Frage, ab wann der Interessent die konkrete Kaufgelegenheit kannte, stellt sich genau an dieser Stelle.

Beim Inhalt reicht der Vermerk „Exposé versendet“ nicht aus. Archivieren Sie die tatsächlich versendete Fassung mit Versionsstand, denn Exposés ändern sich im Projektverlauf. Wer später nur die aktuelle Version vorlegen kann, kann nicht zeigen, ob Adresse und Einheit damals schon erkennbar waren. Die Tabelle fasst die Felder zusammen, die sich als Mindeststandard empfehlen.

Objektbezogen statt kontaktbezogen dokumentieren

Viele CRM-Systeme sind um den Kontakt herum gebaut: Eine Person hat eine Aktivitätenliste, in der Telefonate, E-Mails und Termine chronologisch stehen. Für die Nachweisfrage ist diese Sicht unvollständig. Gefragt wird nicht „Was haben wir mit Frau K. besprochen?“, sondern „Wann hat Frau K. von Einheit 2.04 erfahren, und von wem?“. Die Antwort sollte sich ohne Durchsuchen von Freitexten ergeben.

Sinnvoll ist deshalb ein eigenes Nachweisereignis, das Kontakt und Einheit verknüpft. Jedes Ereignis trägt einen Typ wie Projektvorstellung, Einheitennachweis, Besichtigung oder Reservierung, dazu einen Zeitstempel und einen Verweis auf das Dokument oder die Gesprächsnotiz. So lässt sich für jede Einheit auflisten, wer sie wann nachgewiesen bekam, und für jeden Kontakt, welche Einheiten er kennt.

Ein zweiter Grund für die Objektsicht sind Paare, Gesellschaften und Berater. Häufig erhält eine Person das Exposé, gekauft wird später durch den Ehepartner oder eine eigens gegründete GmbH. Verknüpfen Sie wirtschaftlich zusammengehörende Kontakte ausdrücklich und vermerken Sie, wann und durch wen die Verbindung bekannt wurde. Ob ein Nachweis an eine Person der anderen zuzurechnen ist, bleibt eine rechtliche Frage, die Tatsachen dazu sollten aber vorliegen.

Wie erfasst man eine Vorkenntnis des Interessenten richtig?

Fragen Sie beim ersten objektbezogenen Kontakt aktiv, ob der Interessent das Projekt oder die konkrete Einheit bereits kennt, und speichern Sie die Antwort mit Datum, Quelle, Umfang und Wortlaut in einem eigenen Feld. Eine später behauptete Vorkenntnis lässt sich nur gegen eine frühere, dokumentierte Angabe prüfen.

Die Vorkenntnis betrifft das Merkmal „infolge des Nachweises“ aus § 652 Abs. 1 Satz 1 BGB. Kannte der Interessent die Kaufgelegenheit schon, stellt sich die Frage, ob die Information des Maklers für den Abschluss noch ursächlich war. Wie diese Frage zu beantworten ist, gehört in die rechtliche Prüfung. Für die Dokumentation zählt, dass die Angabe früh, konkret und unverändert vorliegt und zwischen Kenntnis des Projekts und Kenntnis der Einheit unterscheidet.

Empfehlenswert ist eine kurze interne Checkliste, etwa unter dem Namen „Vorkenntnis Einwand Makler“, die jeder Mitarbeiter beim ersten Objektkontakt und erneut bei einem späteren Einwand abarbeitet. Sie verhindert, dass die Frage nur dann gestellt wird, wenn ein Interessent ohnehin zögert.

Manche Maklerverträge verpflichten den Interessenten, eine Vorkenntnis innerhalb einer Frist mitzuteilen. Wird eine solche Regel als Allgemeine Geschäftsbedingung verwendet, unterliegt sie der Inhaltskontrolle nach § 307 Abs. 1 BGB. Ob eine konkrete Klausel hält, sollte anwaltlich geprüft werden; die eigene Dokumentation der Abfrage bleibt davon unabhängig sinnvoll.

1. 1Beim ersten Objektkontakt fragen: „Kennen Sie dieses Projekt oder diese Einheit bereits, und woher?“
2. 2Antwort mit Datum, Uhrzeit und Bearbeiter im Feld Vorkenntnis speichern, möglichst im Wortlaut.
3. 3Bei Ja: Quelle wie Portal, Bauschild, anderer Makler oder Bauträger direkt sowie Zeitpunkt und Umfang erfragen.
4. 4Um einen Beleg bitten, etwa ein früheres Exposé, und den Eingang vermerken.
5. 5Die Angabe dem Interessenten in Textform bestätigen, damit spätere Abweichungen sichtbar werden.
6. 6Einen späteren Einwand als eigenes Ereignis anlegen und die ursprüngliche Angabe unverändert lassen.

Nachweisbestätigung: Inhalt, Form und Zeitpunkt

Mit dem Begriff „Nachweisbestätigung Immobilienmakler“ ist hier ein Dokument gemeint, in dem der Makler dem Interessenten die nachgewiesene Kaufgelegenheit zusammenfasst und dessen Angabe zur Vorkenntnis wiedergibt. Es ist kein vorgeschriebenes Formular, sondern ein Beweismittel, das Tatsachen zeitnah und für beide Seiten sichtbar festhält. Sinnvoll ist der Versand kurz nach dem Einheitennachweis.

Vom Maklervertrag ist die Bestätigung strikt zu unterscheiden. Für Maklerverträge über den Nachweis oder die Vermittlung eines Kaufvertrags über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus verlangt § 656a BGB die Textform, deren Anforderungen § 126b BGB beschreibt. Eine Nachweisbestätigung ersetzt keinen fehlenden Maklervertrag. Sie kann aber auf ihn Bezug nehmen und so zeigen, dass Vertrag und Nachweis zeitlich und inhaltlich zusammenpassen.

Wird der Maklervertrag mit einem Verbraucher als Fernabsatzvertrag im Sinne von § 312c Abs. 1 BGB geschlossen, besteht ein Widerrufsrecht nach § 312g Abs. 1 BGB; die Frist beträgt nach § 355 Abs. 2 Satz 1 BGB 14 Tage. Die Belehrungspflichten ergeben sich aus Art. 246a § 1 Abs. 2 EGBGB. Für Wertersatz bei Leistung innerhalb der Frist ist § 357a Abs. 2 BGB maßgeblich, der unter anderem auf ein ausdrückliches Verlangen des Verbrauchers abstellt. Dieses Verlangen gehört mit Zeitstempel in die Dokumentation.

• Bezeichnung von Projekt, Einheit und Adresse in der Form, in der sie mitgeteilt wurden
• Datum und Kanal des Nachweises
• Bezug auf den Maklervertrag mit Datum
• Angabe zur Vorkenntnis mit Quelle oder dem Vermerk „keine Vorkenntnis angegeben“
• Bitte, Abweichungen innerhalb einer genannten Frist mitzuteilen
• Versandnachweis und Ablage im Objektdatensatz

Praxisbeispiel: Kontakthistorie mit angegebener Vorkenntnis

Das Beispiel ist konstruiert und bildet keinen realen Fall ab. Annahme: Ein Makler vertreibt die Eigentumswohnung 2.04 im Projekt „Nordufer“ zum Kaufpreis von 420.000 Euro. Mit dem Käufer ist in Textform eine Provision von 3,57 Prozent inklusive Umsatzsteuer vereinbart. Die Historie im CRM sieht so aus:

Rechnung: 420.000 Euro × 3,57 Prozent ergibt 14.994 Euro. Netto sind das 14.994 Euro ÷ 1,19 = 12.600 Euro, die Umsatzsteuer beträgt 2.394 Euro. Um diesen Betrag geht es im Streit, und die Dokumentation muss ihn tragen.

Die Historie zeigt drei Dinge: Die Vorkenntnisfrage wurde vor dem Einheitennachweis gestellt, die Antwort betraf nur das Projekt, und sie wurde dem Interessenten bestätigt, ohne dass er widersprach. Die neue Behauptung vom 20.03.2027 wird als eigenes Ereignis erfasst. Ob sie rechtlich durchgreift, entscheidet nicht das CRM. Der Makler kann die Tatsachenlage aber vollständig vorlegen. Fehlt Schritt 2, steht Aussage gegen Aussage; fehlt der Versionsstand in Schritt 4, bleibt offen, ob die Einheit im November konkret benannt war.

1. 102.11.2026, 10:14 Uhr: Portalanfrage nach Neubauwohnungen im Stadtteil, erfasst als Erstkontakt ohne Objektbezug.
2. 202.11.2026, 16:40 Uhr: Telefonat mit Vorkenntnisfrage. Angabe: kennt das Bauschild des Projekts, keine Einheiten.
3. 303.11.2026: Maklervertrag in Textform per E-Mail, Widerrufsbelehrung beigefügt, ausdrückliches Verlangen auf vorzeitigen Leistungsbeginn mit Zeitstempel gespeichert.
4. 403.11.2026, 11:02 Uhr: Exposé Version 3 mit Einheit 2.04, Grundriss und Adresse versendet, erfasst als Einheitennachweis.
5. 504.11.2026: Nachweisbestätigung mit Vorkenntnisangabe „Bauschild, keine Einheit bekannt“ versendet, keine Abweichungsmeldung.
6. 615.03.2027: notarieller Kaufvertrag. Am 20.03.2027 erklärt der Käufer, er habe die Wohnung über den Bauträger direkt gekannt.

Wie lange sollte die Nachweisdokumentation aufbewahrt werden?

Mindestens so lange, wie ein Streit über den Provisionsanspruch möglich ist. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis hat. Die Löschregel sollte an diesem Fristende ansetzen.

Im Beispiel entsteht der Anspruch mit dem Kaufvertrag am 15.03.2027. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2027 und endet mit Ablauf des 31.12.2030. Annahme: Der Vertrieb plant einen Puffer von drei Monaten ein; dann ergibt sich ein Prüftermin für die Löschung am 31.03.2031. Hemmungstatbestände, etwa schwebende Verhandlungen nach § 203 BGB, können das Fristende verschieben. Prüfen Sie deshalb vor der Löschung, ob der Vorgang tatsächlich abgeschlossen ist.

Datenschutzrechtlich gilt die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den Zweck erforderlich ist. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO schränkt das Recht auf Löschung ein, soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Bei Interessenten ohne Abschluss ist gesondert zu prüfen, welcher Zweck eine weitere Speicherung trägt.

Typische Lücken in der Nachweisdokumentation

Die meisten Lücken entstehen nicht durch fehlende Software, sondern durch Kanäle, die am System vorbeilaufen. Ein Exposé, das vom Mobiltelefon über einen Messenger verschickt wurde, existiert im CRM nicht. Ein Gespräch auf der Baustelle, bei dem die Einheit gezeigt wurde, ist ohne Notiz nicht belegbar. Folgende Muster sollten Sie gezielt prüfen:

Besonders heikel sind Sammelversände. Gehen bei einem Vertriebsstart dieselben Unterlagen an viele Adressen, sollte für jeden Empfänger ein eigenes Nachweisereignis entstehen, das auf die versendete Version verweist. Ein einzelner Eintrag „Newsletter Projektstart“ beantwortet die Frage nach dem individuellen Nachweis nicht.

Die Aufgabe „Nachweistätigkeit Makler dokumentieren“ gehört deshalb als fester Schritt in jeden Prozess, der eine Einheit an einen Kontakt heranträgt, mit Pflichtfeldern, ohne die der Schritt nicht abgeschlossen werden kann. Wo Kanäle außerhalb des Systems zugelassen sind, braucht es eine Regel, bis wann der Nachtrag erfolgt und wie er gekennzeichnet wird.

• Exposéversand aus privaten Postfächern oder Messengern ohne Ablage im Objektdatensatz
• Sammel-E-Mails ohne Nachweis, wer welche Version erhalten hat
• Vorkenntnis nur als Freitext wie „kennt Projekt“ ohne Datum, Quelle und Umfang
• Überschriebene Aktivitäten, wenn ein Interessent die Einheit wechselt
• Fehlende Verknüpfung zwischen Ansprechpartner und späterem Käufer
• Maklervertrag und Nachweis in getrennten Ablagen ohne gemeinsamen Vorgangsbezug

Nachweisdokumentation im CRM umsetzen

Ein CRM ersetzt keine rechtliche Bewertung, kann die Erfassung aber so strukturieren, dass Lücken seltener entstehen. Entscheidend sind vier Eigenschaften: Nachweisereignisse verknüpfen Kontakt und Einheit, versendete Dokumente werden mit Version abgelegt, Vorkenntnis ist ein Pflichtfeld mit Datum und Quelle, und Änderungen bleiben in einer Historie sichtbar.

Bei der Auswahl oder Prüfung einer Software empfiehlt sich ein konkreter Testfall statt einer Funktionsliste. Legen Sie in der Demo einen Interessenten an, weisen Sie ihm zwei Einheiten nach, ändern Sie danach die Reservierung und lassen Sie sich für eine Einheit alle Nachweise mit Zeitpunkt und Dokumentversion anzeigen. Gelingt das nur über Freitextsuche oder Export, fehlt die objektbezogene Sicht.

In MyInvest Pro stehen Kontakte, Einheiten, Reservierungen und Dokumente in einem gemeinsamen Datenmodell, sodass Nachweis, Maklervertrag und spätere Reservierung demselben Vorgang zugeordnet werden können. Welche Felder Pflicht sind und wer Einträge ändern darf, legen Sie über Rollen und Prozesse fest. Die Software belegt nur, was erfasst wurde; die Disziplin bei Telefonaten und Vor-Ort-Terminen bleibt Aufgabe des Teams.