Weiterbildungspflicht Immobilienmakler: Nachweise im Betrieb ordnen

Weiterbildungspflicht Immobilienmakler: Was regeln § 34c GewO und § 15b MaBV?

§ 34c Abs. 2a GewO verpflichtet Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter, sich innerhalb von drei Kalenderjahren im Umfang von 20 Stunden weiterzubilden. Dasselbe gilt für Beschäftigte, die unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirken. Form, Inhalt und Nachweis der Weiterbildung regelt § 15b MaBV gemeinsam mit den Anlagen 1 und 2 der Verordnung.

Die Pflicht knüpft an die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GewO für Makler und Nr. 4 für Wohnimmobilienverwalter an. Unternehmen, die zusätzlich oder ausschließlich eine Erlaubnis als Bauträger nach Nr. 3 halten, sollten anhand ihres Erlaubnisbescheids und der tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten prüfen, für welche Bereiche die Weiterbildungspflicht greift. Gerade gemischte Strukturen aus Eigenvertrieb und Vermittlung für Dritte verlangen hier eine bewusste Zuordnung.

Organisatorisch entscheidend ist, dass die Norm den Gewerbetreibenden adressiert. Das Unternehmen muss nach § 15b Abs. 2 MaBV die Nachweise für sich und die mitwirkenden Beschäftigten sammeln und aufbewahren. Damit wird die Weiterbildung vom privaten Thema einzelner Personen zur dokumentationspflichtigen Aufgabe der Geschäftsführung, die eine verantwortliche Stelle und einen festen Ablauf benötigt.

Welche Mitarbeiter fallen unter die Weiterbildungspflicht?

Pflichtig sind neben dem Gewerbetreibenden alle Beschäftigten, die unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirken, so § 34c Abs. 2a GewO. Maßgeblich ist also die tatsächliche Tätigkeit im Vermittlungsgeschäft, nicht die Stellenbezeichnung. Wer Kunden zu Objekten berät oder Vermittlungsleistungen erbringt, gehört in der Regel dazu; reine Verwaltungsaufgaben ohne Kundenbezug sprechen eher dagegen.

Für die Frage der Weiterbildungspflicht Makler Mitarbeiter betreffend hilft eine einfache Prüffrage: Wirkt die Person an der Vermittlung selbst mit, also an Beratung, Objektnachweis oder Vertragsanbahnung? Ist das der Fall, empfiehlt es sich, die Person als pflichtig zu führen. Bei Grenzfällen wie Teamassistenzen, die Besichtigungen koordinieren und Rückfragen beantworten, sollte die Entscheidung schriftlich begründet werden.

Bei juristischen Personen stellt sich zusätzlich die Frage, welche Organmitglieder einbezogen werden. Prüfen Sie den Wortlaut des § 34c Abs. 2a GewO und klären Sie Zweifelsfälle mit der zuständigen Behörde. Die Antwort sollte Sie anschließend in Ihre Rollenmatrix übernehmen, damit dieselbe Frage nicht bei jeder Neueinstellung erneut diskutiert wird.

• Geschäftsführung oder Inhaber mit eigener Vermittlungstätigkeit
• Angestellte Maklerinnen und Makler mit Kundenberatung
• Projektvertrieb im Angestelltenverhältnis mit Beratungs- und Verkaufsgesprächen
• Grenzfälle wie Assistenz, Innendienst oder Besichtigungsbegleitung mit dokumentierter Einzelbegründung
• Nicht pflichtig im Sinne der Mitwirkung: Buchhaltung, IT, Marketing ohne Kundenberatung, sofern keine Vermittlungsaufgaben anfallen

In der Software

Die Vertriebsstruktur als Baum

Wer hängt an wem, wer hat vermittelt, welche Ebene sieht welche Zahlen — die Struktur ist im Produkt sichtbar, nicht im Organigramm.

Struktur

Personenkreis festlegen: Rollen statt Einzelfallentscheidungen

In der Praxis ändert sich der Personenkreis laufend: Neueinstellungen, Rollenwechsel, Elternzeit, Austritte. Wer bei jeder Veränderung neu überlegt, ob eine Person pflichtig ist, erzeugt uneinheitliche Ergebnisse. Sinnvoller ist eine Rollenmatrix, die jeder Funktion im Unternehmen einmalig einen Status zuweist und diese Zuordnung begründet. Neue Mitarbeiter übernehmen dann automatisch den Status ihrer Rolle.

Die Matrix sollte mindestens drei Statuswerte kennen: pflichtig, nicht pflichtig und Prüffall. Prüffälle erhalten eine Einzelbegründung mit Datum und Namen der entscheidenden Person. Ändert sich das Aufgabenprofil einer Rolle, etwa weil die Assistenz künftig eigenständig Erstberatungen übernimmt, wird die Matrix angepasst und die betroffenen Personen werden ab diesem Datum als pflichtig geführt.

Wichtig ist das Eintritts- und Austrittsdatum je Person. Es bestimmt, ab wann Stunden im Unternehmen erfasst werden und ab wann keine Nachweise mehr hinzukommen. Die bereits gesammelten Belege ausgeschiedener Personen bleiben nach § 15b Abs. 2 MaBV aufbewahrungspflichtig. Eine Rollenmatrix lässt sich im CRM über Benutzerrollen abbilden, sofern diese die tatsächliche Tätigkeit widerspiegeln.

Wie gehen Sie mit selbständigen Vertriebspartnern um?

Selbständige Vertriebspartner mit eigener Erlaubnis nach § 34c GewO sind selbst Gewerbetreibende und damit eigenständig zur Weiterbildung verpflichtet. Sie sind keine Beschäftigten Ihres Unternehmens. Die Nachweispflicht liegt daher beim Partner, nicht bei Ihnen. Ob Sie Nachweise trotzdem anfordern, ist eine Frage Ihrer vertraglichen Gestaltung und Qualitätssicherung.

Viele Unternehmen prüfen bei Vertragsbeginn die Erlaubnis und die Vermögensschadenhaftpflicht ihrer Partner, verfolgen danach aber nicht weiter, ob der Partner seine Weiterbildung erfüllt. Wenn Sie hier eine laufende Kontrolle wünschen, empfiehlt sich eine vertragliche Regelung, die den Partner verpflichtet, einmal jährlich eine Erklärung oder Kopien der Nachweise vorzulegen. Speichern Sie dabei nur, was Sie für diesen Zweck tatsächlich benötigen.

Trennen Sie in Ihrer Dokumentation strikt zwischen eigenen Beschäftigten und externen Partnern. Für Beschäftigte führen Sie ein vollständiges Stundenkonto, weil Sie die gesetzliche Sammelpflicht trifft. Für Partner genügt in der Regel ein Prüfvermerk mit Datum, Ergebnis und Wiedervorlage. Diese Trennung vermeidet, dass Sie personenbezogene Daten Dritter ohne erkennbaren Zweck sammeln.

Welche Weiterbildungen sind anrechenbar?

Anrechenbar sind Maßnahmen, deren Inhalt den Sachgebieten der Anlage 1 MaBV zugeordnet werden kann. § 15b Abs. 1 MaBV lässt dafür verschiedene Formen zu, darunter Präsenzveranstaltungen, selbstgesteuertes Lernen und betriebsinterne Maßnahmen. Entscheidend ist nicht das Format, sondern der fachliche Bezug zur Tätigkeit und die Nachweisbarkeit.

Für die Organisation bedeutet das: Jede gemeldete Maßnahme braucht eine inhaltliche Zuordnung. Sinnvoll ist ein Pflichtfeld, in dem die erfassende Person das betroffene Sachgebiet der Anlage 1 auswählt. Kann eine Maßnahme keinem Sachgebiet zugeordnet werden, wird sie im Stundenkonto als nicht angerechnet geführt. So bleibt sichtbar, dass die Maßnahme stattgefunden hat, ohne den Pflichtumfang zu verfälschen.

Bei selbstgesteuertem Lernen wie Webinaraufzeichnungen oder E-Learning-Modulen empfiehlt es sich, auf eine dokumentierte Lernerfolgskontrolle zu achten und die Anforderungen im Wortlaut des § 15b MaBV zu prüfen. Bei betriebsinternen Maßnahmen sollten Sie Agenda, Referent, Dauer und Teilnehmerliste so festhalten, als würden Sie einen externen Anbieter dokumentieren.

• Externe Seminare und Präsenzveranstaltungen mit fachlichem Bezug zur Anlage 1 MaBV
• Webinare und E-Learning mit dokumentierter Teilnahme und Lernerfolgskontrolle
• Betriebsinterne Schulungen mit Agenda, Dauer und Teilnehmerliste
• Nicht anrechenbar ohne inhaltliche Zuordnung: reine Produktpräsentationen, Verkaufstrainings ohne Fachbezug, Softwareeinweisungen

Projektschulung, Onboarding und Pflichtweiterbildung trennen

Im Neubau- und Kapitalanlagevertrieb finden laufend Schulungen statt: Bauträger stellen neue Projekte vor, erläutern Ausstattung, Grundrisse und Zahlungspläne. Neue Partner durchlaufen ein Onboarding mit Prozessen, Vorlagen und Softwarezugängen. Beides ist für den Vertrieb unverzichtbar, deckt aber den Verwaltungsbedarf der Weiterbildungspflicht nicht automatisch ab, weil Inhalt und Zweck verschieden sind.

Eine Projektschulung vermittelt Wissen über ein konkretes Objekt. Ob sie anrechenbar ist, hängt davon ab, ob Teile davon einem Sachgebiet der Anlage 1 MaBV entsprechen, etwa wenn rechtliche Grundlagen des Bauträgervertrags erläutert werden. Sinnvoll ist, solche Schulungen in Blöcke zu gliedern und nur die fachlich zuordenbaren Blöcke mit ihrer tatsächlichen Dauer anzurechnen.

Das Onboarding ist ein einmaliger Vorgang mit Checklisten zu Erlaubnis, Verträgen und Zugängen. Die Weiterbildung ist dagegen eine wiederkehrende Pflicht über Jahre. Führen Sie beides deshalb in getrennten Strukturen: Das Onboarding endet mit einem Abschlussvermerk, das Weiterbildungskonto läuft dauerhaft weiter und wird erst mit dem Austritt geschlossen.

Was gehört in einen vollständigen Weiterbildungsnachweis?

Ein vollständiger Nachweis enthält mindestens Name der Person, Datum, Umfang in Stunden, Bezeichnung und Inhalt der Maßnahme sowie Name und Anschrift des Anbieters. Diese Angaben orientieren sich am Muster der Anlage 2 MaBV und ermöglichen es, jede Maßnahme eindeutig einer Person und einem Sachgebiet zuzuordnen.

Für Weiterbildungsnachweise Immobilienmakler gilt deshalb: Eine Teilnahmebestätigung ohne Stundenangabe oder ohne Inhaltsbeschreibung ist im Prüffall schwer verwertbar. Prüfen Sie Belege beim Eingang auf diese Pflichtangaben und fordern Sie fehlende Angaben sofort beim Anbieter nach. Monate später ist eine Ergänzung oft nur noch mit erheblichem Aufwand möglich.

Nach § 15b MaBV kann die zuständige Behörde eine Erklärung nach dem Muster der Anlage 2 über die Erfüllung der Weiterbildungspflicht anfordern. Wer die Nachweise strukturiert erfasst hat, kann diese Erklärung aus dem Datenbestand ableiten, statt Belege aus Postfächern und Ordnern zusammenzusuchen.

1. 1Beleg entgegennehmen und der Person im System zuordnen
2. 2Pflichtangaben prüfen: Name, Datum, Stunden, Bezeichnung, Inhalt, Anbieter mit Anschrift
3. 3Sachgebiet der Anlage 1 MaBV zuordnen oder als nicht angerechnet markieren
4. 4Beleg auf einem dauerhaften Datenträger ablegen und mit dem Datensatz verknüpfen
5. 5Stundenkonto aktualisieren und das Ende der Aufbewahrungsfrist berechnen

Praxisbeispiel: Stundenkonto für ein Team mit fünf Pflichtigen

Annahme: Ein Maklerunternehmen beschäftigt laut Rollenmatrix fünf pflichtige Personen, A bis E. Bis zum Stichtag des Zwischenabgleichs im laufenden Bezugszeitraum sind folgende anerkannte Stunden erfasst: A 12, B 20, C 6, D 0 und E 15. Person C hat zusätzlich an einer dreistündigen Projektschulung teilgenommen, die keinem Sachgebiet der Anlage 1 MaBV zugeordnet werden konnte.

Der Gesamtbedarf beträgt fünf Personen mal 20 Stunden, also 100 Stunden. Erfasst sind 12 plus 20 plus 6 plus 0 plus 15, also 53 Stunden. Die Lücke beträgt 47 Stunden. Je Person ergibt sich: A fehlen 8, B fehlen 0, C fehlen 14, D fehlen 20 und E fehlen 5 Stunden. Die drei Stunden Projektschulung bei C bleiben außer Ansatz.

Nehmen wir an, bis zum Ende des Bezugszeitraums verbleiben zwölf Monate. Dann ergibt sich für D ein Planwert von 20 geteilt durch 12, also rund 1,7 Stunden pro Monat. Praktischer ist eine Planung in Blöcken: Für D und C empfiehlt sich je eine konkrete Maßnahme im nächsten Quartal, damit die Lücke nicht im letzten Monat geschlossen werden muss.

1. 1Bedarf berechnen: 5 Personen × 20 Stunden = 100 Stunden
2. 2Ist erfassen: 12 + 20 + 6 + 0 + 15 = 53 Stunden
3. 3Lücke ermitteln: 100 − 53 = 47 Stunden
4. 4Lücke je Person ausweisen: A 8, B 0, C 14, D 20, E 5
5. 5Maßnahmen terminieren, beginnend mit den größten Lücken bei D und C

Aufbewahrung und Datenschutz: fünf Jahre, aber nicht beliebig

§ 15b Abs. 2 MaBV verlangt, Nachweise fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Maßnahme stattgefunden hat. Eine Schulung im März 2026 löst damit eine Aufbewahrung bis Ende 2031 aus. Diese Fristberechnung sollte je Beleg automatisch erfolgen, nicht je Person.

Weiterbildungsnachweise sind personenbezogene Daten. Als Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung kommt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Betracht, soweit die Aufbewahrung der Erfüllung der Pflicht aus § 15b MaBV dient. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO sollten Sie nur erheben, was für diesen Zweck erforderlich ist; Prüfungsnoten oder Bewertungen gehören in der Regel nicht dazu.

Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen Daten nicht länger gespeichert werden als erforderlich. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, sollte der Beleg gelöscht werden. Den Zugriff begrenzen Sie im Sinne des Art. 32 DSGVO auf die verantwortliche Stelle und die betroffene Person selbst. Wie Sie solche Fristen in ein unternehmensweites Raster einordnen, behandelt unser Artikel zu Löschfristen.

• Frist je Beleg: Ende des Kalenderjahres der Maßnahme plus fünf Jahre
• Ablage auf einem dauerhaften Datenträger, nicht nur im E-Mail-Postfach
• Nur erforderliche Angaben erfassen, keine Bewertungen ohne Zweck
• Lesezugriff auf verantwortliche Stelle und betroffene Person beschränken
• Löschung nach Fristablauf mit Löschvermerk dokumentieren

Jahresrhythmus: So bleibt die Übersicht im laufenden Betrieb aktuell

Weiterbildungsstunden Makler dokumentieren ist keine Aufgabe für den Jahresabschluss, sondern für den laufenden Betrieb. Empfehlenswert ist ein fester Rhythmus: Belege werden innerhalb einer Woche nach der Maßnahme erfasst, einmal pro Quartal wird das Stundenkonto aller Pflichtigen abgeglichen, und einmal jährlich prüft die Geschäftsführung den Gesamtstand gegen die Rollenmatrix.

Bei Neueinstellungen gehört die Frage nach bisherigen Weiterbildungen in den Einstellungsprozess. Ob Stunden aus einem früheren Arbeitsverhältnis berücksichtigt werden können, sollten Sie anhand der Belege und mit Blick auf den Wortlaut des § 34c Abs. 2a GewO prüfen und die Entscheidung dokumentieren. Bei Austritten wird das Konto geschlossen, die Belege bleiben bis zum Fristende erhalten.

Technisch lässt sich dieser Ablauf in einer Tabelle abbilden, solange das Team klein ist. Mit wachsender Zahl von Personen, Belegen und Fristen steigt jedoch der Abgleichsaufwand. Dann empfiehlt sich eine Lösung, in der Personen, Rollen, Dokumente und Wiedervorlagen verknüpft sind und Zugriffsrechte rollenbasiert gesteuert werden.